Инструкция: как вести книгу учета электронных трудовых книжек

Размер шрифта:

Уже не первый год идет процесс постепенного перехода с бумажных трудовых на электронные, но вопросов у кадровиков меньше не становится. Разберемся, требуется ли работодателю вести книгу учета электронных трудовых книжек (КУ ЭТК).

Коротко о главном: 5 пунктов

Работодатель не обязан вести книгу учета электронных трудовых книжек.
Информацию о трудовой деятельности работников хранит Социальный фонд.
Если работодатель хочет, он может самостоятельно организовать учет трудкнижек.
В книгу учета можно вносить данные о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнении.
Такой журнал можно вести как в бумажной форме, так и в электронной.

Обязательно ли вести книгу учета ЭТК

Действующее законодательство не содержит требований, которые бы возлагали на работодателя обязанность вести журнал учета электронных трудовых. Подобных требований не найти ни в ст. 66.1 ТК РФ, ни в ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996.

Фактически весь объем информации о трудовой деятельности работников, выбравших форму ЭТК, собирает и хранит Социальный фонд. Он же занимается и учетом электронных книжек.

Для сведения: как правильно хранить трудовые книжки

Таким образом, вести самостоятельную учетную книгу по ЭТК работодатель не обязан. Но он может принять решение о заведении такого журнала, если посчитает, что вносимая в него информация потребуется в процессе кадровой деятельности организации.

Обязанность ведения книги учета бумажных книжек остается до тех пор, пока таковая имеется хотя бы у одного сотрудника.

Форма документа

Учитывая, что обязательное ведение книги учета ЭТК законом на работодателя не возлагается, унифицированная форма документа нормативно не закреплена. При принятии решения вести журнал, организация самостоятельно разрабатывает бланк документа, включая в него необходимые работодателю сведения. Оформление КУ возможно на бумажном носителе или в электронной форме. Ее ведение осуществляется кадровым работником или иным сотрудником, на которого возложена обязанность ведения кадрового делопроизводства.

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

№ п/п

Дата заполнения ЭТК

Фамилия, имя и отчество работника

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), должность, профессия, специальность принятого работника

Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Кадровые перемещения

Дата заявления о переходе на ЭТК

Дата выдачи трудовой книжки на бумажном носителе

Дата выдачи формы СТД-Р при увольнении

Расписка работника в получении формы СТД-Р

Подпись сотрудника, ответственного за ведение книги учета

число

месяц

год

Надо знать: как перейти на электронные трудовые книжки

Правила заполнения

Правила заполнения КУ ЭТК работодатель разрабатывает самостоятельно. Удобно создать таблицу при ведении в электронном виде или разлиновать журнал на графы в бумажном формате. При ведении журнала в электронном виде таблица создается в Excel, Word и другом удобном формате.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие у работодателя есть обязанности в области ведения ЭТК. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс

Предлагаем включить в книгу учета разделы следующего содержания:

Номер записи по порядку.
Сведения о работнике - ФИО, структурное подразделение, занимаемая должность, табельный номер.
Дата и номер приказа (распоряжения) о принятии на работу.
Дата, когда от сотрудника поступило заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Дата, когда бумажная трудовая выдана сотруднику.
Отражение кадровых перестановок, если таковые произойдут (например, перевод в другое структурное подразделение, на иную должность).
Раздел для записи о прекращении трудовых отношений с сотрудником (дата, основание).
Дата выдачи уволенному работнику сведений о его трудовой деятельности (по форме СТД-Р). Подпись сотрудника в получении документа (при ведении на бумажном носителе).
Сведения о работнике, ведущем КУ ЭТК (должность, ФИО), подпись (при ведении на бумажном носителе).

Работодатель по своему усмотрению может исключить какие-либо из перечисленных разделов или добавить другие.

При ведении книги учета в бумажном формате рекомендуем:

На обложке указать наименование работодателя (полностью и сокращенное), название документа «Книга учета электронных трудовых книжек», когда начато и окончено его ведение.
КУ требуется прошнуровать, пронумеровать каждую страницу. На обороте проставить надпись: «Прошнуровано и пронумеровано», указать количество страниц.
Заверить КУ подписью руководителя и печатью, если она используется в деятельности организации.

При ведении бумажного журнала учета электронных трудовых книжек не допускается производить в нем зачеркивания, исправления, замазывание корректором, другие помарки.