Инструкция: как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С

Коротко о главном: 5 пунктов

1. При увольнении нужно выдать работнику форму СТД-Р и выписку из персонифицированных сведений.
2. Эти документы надо сформировать в последний рабочий день с помощью 1С: ЗУП.
3. Персонифицированные сведения ежемесячно отправляют в налоговую инспекцию.
4. В 1С: ЗУП можно легко сформировать нужный отчет, указав данные о сотрудниках и компании.
5. Заполненный отчет распечатывают, заверяют подписью и передают бывшему сотруднику.

Недавно у нас уволился работник. Помимо расчета, мы выдали ему форму СТД-Р и выписку из персонифицированных сведений о физлицах в 1С: ЗУП: при увольнении в 2024 году это надо делать в последний рабочий день. Поскольку мы работаем в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), все документы сформировали автоматически. Работать в 1С:ЗУП очень просто — достаточно провести увольнение, и вы сможете распечатать любой необходимый документ: от приказа до справок о доходах и выписок персучета.

Где в 1С сформировать персонифицированные сведения по сотрудникам

Работодатели ежемесячно сдают персонифицированные сведения о физических лицах в налоговую инспекцию. Форма отчета утверждена в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Компании подают сведения по месту нахождения головной организации или обособленных подразделений, а предприниматели — по месту жительства.

Подробнее: как заполнить и подать персонифицированные сведения о физлицах

При увольнении работником отдела по работе с персоналом или кадровиком формируется выписка из отчета по форме персонифицированных сведений в 1С, заверяется подписью руководителя или иного ответственного лица и передается бывшему сотруднику (Письмо СФР № 19-20/33754 от 06.03.2023).

Может пригодиться: как отразить персонифицированные сведения о застрахованных лицах при увольнении

Какие документы обязаны выдать работнику при увольнении:

• трудовую книжку, если она ведется на бумаге, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• данные о страховом стаже (например, раздел 3 расчета по страховым взносам);
• справку о доходах и т. д.

Распечатайте сведения о застрахованных лицах 1С: 5 кадры из документа увольнения. По кнопке «Печать» сформируется комплект документов для оформления. Не забудьте вывести на печать и персданные из отчетности — раздел 3 РСВ в разрезе уволенного, выписку из отчета по форме КНД 1151162.

Разберемся, как сделать выписку по сотруднику из персонифицированного учета в 1С: ЗУП в 2024 году и как заполнить бланк.

Как сформировать выписку из персонифицированных сведений в 1С

Чтобы заполнить форму КНД 1151162 в 1С:ЗУП, зайдите во вкладку «Отчетность» → «1С-Отчетность». Нажмите на кнопку «Создать». Откроется окно с видами отчетов. В строке поиска впишите нужный. Двойным нажатием мышки откройте бланк.

Разберемся, как заполнить форму 1151162 в 1С:Бух, — принцип заполнения соответствует 1С:ЗУП. Форма находится в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать». В поиске впишите интересующий.

Бланк состоит из титульного листа и персданных по каждому физическому лицу, которому начислен доход в отчетном месяце.

Титульный лист отражает общую информацию о компании или учреждении:

• вверху указываем ИНН, КПП и номер страницы;
• поле «Номер корректировки» остается пустым при подаче первичных данных. Если необходимо подать корректировку, то проставьте 1--, 2--, 3-- и т. д. в зависимости от того, сколько раз уточняли сведения;
• коды периодов, за которые отчитывается компания, указаны в приложении № 3 к приказу. К примеру, значение «02» соответствует февралю, а «03» — марту и т. д.;
• календарный год — текущий;
• в поле «Предоставляется в налоговый орган» впишите четыре цифры номера инспекции, а в строке «По месту нахождения учета» — показатель из приложения № 4 к приказу. «214» означает: по месту нахождения российской организации, «120» — по месту жительства индивидуального предпринимателя и т. д.;
• укажите полное наименование компании или учреждения, пустые поля заполните прочерками;
• номер контактного телефона указывается через пробел в формате: 8 пробел «код города» пробел «телефон». Например, 8 800 888888;
• укажите данные подписанта, дату формирования отчета и подпишите его.

Вот как выглядит выписка из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц в 1С при распечатке.

В учетных программах форма заполнится корректно, если данные в течение периода заносятся своевременно и без ошибок. Организуйте систематическую проверку персонифицированных сведений в 1С:ЗУП, чтобы избежать корректировок в ИФНС.

В основном разделе заполняются персданные по каждому физическому лицу организации или учреждения:

• в поле 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» ставим прочерк, заполняем при необходимости уточнить данные;
• ИНН (020), СНИЛС (030), ФИО (040–060), сумма начисленного дохода (070).

Чтобы распечатать выписку персонифицированных сведений о застрахованных лицах в ЗУП за январь 2024 г. (или другой месяц), зайдите в сданный отчет, в раздел «Сведения», найдите нужное физическое лицо и нажмите на кнопку «Печать». Перед выдачей физлицу заверьте подписью и печатью ответственного.

Как в 1С сделать выписку из персонифицированных сведений по работнику

Иногда перед бухгалтером или кадровиком встает такая нетривиальная задача, как распечатать сведения о работниках из 1С при увольнении. Чтобы на него ответить, отделу персонала или бухгалтеру необходимо определиться с перечнем выдаваемых справок и отчетов.

Стандартный пакет документов печатается из документа увольнения. В него, например, входит:

• справка о доходах сотрудника (бывшая 2-НДФЛ);
• СТД-Р;
• раздел 3 РСВ и т. д.

Здесь отсутствует выписка из персонифицированных сведений по форме КНД 1151162. Выведите данные на печать напрямую из отчета по отдельному сотруднику.

Проблемы у кадровиков возникают с тем, откуда распечатать РСВ. Вот как выглядит и где взять выписку из РСВ в 1С: 1.3 в пошаговых действиях:

Шаг 1. Откройте сданную отчетность РСВ за последний квартал: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Расчет по страховым взносам».

Шаг 2. Зайдите в раздел 3 отчета, найдите нужного работника и выведите на печать сведения только о его выплатах, начислениях и суммах страховых взносов.

Вот как выглядит раздел:

Теперь разберем сложный момент, как сделать карточку персучета по сотруднику-инвалиду в 1С:ЗУП: занесите информацию в «Сведения об инвалидности физических лиц» (период, ФИО, группу инвалидности, срок действия справки, ее номер и серию). Посмотрите информацию об инвалидности в карточке сотрудника, раздел «Страхование».

Может быть полезно: как заполнить и сдать отчет по форме ЕФС-1

Персонифицированные сведения о физлицах: вопросы и ответы