Как правильно отвечать на запрос ФНС о занижении зарплаты

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. ФНС сравнивает вашу среднюю зарплату с МРОТ и со среднеотраслевой по региону.
2. Требование от инспекции — не обвинение, но на него нужно ответить в срок — обычно 5 рабочих дней.
3. Сначала проверьте, правильно ли налоговая посчитала вашу среднюю ЗП, и сверяйте с отчетами 6‑НДФЛ и РСВ.
4. В ответ коротко объясните причину невысоких сумм — сезонность, смена штата или неполные ставки, специфика бизнеса и т.п.
5. К ответу приложите подтверждающие документы — табели, приказы, трудовые договоры и бухгалтерскую расшифровку ФОТ.

Что работодателю нужно знать о среднеотраслевых зарплатах и МРОТе

Когда я только начинала карьеру, мне казалось, что главное — это выплачивать зарплату не ниже МРОТ (федерального или по региону). Но реальность современного налогового контроля сложнее. ФНС смотрит не только на минималку, но и на средний уровень оплаты труда в регионе и отрасли.

Федеральный МРОТ с 2026 г. установлен на уровне 27 093 руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Регионы вправе установить более высокую минималку, если подпишут региональное соглашение. Обязанность работодателя — отслеживать, чтобы зарплата за месяц для сотрудника, отработавшего норму времени и выполнившего свои обязанности, не опускалась ниже этой планки.

Среднеотраслевая заработная плата — это не закон, а индикатор риска. Налоговая регулярно мониторит средний уровень зарплаты по видам экономической деятельности в каждом регионе. Эти данные находятся в открытом доступе.

Читайте: как узнать среднюю зарплату по отрасли в регионе

Например, ООО «PPT.ru» работает в области печати полиграфических изданий. Среднеотраслевая заработная плата в регионе для этого вида деятельности составляет 45 000 рублей. В нее включаются данные мелких и крупных типографий с высококвалифицированными технологами и операторами дорогостоящего оборудования. Небольшое ООО «PPT.ru» специализируется на цифровой печати визиток и листовок, где основные сотрудники — операторы ПК и курьеры. Их рыночный оклад в регионе составляет 30 000–35 000 рублей. Налоговая выявила, что у организации занижена зарплата по сравнению со среднеотраслевой. Следствие — это требование от ФНС, на которое компания обязана сформировать ответ и направить его в инспекцию. Организация должна объяснить, что уровень заработных плат не связан с занижением. Это особенность масштаба бизнеса. К ответу в ФНС приложите подтверждающие документы и цифры.

Мой опыт показывает: многие малые предприятия и ИП, особенно в сфере услуг или розничной торговли, искренне не понимают, почему к ним приходят претензии и требования ФНС. Они платят чуть выше МРОТ, их средняя зарплата в 28 000–30 000 рублей (обычно это в несколько раз уступает среднеотраслевой). Поэтому первое правило — знать не только МРОТ региона, но и среднюю зарплату в отрасли.

Как ФНС отслеживает заниженные зарплаты

Налоговая не следит за каждой компанией персонально. Вся работа построена на массовой аналитике данных.

Вот основные источники данных и методы анализа ФНС:

1. Расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ. Из этих отчетов ФНС видит среднесписочную численность, фонд начисленной оплаты труды, удержанный НДФЛ, базу для начисления страховых взносов и пр. Автоматически система делит фонд оплаты труда на численность и получает среднюю зарплату по вашей компании. Если выявлены несоответствия, то компания получает запрос инспектора, на который требуется последующий ответ.
2. Сопоставление с региональными отраслевыми показателями. Полученную среднюю зарплату система сравнивает с пороговыми значениями для вашего ОКВЭД и региона. Если ваши цифры «выпадают» — формируется сигнал.
3. Внутрифирменный анализ. Система также смотрит на динамику внутри компании: резкое снижение средней зарплаты при сохранении численности штата, наличие сотрудников с зарплатой ровно на уровне МРОТ при высокой прибыли компании и пр.
4. Внешние источники. Иногда источником информации являются жалоба сотрудника в инспекцию труда, объявление о поиске персонала, сведения с сайта и пр.

Пригодится: как заполнить расчет по страховым взносам и форму 6-НДФЛ

В каком случае ФНС присылает требование о пояснениях по низким зарплатам

Требование ФНС — это не акт проверки и не обвинение. Это возможность компании объяснить, что происходит с уровнем оплаты труда. Обычно налоговая ждет ответ на требования в двух основных случаях:

1. Средняя зарплата в организации ниже среднеотраслевого уровня по региону. В требовании ФНС будет примерно такая формулировка: «По данным за 2-й квартал 2026 г. среднемесячная зарплата в вашей организации составила 35 000 рублей, что ниже среднеотраслевого значения для вида деятельности «наименование, код ОКВЭД» — 50 000 руб.».
2. Наличие сотрудников с зарплатой на уровне МРОТ или ниже. Компания получит требование ФНС, чтобы пояснить, почему труд работников оценивается в минимальную сумму, соблюдается ли принцип справедливой оплаты.

Как отвечать на такое требование налоговой

Итак, компания получила требование налоговой о занижении заработных плат. Вот алгоритм в помощь для формирования полноценного ответа:

Шаг 1. Анализ и проверка данных для ответа

Внимательно изучите требование ФНС. Проверьте, правильно ли налоговая посчитала вашу среднюю зарплату. Возможно, они ошиблись в данных или вы отправили уточненку, которую не успели учесть. Сравните цифры из документа налоговой со своими расчетами и среднеотраслевым значением на сайте ФНС.

Шаг 2. Подготовка аргументации для ответа на требование ФНС

Ваша цель — логично и документально объяснить причину низких показателей. Какие аргументы в ответе принимаются:

1. Сезонность или колебания объема работ. Актуально для строительства, сельского хозяйства, туризма. Подкрепите графиками работ, договорами с заказчиками.
2. Изменение штата. Если в периоде уволены высокооплачиваемые специалисты и наняты новые на низкий оклад — это объясняет падение средней зарплаты. Приложите копии приказов.
3. Часть сотрудников работает на неполную ставку. Это законное основание для низкой начисленной зарплаты. Подтвердите приказами о приеме на неполный день, табелями учета рабочего времени.
4. Специфика деятельности и низкая квалификация персонала. Например, клининг, курьерские услуги, вахтеры. Укажите, что труд не требует высокой квалификации, а рынок труда в регионе позволяет нанимать сотрудников на таких условиях.
5. Финансовые трудности компании. Это снижение выручки, убытки. Рискованный аргумент, но он иногда работает. Подкрепите выпиской из бухгалтерского баланса (форма № 1) или отчета о финрезультатах (форма № 2).
6. Низкий МРОТ в регионе. Если зарплата сотрудников соответствует МРОТ, то укажите это. Но помните, что соответствие МРОТ не освобождает от сравнения со среднеотраслевым уровнем.

Шаг 3. Составление официального ответа на требование

Ответ оформляется на фирменном бланке организации за подписью руководителя (или ИП). Ответ содержит:

1. Кому составляется ответ, от кого, ссылку на входящий номер и дату требования ФНС.
2. Констатацию факта получения требования ФНС (например, на ваше требование от _ № _ сообщаем следующее).
3. Изложение причин для ответа. Пишите кратко и четко, с отсылкой к прилагаемым документам.
4. Список подтверждающих документов находится в приложении.
5. Подпись, печать (если используется), дата составления ответа.

Какие документы можно приложить к ответу на требование ФНС:

• копия штатного расписания;
• копия трудового договора;
• табель учета рабочего времени;
• приказ о приеме или увольнении;
• расшифровка ФОТ за запрашиваемый период;
• бухотчетность.

Шаг 4. Направление ответа

Направьте ответ тем же способом, которым получили требование. Обязательно уложитесь в срок для ответа, указанный в требовании ФНС.

Надо знать: в какой срок нужно ответить на требование ФНС

Образец ответа на требование ФНС о занижении зарплат

ООО «PPT.ru» получено требование от налоговой. В нем инспекция просит пояснить, почему в компании часть сотрудников получает заработную плату ниже минимальной. В требовании инспекция ссылается на отчетность РСВ, которую организация направила за полугодие 2026 года. Полученная заработная плата Пэпэтэшина П.П. за 3 месяца отчетного периода ниже МРОТ.

Образец ответа на требование по занижению зарплат