Важно
Самозанятым разрешат получать больничные: закон принят 
В зарплатной ведомости отражается информация о суммах начисленной заработной платы и иных вознаграждений за труд работников организации. Бюджетники обязаны применять унифицированные бланки — их заполняют по особым правилам. Рассказываю, как правильно вести ведомости по зарплате в 2025 году.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Учреждения в бюджетной сфере используют специальные формы для бухгалтерского учета.
- Для расчета зарплаты используют расчетные ведомости, которые содержат все начисления работникам.
- Платежные ведомости отражают фактическую выдачу заработной платы наличными из кассы.
- Расчетно-платежная ведомость объединяет информацию о начислениях и выплатах в одном документе.
- Если зарплата выдается на карту, составлять платежные ведомости не нужно, но расчетные листки выдаются всем.
Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухгалтерский учет по специальным нормам, которые существенно отличаются от общеустановленных требований. Данные бухучета в таких госучреждениях отражают в унифицированных формах первичной и учетной документации, утвержденных Минфином. Использовать другие бланки бюджетникам нельзя. Документы для отражения расчетов по оплате труда — не исключение.
Какие формы зарплатных ведомостей используют бюджетные организации
Для государственных и муниципальных учреждений чиновники предусмотрели специальные формы первичной документации. Бланки и порядок их составления закреплены в Приказе Минфина № 52н от 30.03.2015.
Подробнее: что относится к первичной документации в бухгалтерском учете
Так, для отражения расчетов по оплате труда учреждения бюджетной сферы используют:
- расчетную ведомость (ОКУД 0504402) — в ней отражают начисленные суммы ЗП;
- платежную ведомость (ОКУД 0504403) — в ней регистрируют факт выдачи зарплаты;
- расчетно-платежную ведомость (ОКУД 0504401) — в ней объединяется информация о начислениях и выплатах в пользу работников.
Что такое расчетная ведомость по зарплате
Это документ для начисления заработной платы. Ведомость по ОКУД 0504402 составляется ежемесячно и содержит информацию обо всех начислениях в пользу работников за расчетный месяц. В ней фиксируют не только должностной оклад, но и все доплаты, компенсации и выплаты, положенные в качестве вознаграждений за труд. Например, премиальные, доплаты за ночные, оплата совмещений и прочие виды выплат.
Надо знать: какие доплаты и надбавки выплачиваются к заработной плате
Для начисления заработной платы используют такие документы:
- Приказы руководства — о приеме, увольнении, переводе, отпусках, замещениях и пр.
- Табели учета рабочего времени.
- Штатное расписание — тарифные ставки, должностные оклады, ЕТС.
- Больничные листы, записки-расчеты на предоставление отпусков или при увольнении.
- Иные аналогичные документы.
Бухгалтер отражает суммы, причитающиеся конкретному работнику в расчетном периоде, за фактически отработанное время с учетом должностного оклада или тарифной ставки.
Расчетная ведомость по зарплате в школе
Что такое платежная ведомость по зарплате
Ведомость по ОКУД 0504403 используют для отражения выплат из кассы — авансов и ЗП, отпускных, премий и др. Если в госучреждении зарплату выдают наличными, то при выплатах надо заполнить расчетную ведомость. При получении работник обязан пересчитать деньги и поставить свою подпись в платежке.
Сведения вносят на основании расчетных документов за отчетный месяц. Кроме того, учитывают информацию о выплаченных авансах и задолженности по оплате труда. Итоги платежной и расчетной форм должны совпадать. Исключением станут только суммы депонированной зарплаты, которую работники не смогли получить в день выдачи по уважительным причинам.
Что такое расчетно-платежная ведомость по зарплате
Ведомость по ОКУД 0504401 объединяет сведения о начислениях и выплатах работникам. Заполняют по аналогии с платежной и расчетной ведомостями — и по начисленной ЗП, и по фактическим выплатам. При составлении учитывают данные первичной учетной документации — приказов, табелей, больничных и пр. Кроме того, фиксируют информацию об удержаниях и авансах за первую половину месяца. Сумма к выплате исчисляется как разница между начислениями и произведенными выплатами и удержаниями.
Читайте: какие бывают удержания из заработной платы
При получении денежных средств в кассе работник расписывается возле своей фамилии. Если же ЗП перечисляют на банковские карты, то составлять форму по ОКУД 0504401 не надо.
Какие зарплатные формы используют НКО
Некоммерческие организации из бюджетной сферы не обязаны применять расчетные формы из Приказа Минфина № 52н. Они вправе использовать и другие зарплатные документы: например, унифицированные формы из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 или бланки собственной разработки. Выбранные формы первичных документов необходимо закрепить в учетной политике.
Подробнее: как заполнить ведомость по зарплате для НКО
Зарплатные ведомости в бюджете: вопросы и ответы
-
Какие ведомости по ЗП заполняют бюджетники?
Расчетные, платежные или расчетно-платежные ведомости. Все зависит от того, какую операцию надо провести: если только начислить ЗП — расчетную, если выплатить — платежную. А если хотите упростить работу, то используйте расчетно-платежную ОКУД 0504401: она объединяет начисления и выплаты.
-
В каких случаях их заполняют?
Только при наличных расчетах. Если перечисляете деньги на карты сотрудников, то платежную и расчетно-платежную форму не заполняйте. А вот расчетная ОКУД 0504402 понадобится в любом случае — в ней отражают начисления независимо от формы выплат.
-
Обязательно ли использовать зарплатные ведомости?
Да, обязательно. Бюджетники обязаны использовать только унифицированные формы учетных документов: бумажные из Приказа Минфина № 52н или электронные из Приказа Минфина № 61н. Электронная первичка в приоритете, но зарплатных электронных форм для бюджетников нет — бумажные ведомости из приказа № 52н обязательны к применению.
