Цифровые технологии не только широко применяются в современной жизни, но и становятся в некоторых ее сферах обязательными. Одним из нововведений последних лет является оформление полномочий представителя в электронном виде. Разберемся, как сделать машиночитаемую доверенность и для чего она потребуется.
Что такое машиночитаемая доверенность
Это документ, который создан в виде электронного файла в формате XML, наделяющий указанного в нем человека на совершение указанных полномочий от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Заверение осуществляется квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя юрлица или ИП. Как следует из названия, содержание доверенности считывается информационной системой в автоматическом режиме.
Ранее полномочный представитель ставил КЭП компании или ИП. С 2023 года поверенный обязан скреплять электронную документацию личной КЭП, оформленной на него как физическое лицо. До 1 сентября 2023 года установлен переходный период, в течение которого допускается ставить КЭП как организации (по-старому), так и КЭП физлица (новый порядок).
Подробнее: что такое электронная доверенность
Где используется машиночитаемая доверенность
Первое лицо компании или ИП не всегда лично занимается всеми вопросами деятельности и ставит подписи под документами. В большинстве случаев определенные полномочия передаются сотрудникам организации или привлеченным специалистам. Делегирование полномочий закрепляется доверенностью.
При электронном документообороте (ЭДО) передача полномочий происходит в электронном виде, для чего требуется оформление машиночитаемой доверенности, сфера применения которой постоянно расширяется. Она потребуется при ЭДО с контрагентами, государственными и контролирующими органами. Так, МЧД используется:
- Сдача отчетов в цифровом формате контролирующим органам (налоговая служба, Соцфонд и пр.).
- Заключение сделок (например, подписание машиночитаемого договора в гражданском праве, трудовом и т.д.).
- Участие в торгах.
- Регистрация, реорганизация, ликвидация юрлиц.
- Представление интересов во взаимоотношениях с органами власти, контрагентами по различным вопросам.
- Судебное представительство.
- Направление запросов от имени организации, ИП.
- Получение документов.
- Исполнение иных полномочий, порученных поверенному.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как сделать МЧД
Для оформления МЧД придерживайтесь следующего алгоритма:
- Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель обращается в ФНС за оформлением КЭП (если она отсутствует или истек период ее действия).
- Потенциальный поверенный (сотрудник организации (ИП) или сторонний специалист), перед тем как получить машиночитаемую доверенность и использовать ее в работе, получает КЭП на себя как физическое лицо. Обращаться за оформлением требуется в удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию.
- Выбрать ресурс, на котором планируется создать документ в электронном виде. Например, на сайте ФНС на специальном сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Популярно оформление и на портале Госуслуг: в личном кабинете организации потребуется выбрать вкладку «Доверенности и доступы». Оформить документ можно и в других сервисах ЭДО, поддерживающих данную функцию.
- Заполнить специальную форму, которая отличается в зависимости от ресурса, и подписать созданный документ КЭП. Документ формируется автоматически при введении в форму требуемых данных, поэтому нет необходимости искать образец МЧД в интернете или правовых системах, чтобы заполнить.
На сегодняшний день не введен единый формат документа, поэтому информационные ресурсы используют принятые ими форматы (Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021). В текст вносятся в обязательном порядке сведения:
- Наименование документа, его номер и дата выдачи.
- Данные доверителя.
- Данные поверенного.
- Указание поручаемых полномочий с обозначением их кодами (классификатор полномочий МЧД размещен на портале Госуслуг).
- Срок действия (если он не указан, то документ действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
- Разрешение или запрет передоверия полномочий.
- Информация о ресурсе, через который досрочно прекращается действие доверенности.
- КЭП подписавшего лица.
Для сведения: о сроке действия доверенности
Некоторые сотрудники (особенно старшего возраста), привыкшие иметь дело с бумажной документацией, интересуются, как распечатать машиночитаемую доверенность, чтобы направить контрагенту. Распечатывать ее не нужно: суть нововведений в использовании в цифровом формате, без лишней бумажной волокиты.
Может пригодиться: как составить доверенность для МФЦ
Хранение МЧД
Порядок хранения установлен постановлением Правительства РФ № 223 от 21.02.2022. Хранится МЧД на информационных ресурсах:
- операторов ЭДО;
- органов госвласти и внебюджетных фондов, на которых хранятся МЧД для госпорталов (например, налоговая служба, Социальный фонд т.д.);
- удостоверяющих центров (головной Минцифры, государственные и коммерческие, имеющие аккредитацию);
- инфосистемы, в которой подписан документ;
- доверенной третьей стороны, получившей аккредитацию.
