Рейтинг@Mail.ru

Срок хранения больничных листов на предприятии

Размер шрифта:

Сроки хранения тех или иных документов очень важно соблюдать в связи с тем, что запрос их контролирующими органами возможен в любой момент. В то же время хранить документацию, появляющуюся на протяжении всего периода существования компании, достаточно сложно и затратно: необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов, назначить ответственное лицо. В нашей статье расскажем, как оптимально организовать сохранение больничных листов, чтобы обеспечить отсутствие претензий проверяющих и одновременно не складировать лишние документы.

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Читайте также: сколько хранить документы по охране труда

Вывод

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.

Оставить комментарий Распечатать
Котова Алла Николаевна
Котова Алла Николаевна Главный бухгалтер

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Больничный: ответы по темам
4 вопроса
Оставить комментарий 16 апреля 2024
Как классифицировать период нарушения режима больничного в ЕФС-1?

Возник вопрос о том, как правильно отразить в отчетности ЕФС-1 период, когда сотрудник нарушил режим больничного листа. Существует ли специальный код для таких случаев, и как его использование повлияет на стаж сотрудника?

4 вопроса
6
4 вопроса
Оставить комментарий 5 апреля 2024
Как правильно оформить и оплатить больничный лист внешнего совместителя?

Я столкнулась с ситуацией, когда внешний совместитель, работающий у нас с 2021 года, предоставил больничный лист за 2022 год. Больничный был оплачен, но позже я обнаружила, что возможно были допущены ошибки при его оплате. Как мне теперь поступить: исправлять ошибку самостоятельно или ждать, пока проблема не обнаружится внешними проверяющими? Интересует, какие могут быть последствия и как правильно действовать в такой ситуации.

4 вопроса
36
5 вопросов
Оставить комментарий 17 декабря 2023
Не дают больничный по уходу за онкологическим больным

Жена умирающего от рака мужа столкнулась с отказом в выдаче больничного листа по уходу за онкологическим больным. В других поликлиниках такие больничные выдают, но в их случае запросы и жалобы не помогли. Какие существуют законные основания для получения такого больничного.

5 вопросов
347
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте