Порядок работы с электронным больничным в 1С

Навигация

Как сформировать больничный лист в 1С

Ключевое правило, как работать с электронными больничными листами в программе 1С: сначала надо подключить социальный электронный документооборот (СЭДО) и настроить прямые выплаты. И хотя социальными пособиями с 2023 года занимается СФР, в 1С ЗУП до сих пор все операции проводятся через ФСС. Это не страшно: при информационном обмене Соцфонд все равно получит все ваши сведения, а вы — документы и запросы от СФР. Как только конфигурацию обновят, контрагента по СЭДО поменяют.

Советуем прочитать: как работать с электронным больничным листом

Для подключения СЭДО настраиваем сертификаты Соцфонда. Есть два варианта, как это сделать:

1. Подключить и настроить 1С-Отчетность. В таком случае сертификаты автоматически появятся в базовых настройках СЭДО. Пользователю не придется выполнять дополнительных действий.
2. Вручную настроить обмен с Соцфондом для ЭЛН. Если 1С-Отчетность не подключена, надо самостоятельно загрузить сертификаты. Зайдите в Регламентированные отчеты, затем — в 1С-Отчетность. В Настройках найдите Настройки обмена с контролирующими органами. Там отдельно стоит ФСС — загрузите сертификаты, которые установили на рабочем компьютере ранее.
   Все это пользователь сможет сделать самостоятельно, но рекомендуем обратиться за помощью к специалисту обслуживающей компании, чтобы не нарушить работу 1С и СЭДО.

Следующий шаг — настройка прямых выплат. Зайдите в раздел «Зарплата и кадры», выберите «Настройки». Вам нужна ссылка «Порядок учета зарплаты».

Теперь перейдите в «Настройку прямых выплат ФСС» и посмотрите настройки по сотрудникам.

Если настроили прямые выплаты по электронному больничному, то можете переходить непосредственно к созданию ЭЛН. Снова зайдите в «Зарплату и кадры» — в пункт «Все начисления».

Другой вариант — открыть журнал «Больничные листы». Если такого журнала нет в списке, то добавьте его в настройках навигации:

• нажмите «Добавить»;
• перенесите «Больничные листы» в правое окошко;
• нажмите «ОК» и проверьте журнал в списке.

Электронные больничные (ЭЛН) в журнале отмечены галочками. Там же создайте новый ЭЛН.

Откроется новый документ электронного больничного. Укажите дату ЭЛН, ФИО сотрудника и номер электронного листка. Затем нажмите «Получить из ФСС». Если подключили ФСС (нынешнюю СФР) в 1С-Отчетность или вручную установили сертификат ФСС, о чем мы рассказывали ранее, то все сведения выгрузятся автоматически. Разработчики разъяснили, как провести электронный больничный в ЗУП в 2024 году — проверьте данные ЭЛН и, если все в порядке, нажмите «Провести и закрыть».

Может пригодиться: что делать, если в 1С не приходят входящие запросы от СФР

Нужен ли для выгрузки реестр листков нетрудоспособности

С 2023 года реестры сведений для назначения и выплаты пособий в СФР не отправляют. Теперь, чтобы получить нужные сведения для расчетов, Соцфонд отправляет страхователю запросы — в 1С они до сих пор отражаются как входящие запросы от ФСС. И если выгружаемый ЭЛН не ложится на текущий отпуск в 1С ЗУП, то еще раз сверьте информацию о начислениях и при необходимости скорректируйте поступивший запрос от СФР.

Запрос для назначения и выплаты пособия СФР присылает вместе с информацией о закрытии электронного больничного листа. Отправить сведения надо в течение 3 рабочих дней после их получения. Но учтите: если у Соцфонда есть все нужные сведения для расчета своей части больничного, то запрос он не пришлет (п. 22, 23 Правил из ПП РФ № 2010 от 23.11.2021). И если вы точно знаете, что ваш работник болеет, но не уверены, закрыт его больничный или нет, то рекомендуем периодически проверять ЕИИС «Соцстрах». Так вы будете уверены, что ЭЛН закрыт и сможете вовремя начислить ему пособие за счет работодателя.

А если страхователь — ООО или ИП — применяет автоматизированную упрощенку (АУСН), то для назначения пособия СФР пришлет электронные сведения. Их надо или подтвердить, или уточнить/дополнить. Срок такой же — 3 рабочих дня с даты получения информации (ч. 29 ст. 13 255-ФЗ от 29.12.2006).

Важная информация: в какие сроки должен быть оплачен больничный лист

Как перенести ЭЛН из 1С в ЗУП

Перегонять электронный больничный из программы в программу не требуется. Вы сможете загрузить ЭЛН от Соцфонда сразу в рабочую конфигурацию ЗУП. Действует такой алгоритм:

Когда заболевший работник обращается к врачу, медорганизация формируют ЭЛН. Все движения по электронному больничному бухгалтер сможет проверить в ЕИИС «Соцстрах» или непосредственно в 1С ЗУП — в разделе «Кадры», вкладке «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».

Если статус электронного больничного изменится, то информация сразу же поступит в 1С ЗУП. Но для этого надо загрузить сведения из Соцфонда — в «Сообщениях» нажать «Получить из ФСС».

Вас будет полезно узнать: что означают статусы электронного больничного листа

Все сообщения выгружаются на текущую дату. То есть, если проводите загрузку 20 ноября, выгрузятся сообщения только за 20.11. Чтобы получить данные сразу за несколько дней, нажмите «Еще» и выберите получение сообщений за период.

А если ЭЛН работника еще не закрыт, то сможете создать из загруженной формы сведений документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».

А теперь разберем, как загрузить больничный лист из контура в 1С 8.3 ЗУП в 2024 году, если получили его в этой информационной системе. Общие правила такие:

1. Надо скачать файл электронного больничного листа.
2. Открыть 1С ЗУП.
3. Создать там новый документ «Больничный лист».
4. Загрузить файл, который скачали из Контура.

Но такая схема работает далеко не всегда. Иногда при выгрузке электронного больничного из СБИС или Контур и загрузке ЭЛН в 1С ЗУП возникает ошибка: «Файл не соответствует спецификации: не заполнено поле “LN_HASH”». По правилам загрузки больничного из контура в 1С ЗУП в 2024 году это поле не заполняется. Но оно обязательно, и если не заполнить это поле, то ЭЛН не выгрузится.

И хотя некоторые пользователи дорабатывают программу или пишут в техподдержку 1С, это тоже помогает не всегда. Сами разработчики 1С говорят так: чтобы корректно загрузить ЭЛН, надо выгружать файл из кабинета страхователя или напрямую от СФР (в 1С — «Выгрузка из ФСС»), а не файлы из реестров Контура или СБИС.

Как отправить ответ на запрос по ЭЛН из 1С в СФР

Пошаговый порядок действий в ЗУП по ЭЛН для работодателя:

Шаг 1. Создайте документ «Больничный лист» после поступления информации о закрытии ЭЛН и запроса для начислений от СФР. Запрос появится в разделе «Кадры» — во «Входящие запросы ФСС для расчета пособий».

Шаг 2. Проверьте данные от Соцфонда. Затем сформируйте «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия». Пользователь сможет создать ответ или через входящий запрос, или из созданного «Больничного листа». Ответ заполняется автоматически.

Шаг 3. Отправьте заполненный ответ в Соцфонд.

Шаг 4. Если оплачивать период нетрудоспособности сотруднику не надо, то отметьте в ответе для фонда, что пособие не требуется. Приведите основание для такого решения в поле «Причина отказа».

Шаг 5. Периодически проверяйте статус ответа. Когда фонд примет и подтвердит ответ, возле письма появится статус «Принят ФСС» и/или статус «PROCESSED». Никакие документы отправлять в Соцфонд больше не надо.

Как распечатать больничный из 1С

Электронные листы нетрудоспособности подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью врача и имеют полную юридическую силу. ЭЛН хранятся в ЕИИС «Соцстрах» — их не надо распечатывать или хранить электронную копию (86-ФЗ от 01.05.2017). Но если работодателю требуется печать и подпись в электронном БЛ из 1С Бухгалтерия, к примеру, для проверяющих органов, то он сможет распечатать сведения из больничного листа. А вот подписывать его не требуется, поскольку страхователь не формирует ЭЛН и не ставит на них свою подпись.

Помимо 1С, ЭЛН печатают и из личного кабинета страхователя на сайте СФР. Зайдите в раздел листков нетрудоспособности, найдите нужный ЭЛН. Нажмите кнопку «Действия» и выберите «Печать». ЭЛН скачается на ваш рабочий компьютер — откройте и распечатайте больничный лист.

Также интересно: как работать с входящими запросами в 1С