Настоящий кошмар миграционных специалистов — вписывать буквы в клетки уведомлений хоть от руки, хоть на компьютере. Да так, чтобы было в нужном регистре и без ошибок и помарок. Расскажу, как я облегчила себе эту работу с помощью программы «Лайтик-ФМС».
Навигация
Эта статья — часть цикла материалов о компьютерных программах и сервисах для бизнеса, преимущественно — российских разработках.
Наши авторы — реальные пользователи программ. Они честно делятся опытом, не скрывая ни плюсов, ни минусов.
Мы не получаем от разработчиков никаких материальных или нематериальных выгод. Наша задача — предоставить объективную информацию, чтобы вы могли выбрать подходящее решение.
Любому кадровику или миграционному специалисту при работе с иностранцами приходится заполнять огромное количество различных уведомлений по унифицированным формам. Наиболее часто используются о:
- приеме и увольнении мигрантов;
- прибытии в место пребывания иностранных граждан и убытии из него.
Они представляют собой своего рода таблицы, в которые необходимо вписывать данные от руки или на компьютере с помощью табличного или текстового редактора. Тот факт, что в один столбец формы надо вписать только одну букву, делает практически невозможным автоматическое заполнение с помощью встроенных функций редакторов, таких, как слияние. Во всяком случае, мне не удалось решить эту задачу имеющимися в моем распоряжении стандартными средствами. Пришлось искать и использовать дополнительный софт.
Семейство программ «ФМС» от Корс-софт позволяет:
- автоматизировать создание уведомлений о прибытии и выбытии иностранных граждан;
- вести базу данных прибывших иностранцев.
Оно включает три программы: «Мини-ФМС», «Лайтик-ФМС» и «Оптим-ФМС».
В дальнейшем мы поговорим больше о Лайтик, т.к. остальные версии ей практически идентичны.
Преимущества использования программы «Лайтик-ФМС»
Строго говоря, это не единственный софт для ведения миграционного учета. Есть огромное количество официальных и не очень модулей, доработок и конфигураций для 1С, облачных сервисов. Но они обычно отличаются серьезными системными требованиями, неповоротливостью и необходимостью иметь 1С, которая и «весит» много, и стоит довольно дорого. Кроме того, придется оплатить и доработку базовой версии или покупку дополнительного модуля. Не каждое предприятие, особенно микро, себе это позволит. А выгружать данные об иностранцах, в том числе и персональные, в облачный сервис и вовсе небезопасно, особенно сейчас.
Лайтик лишена этих недостатков. Она «легкая», недорогая и простая в освоении.
Главные преимущества программы Лайтик-ФМС
Автоматизация учетных процессов. Лайтик значительно упрощает и ускоряет процесс миграционного учета путем автоматического формирования документов.
Низкая цена. Стоимость программы доступна всем. Я покупаю ее самостоятельно, т.к. руководитель не считает нужным тратиться на подобный софт.
Возможность практически полноценного использования демоверсии. Ограничения, конечно, есть (на то она и демо), но для нечастого создания единичных уведомлений она вполне подойдет.
Минимальные системные требования. Настолько минимальные, что поставщик даже не заявляет о каких-то специальных требованиях. Вероятно, предполагается, что Лайтик работает на любых машинах.
Отсутствие необходимости иметь какие-то дополнительные базовые программы. Лайтик самодостаточна сама по себе. Единственное исключение: для корректной работы c уведомлениями понадобится текстовый редактор Word с поддержкой OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).
Интуитивно понятный интерфейс. Лайтик-ФМС имеет удобный и простой в использовании интерфейс, который позволяет быстро осваивать программу даже новичкам. Это сокращает время на обучение сотрудников.
Гибкость. Использовать Лайтик-ФМС удобно как на крупных, так и мелких предприятиях. Производитель заявляет, что она подойдет для использования:
- в отелях и гостиницах;
- физлицами, сдающими жилье иностранным гражданам или просто принимающими их у себя в гостях;
- юридическими лицами, принимающими у себя иностранных граждан (как работников, так и клиентов, если они являются для них принимающей стороной).
Высокий уровень безопасности. Лайтик предлагает надежные механизмы защиты данных, включая резервное копирование, что важно для обеспечения безопасности личных данных иностранцев. Выход в интернет ей не нужен;
Техническая поддержка и обновления. Пользователи Лайтик получают доступ к постоянной технической поддержке и обновлениям, что позволяет оставаться в курсе новых функций и адаптироваться к изменениям в законодательстве. Бланки уведомлений обновляются за некоторое время до вступления в силу соответствующих НПА, что позволяет заблаговременно подготовиться к введению новых форм.
Функциональные возможности программы Лайтик-ФМС
Главная возможность Лайтик — автоматическое формирование уведомлений о прибытии и выбытии. Делаются они там просто.
Для начала необходимо внести в программу данные принимающей стороны на вкладке «Место пребывания».
Если она будет только одна (одно помещение), то сведения вносятся один раз. Доступны варианты выбора:
- тип места пребывания:
- жилое помещение;
- иное помещение;
- организация,
- тип принимающей стороны:
- физлицо;
- юрлицо.
Остальная информация вносится в программу с клавиатуры вручную:
Если же их окажется больше одной, то придется каждый раз менять информацию в этом окне, т. к. справочник, позволяющий внести данные нескольких мест в версии Лайтик, не предусмотрен (он есть в Оптим-ФМС). Но это все равно удобнее, чем вписывать буквы в клеточки вручную.
Затем вносят данные мигрантов.
Чтобы их внести, переходим на вкладку «Иностранные граждане» и выбираем опцию «Создать». Открывается окно карточки иностранца, в которое вносятся все необходимые данные. Доступен выбор:
- типа уведомления;
- пола иностранного гражданина;
- документа на пребывание (виза, РВП, ВНЖ);
- цели въезда.
Остальные поля заполняются вручную с учетом регистра. Я обычно выбираю все прописные буквы: так готовое уведомление выглядит аккуратнее
Заполнив карточку, нажимаем клавишу «Ок» для сохранения. Все готовые карточки доступны на вкладке «Иностранные граждане» в виде списка с заданными полями, редактировать которые нельзя. Чтобы изменить или удалить готовую карточку, кликаем на нее и выбираем кнопку «Изменить» или «Удалить»:
Распечатываем готовое уведомление, выделив нужную карточку и нажав кнопку «Печать». По умолчанию документ открывается в Ворде. Там его удобно редактировать при необходимости и потом отправить на печать стандартным способом. Выглядит он так:
Форма соответствует утвержденной приказами МВД на момент выпуска версии программы. Они обновляются, когда меняется нормативка.
Вкладка «Иностранные граждане» содержит и клавишу «Доп»:
Ее функционал такой:
- копирование текущей карточки;
- печать списка уведомлений за заданный интервал времени (задается при нажатии);
- настройка печати. Здесь доступны редактирование печатной формы (не рекомендую это делать без крайней необходимости) и выбор действий при печати. Заявлены 3 варианта:
- открыть документ в Ворд;
- отправить сразу на принтер;
- дуплекс (двухсторонняя печать).
В рабочей среде программы Лайтик-ФМС есть и третья вкладка — «Инфо». Она содержит информацию о программе, лицензиях, порядке обновления, переноса и архивации данных:
Сравнение версий в виде таблицы
В целом версии программы Лайтик-ФМС отличаются друг от друга мало. Новая версия обычно выпускается в связи с изменениями бланков уведомлений или исправлением каких-то технических ошибок и недочетов. Актуальный на сегодня вариант вер. 3.4 выпущен в связи с необходимостью организовать активацию окна приложения Word, как при окончании формирования документа для печати, так и в режиме настройки формы. А вот предыдущее обновление программе понадобилось, т.к. изменился бланк формируемых документов
Однако в семействе ФМС существуют еще две программы. Я наглядно представила их сходства и различия в таблице:
Мини- ФМС | Лайтик- ФМС | Оптим- ФМС | |
---|---|---|---|
Количество уведомлений в день | 1 | Любое | Любое |
Общее количество уведомлений | 20 | Любое | Любое |
Печать уведомлений | |||
Настройка реквизитов принимающей стороны | |||
Печать списка уведомлений |
|||
Копирование уведомлений | |||
Уведомление о выбытии | |||
Настройка печатной формы | |||
Регистрация с разными адресами | |||
Техподдержка |
Чего не хватает в Лайтик-ФМС? Что бы хотелось добавить?
Я думаю, что говорить о недостатках программы стоимостью менее тысячи рублей в год не очень корректно. За такую стоимость аналогов удобнее Лайтик-ФМС не найти. Но некоторые моменты все же отмечу. Мне не нравится:
- надпись «Демо» в полях уведомления и другие ограничения демоверсии. Решается покупкой программы;
- возможность внести только одно место пребывания и ответственное лицо. Если их несколько, то придется покупать несколько лицензий и вести разные базы. В этом случае удобнее купить Оптим-ФМС, в которой подобных ограничений не установлено. Я справляюсь простой ручной заменой данных в главном окне программы, но вести базу так очень неудобно;
- нередактируемый список уведомлений. Хотелось бы иметь возможность по необходимости скрывать часть полей;
- отсутствие выгрузки личных ПД иностранных граждан в Эксель или 1С. Доступна только печать списка уведомлений из главного окна программы;
- невозможность импорта данных из сторонних приложений и экспорта в них;
- малое количество видов уведомлений. Гораздо удобнее иметь всё, что необходимо для работы с мигрантами в одном месте. Радует, что недавно Корс-Софт выпустил программу «Оптим-Мигрант», которая полностью включает функционал Лайтик-ФМС и Лайтик-Гастарбайтер* (это софт для работодателей, принимающих иностранцев, позволяет печатать уведомления о приеме и увольнении) и содержит все необходимые виды бланков. Правда, она несколько дороже. С другой стороны, тем, кто не принимает на работу иностранных граждан, а только предоставляет жилье, такой формат, в котором ЛайтикФМС существует сейчас, удобнее;
- неудобные обновления. Чтобы обновиться, необходимо архивировать данные, затем удалять старую версию Лайтик-ФМС, ставить новую и загружать в нее архив.
Как начать пользоваться программой Лайтик-ФМС
Все предельно просто. Для начала использования программы Лайтик-ФМС ее необходимо просто скачать с официального сайта производителя. В отличие от всяких «сборников софта», файлообменников, трекеров и других сомнительных мест, там точно размещена актуальная и работоспособная версия.
Скачав файл-инсталлятор, его необходимо запустить для установки программы на ваш компьютер. Для новых версий ОС Windows, скорее всего, понадобятся права администратора. Установленная программа запускается, как и любая другая, двойным кликом мышки по ярлыку или из меню «Пуск». При первом запуске необходимо выбрать кнопку «Регистрация позже» для работы в демоверсии.
Для покупки полной версии Лайтик-ФМС необходимо зайти на сайт производителя «Корс-Софт», выбрать нужную программу и количество лицензий и нажать кнопку «Оформить покупку». После ввода данных о покупателе сформируется квитанция об оплате. Оплатив ее, вы получите на указанный e-mail (разумеется, по факту поступления денежных средств поставщику) уникальный код-пароль. Его необходимо ввести в окне запуска программы и нажать кнопку «Регистрация». После чего все ограничения демоверсии Лайтик-ФМС снимаются.
Тарифы и версии Лайтик-ФМС
Стоимость коммерческой версии программ семейства ФМС зависит от количества и длительности лицензий. Есть несколько вариантов:
Версия программы | Продолжительность лицензии | Количество лицензий (рабочих мест) | Стоимость |
---|---|---|---|
Мини-ФМС | Бесплатно | ||
Лайтик-ФМС (демоверсия) | Бесплатно, с ограничениями по функционалу, которые снимаются после покупки полной версии | ||
Лайтик-ФМС | 1 год | 1 | 550 руб. |
2 | 900 руб. | ||
3 | 1200 руб. | ||
5 | 1500 руб. | ||
2 года | 1 | 900 руб. | |
3 года | 1 | 1200 руб. | |
Оптим-ФМС (демоверсия) | Бесплатно, с ограничениями по функционалу, которые снимаются после покупки полной версии | ||
Оптим-ФМС | 1 год | 1 | 900 руб. |
2 |
1400 руб. |
||
3 | 1800 руб. | ||
5 | 2500 руб. | ||
2 года | 1 | 1400 руб. | |
3 года | 1 | 1800 руб. |
Часто задаваемые вопросы о Лайтик-ФМС
-
Для чего нужна программа Лайтик-ФМС?
Для создания и печати уведомлений о прибытии и выбытии иностранных граждан.
-
Сколько стоит программа?
В версии Лайтик — от 500 до 1200 руб. в зависимости от срока и количества лицензий.
-
В чем отличия демоверсии программы?
Главное из них — надпись «Демо» в печатных формах.
-
Есть ли автоматическая отправка уведомлений из Лайтик-ФМС с помощью ЭДО?
Нет, только выгрузка печатных форм.
-
Нужно ли пройти обучение для работы в программе Лайтик-ФМС?
Нет, она имеет простой и интуитивно понятный интерфейс.
-
Есть ли обновления?
Да, в пределах действия лицензии обновление бесплатно.