Позиция Минфина РФ о том, какие документы подтвердят расходы на служебный транспорт для налога на прибыль

Позиция Минфина подробно изложена в письме Минфина РФ от 4 мая 2026 г. № 03-03-06/1/36962:

1. Для целей налога на прибыль расходы признаются, если они экономически обоснованны и документально подтверждены — по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ. При этом учитывается, что есть расходы, которые прямо не принимаются (в частности, по статье 270 НК РФ), а в отдельных случаях учитываются убытки (например, когда это предусмотрено статьей 265 НК РФ).

2. Документально подтвержденные расходы — это затраты, подтвержденные документами, оформленными по законодательству РФ, и/или документами, которые косвенно подтверждают расход (Минфин приводит примеры: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе по договору).

3. Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и т. д.) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

4. НК РФ не устанавливает исчерпывающий перечень документов, которыми подтверждаются расходы. Следовательно, налогоплательщик не ограничен в выборе документов, чтобы обосновать правомерность учета таких затрат.

5. Если по законодательству РФ для конкретной операции предусмотрены документы строго установленной формы/по установленным правилам, именно такие документы и будут признаваться подтверждением расходов по этой операции.

6. Если обязанности оформлять операцию «специальным» документом нет, то подтверждающий первичный документ должен соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Таким образом, расходы на содержание служебного транспорта можно учесть в налоге на прибыль, если они обоснованы и подтверждены документами; при этом жесткого закрытого списка документов в НК РФ нет, но когда форма документа прямо обязательна по закону — нужно оформлять именно ее, а в остальных случаях достаточно корректно оформленной первички по правилам бухучета.

Перейти в полный текст Письма Минфина РФ № 03-03-06/1/36962 от 04.05.2026 в системе Консультант Плюс

Другие позиции Минфина России:

• О госпошлине в суде и вычете по НДФЛ при покупке комнаты у сестры
• О том, можно ли при УСН учесть «ввозной» НДС из обеспечительного платежа по товарам из ЕАЭС
• О страховых взносах с руководителя (ликвидатора) — минимальная база «не ниже МРОТ» до записи в ЕГРЮЛ