Важно
ФНС разъяснила, какие налоговые жалобы можно подать в упрощенном порядке с 2025 года Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при оцифровке и автоматизации в перспективе?
Навигация
Рассказывает Михаил Александров, аналитик компании DIRECTUM.
Для чего нужна трансформация?
Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.
Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.
Взгляд сверху
По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.
Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).
С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.
Оцифровка кадров, с чего начать?
Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:
- Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).
- Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.
Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.
УКЭП — это дорого!
Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.
В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.
Встать, суд идет
Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:
- суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
- допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.
Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.
Знакомство по новой
Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.
Для этого нужно:
- утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
- ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
- закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.
Положение должно включать:
- регламент использования сотрудниками электронной почты;
- сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
- обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
- пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.
Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.
Подпись. Электронная. Своя
Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.
Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.
Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.
В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.
Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:
- зоны ответственности и порядка работы УЦ;
- правила использования ключей;
- условия и средства формирования и проверки;
- порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.
В свою очередь сотрудник должен знать:
- порядок получения ключей ЭП;
- где ее применять;
- какие действия в системе сформируют электронную подпись.
А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.
А проще можно?
Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.
При применении ПЭП предполагается, что:
- это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
- ее задача — однозначное определение подписанта;
- есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
- как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
- организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.
Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.
Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.
