354126
Оставить комментарий Распечатать

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Размер шрифта:

Не всегда достаточно сообщить руководству о какой-то проблеме устно. Более эффективный способ коммуникации — служебная записка, которую в дальнейшем используют в качестве основания для принятия необходимого управленческого решения.

Содержание

Когда и для чего составляют записки

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях такие записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно написать служебную записку руководителю, чтобы донести эту информацию до коллег.

Содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.

Таким образом, существуют различные виды служебных записок, но обычно в них содержится информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Коммерческие компании вправе вводить и использовать у себя самые разные шаблоны письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства, поскольку унифицированная форма служебной записки законом не установлена.

Вместе с тем на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила составления

Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).

Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Рассмотрим, как выглядят служебные записки в различных ситуациях.

Подтверждение командировки

Премирование

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «PPT.ru»

Петрову Петру Петровичу

от начальника отдела продаж

Пэпэтэшина Петра Петровича

Служебная записка

12.07.2022 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2022 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.

Отсутствие на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Списание товарно-материальных ценностей

Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный ниже документ.

О процедуре списания ТМЦ читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей».

Необходимость ремонта оборудования

С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Отзыв из отпуска

Перевод на удаленную работу

Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.

На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

  • 2021-08-09 14:48:37
    Здравствуйте. На меня написали докладную. Знакомить меня с ней должны? Под роспись , выдать копию?
  • 2021-08-10 10:04:44
    Кадровик., добрый день, вообще да, ознакомить обязаны, она же касается персонально вас, кто там что пишет. копию выдадут по запросу, если вот прям заартачатся - напишите заявление, сошлитесь на стать 62 тк рф и ждите три рабочих дня - если не предоставят - пишите в гит или прокуратуру
  • 2022-01-13 03:43:47
    Добрый день, помогите пожалуйста составить служебную записку мы отдел айти и нам должен отдел бизнеса предоставить план задач для нового 2022 года
  • 2022-06-03 09:08:51
    добрый день.подскажите, ка директор должен написать служебку на доплату для своего сотрудника?
  • 2022-07-13 08:03:40
    Если сомневаетесь, как правильно писать служебную записку руководителю, лучше уточнить это у секретаря. А еще лучше попросить образец, если такой шаблон имеется в организации. А вы часто пишете докладные и служебные записки начальству? По каким причинам?
Оставить комментарий Распечатать
Мотрой Алена
Мотрой Алена Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности "Журналистика и наука общения". В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой