Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Что такое объяснительная записка

Если работник совершил дисциплинарный проступок, то причастные лица должны дать пояснения. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать письменное объяснение, на составление которого отводятся два рабочих дня. Законодательство не регулирует содержание таких пояснений, форма объяснительной записки всегда произвольная, поскольку все возникающие ситуации индивидуальны.

Для чего составляют объяснительную

Объяснительную записку составляют по требованию руководителя. Работник, который совершил дисциплинарный проступок, пишет объяснение, чтобы изложить важные аспекты события (ст. 193 ТК РФ). В других случаях составляют докладную или служебную записку: в отличие от объяснительной, работник составляет их по собственной инициативе.

На имя кого писать объяснения

Письмо с объяснениями обычно пишут на имя руководителя. У каждой организации — локальные правила написания объяснительной записки, которые закрепляют во внутренних актах трудового распорядка.

Когда подавать объяснения

Объяснения подают по требованию руководства. На их написание отводят два полных рабочих дня. Но работодатель вправе установить и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Такой срок надо зафиксировать в локальных нормативах или же указать в требовании о представлении объяснений. Но и затягивать с подачей пояснений тоже не стоит, поскольку срок для применения дисциплинарного взыскания — месяц с того дня, когда обнаружили проступок (ст. 193 ТК РФ).

Пишем пояснения по шаблону

Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю в определенных случаях. Его размещают в отделе кадров или снабжают работников памяткой о правилах составления деловых документов.

Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:

• прогул (один или несколько — не имеет значения);
• опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
• нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
• невыполнение работником поставленной задачи;
• нарушение требований законодательства или локальных актов;
• другие должностные нарушения и происшествия.

При составлении шаблона объяснительной записки достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

• краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
• обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлены пояснения (адресата);
• обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
• деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
• достоверность описываемых событий;
• изложение ситуации от первого лица.

Запрос объяснений от начальства

Прежде чем работник напишет пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что в случае судебного разбирательства его не получится привлечь к рассмотрению. По правилам руководитель выдает провинившемуся сотруднику предписание под подпись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Приведем пример такого распоряжения:

Документ вручают работнику лично. Если работник не хочет получать предписание, то зафиксируйте его отказ письменно с подписями двух свидетелей.

Дополнительно:

• как оформить акт об отсутствии работника;
• сколько взысканий достаточно для увольнения;
• как уволить за прогул.

Пояснения при опоздании на работу или прогуле

Трудовой кодекс РФ не содержит требований к оформлению пояснений, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Начальство не вправе влиять на содержание документа и указывать, что писать.

Посмотрите образец объяснений сотрудника, который опоздал на работу по уважительной причине.

Если работник отсутствовал целый день, то ему важно, что написать в объяснительной за прогул — обязательно указать причину произошедшего. Образец выглядит так:

Если причина проступка была уважительной, то работнику необходимо подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. Если уважительной причины нет, то об этом тоже придется написать.

Письменные объяснения работника необходимо зарегистрировать в установленном порядке как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия пояснений с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

Подробнее: как оформить отсутствие сотрудника по уважительной причине

Другие случаи, когда потребуется объяснительная

Приведем формулировки, которые помогут работникам оправдаться в аналогичных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.

Невыполнение обязанностей

Вот что написать в объяснительной за невыполнение обязанностей работником:

10.11.2024 я не выполнил обязательный обход территории склада в 22.00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.

Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.

Объяснения по факту выявленных нарушений

А это — пример объяснительной записки об ошибке в работе:

15.11.2024 я допустила ошибку при оформлении трудовой книжки уволенного сотрудника Борисова Б.Б. по причине невнимательности, в трудовую книжку внесены поправки в соответствии с законодательством РФ.

Утрата документов

07.11.2024 мною были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.

Задержка документов

25.11.2024 мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. Сейчас описи оформлены кладовщиком, подписаны мной и переданы руководителю.

Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации необходимо донести до руководства правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.

Отказ от дачи объяснений

Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснения от провинившегося сотрудника так и не поступили, то необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений.

Акт составляет та же комиссия, которая до этого актировала нарушение дисциплины. Составляйте акт в присутствии нарушителя, чтобы сразу же ознакомить с документами. После этого начинается процедура оформления дисциплинарного взыскания — замечания, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно подвергался наказанию в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.

И хотя законом правила подготовки объяснений не установлены, работодатель обязан соблюдать требования ТК РФ по дисциплинарным взысканиям (ст. 192 ТК РФ). Пояснения от нарушителей и акты комиссии играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, то все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя.

Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения пояснениями оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное Определение Московского городского суда по делу № 33-27314/2016 от 24.08.2016, в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для этого послужили непредставленные письменные объяснения по факту отсутствия на рабочих местах.

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязали руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много. Подходите к процедуре составления объяснительной записки предельно внимательно и не считайте ее ненужной бюрократией.

Подробнее: как правильно составить акт об отказе предоставлять объяснение

• Дидух Юлия
  2021-08-09 08:24:14
  Главное — не как правильно написать пояснительную записку, а как договориться с начальством и убедить его, что нарушение больше не повторится.
• Дарья
  2022-08-11 10:32:05
  Подскажите, пожалуйста, а на основании объяснительной записки может быть осуществлено увольнение или это противозаконные действия со стороны работодателя? Я так понимаю, что предварительно должны сделать замечание и выговор, а только потом я должна писать объяснительную.
• Антон
  2022-08-12 06:04:39
  Могут ли за три дня прогула при наличии объяснительной записки и доказательств уволить по статье? Насколько это законно и можно ли оспорить в суде?
• Никита Костров
  2022-08-12 10:38:46
  Антон, могут, если прогул доказан, процедура соблюдена, то увольнение законно, оспорить можно, но бесперспективно
• Никита Костров
  2022-08-12 10:40:48
  Дарья, нет, сначала берут объяснение и только поом объявляют взыскание, взысканием может быть и увольнение, посмотрите пункт 6 статьи 81 тк рф
• Александр Шигаров
  2022-08-14 15:11:53
  Если работник нужен, ему многое прощают. Поэтому объяснительная записка—это чаще всего мера предупреждения. А увольнять или нет, после неоднократного нарушения решает сам работодатель.
• Женя
  2022-08-14 20:02:10
  У меня сестра в Вологде попала в аварию и лежит в коме. Мне (из Курска) пришлось сразу туда ехать. Меня не было неделю, отгул дать отказались, грозят увольнением. Что делать?
• Никита Костров
  2022-08-15 09:19:04
  Женя, если сможете документами подтвердить состояние своей сестры то суд, полагаю, восстановит вас, если нет - сеста имхо важнее
• Ирина
  2022-08-16 04:11:05
  Что делать, если работодатель не принял во внимание объяснительную по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка, и не проверил приложенные документы, а просто уволил?
• Лидия Иванова
  2022-08-16 07:30:49
  Ирина, Можно обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении Ваших прав.
• Никита Костров
  2022-08-16 10:46:17
  Ирина, а лучше в суде сразу оспорить увольнение
• Валерия Майорова
  2022-08-16 20:18:35
  А если работник ежедневно опаздывает на час и меньше, я могу наказывать по закону или только предупредить? Что делать с вечно опаздывающими сотрудниками ?
• Лидия Иванова
  2022-08-17 07:36:42
  Валерия Майорова, Предупреждение - выговор - увольнение. Но с соблюдением всех положенных процедур, конечно
• Наталья Ивановна
  2022-08-17 17:20:26
  Обычно за объяснительной следует наказание виде выговора и т.п. Начальник всегда прав, а ты виноват. А если и вправду причина очень уважительная, есть ли их перечень по закону или перечень это жизнь? Опоздала на работу из-за того, что сорвало кран, меня хотели уволить.
• Ольга
  2022-08-18 05:27:17
  У нас, как правило, все объяснительные записки пишутся "в стол", то есть если ты не нарушаешь дисциплину регулярно им не дают ход. Но если есть повторный факт нарушения, то снимают КТУ. Правомерно ли это, если документального истребования объяснительной не было?
• Никита Костров
  2022-08-19 08:29:46
  Наталья Ивановна, списка уважительных причин нет, критерий уважительности оценивает работодатель, если не согласны всегда можно оспорить в суде
• Никита Костров
  2022-08-19 08:30:56
  это смотря как у вас система оплаты труда оформлена, депремирование это не дисциплинарное взыскание
• Семен
  2022-08-19 11:14:49
  Добрый день! Я никогда не опыздывать. Но жизнь заставила стать нарушителем. 
  
  Сначала заболел брат и я опоздал аж на три часа. Написал объяснительную.
  
  Потом пришлось возить кошку к ветеринару (тоже заболела). Опоздание на час.
  
  Начальник прятам их в стол и вроде как входил в положение, но вчера мягко намекнул на увольнение.
  
  Прав ли он в этом вопросе?
• Семен
  2022-08-19 11:15:54
  Добрый день! Я никогда не опаздывать. Но жизнь заставила стать нарушителем. 
  
  Сначала заболел брат и я опоздал аж на три часа. Написал объяснительную.
  
  Потом пришлось возить кошку к ветеринару (тоже заболела). Опоздание на час.
  
  Начальник прятал их в стол и вроде как входил в положение, но вчера мягко намекнул на увольнение.
  
  Прав ли он в этом вопросе?
• Самсон
  2022-08-19 13:17:58
  Семен, намекнул же, не уволил же
• Борис Ивантеев
  2022-08-20 16:18:27
  Семен, Здравствуйте, спасибо за полезную информацию! Меня сроду бесили объяснительные, как-то не думал об их практическом и юридическом смысле, но теперь понял, вопросов больше нет.
  
  Кроме, разве что, фактологической составляющей в объяснительной. Как я понял из статьи, информация там должна быть достоверной. В насколько она должна быть достоверной и таки для чего?
  
  Спрашиваю к тому, что может ли случиться такая ситуация, что дело дошло до суда, суд разбирает описанное в объяснительной и возникают сомнения в достоверности, а проверить достоверность документально никак нельзя. В таком случае показания работника не несут никакого смысла, ведь если он не может доказать, не знаю, уважительность причины собственного прогула рабочего дня, то как ему поверит суд? Тут всё, как говорится, для работника дело - труба?
  
  Заранее благодарю за ответ, очень бы хотел развеять свои сомнения по данному вопросу.
• Никита Костров
  2022-08-23 09:48:06
  Борис Ивантеев, то что напишет работник имеет значение для оценки его вины, он может писать все что угодно, это его право, а обязанность работодателя разобраться - есть ли в действиях работника вина, если ее нет, то наказывать нельзя, если есть - то будут решать наказывать ли и в что объявлять. работник может вообще ничего не писать. по суду - если работник напишет обстоятельства (реальные) которые в силу объективных причин могут быть признаны уважительными то их надо как то подкреплять, слова к делу не пришьешь, а если доказывать нечем то о чем вообще вопрос? вот если все написано толково и документы подтверждающие приложены, а работодатель не учел эти сведения то можно и в суд идти, а если чушь написать и ничего доказательного не приложить то да, труба
• Константин Кинчев
  2022-10-05 21:57:34
  Скажите пожалуйста на протяжении месяца у меня были некие опоздания на работу и начальство запросило такого рода объяснительную записку скажите меня не уволят??
• Гребенюк
  2023-06-20 15:04:02
  У меня вопрос по поводу написания объяснительной записки в случае невыполнения обязанностей. Какие могут быть последствия, если не предоставить объяснения?
• Т Панузин
  2023-06-21 09:03:28
  Я не согласен с автором статьи по поводу того, что отказ от дачи объяснений является нарушением трудовой дисциплины. Еесли работник не желает давать объяснения, он имеет на это право, и его отказ не может быть основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.
• Метелкин
  2023-06-22 08:49:55
  Сотрудник в объяснительной использовал браные слова. Что делать? Принимать такую?
• Никита Костров
  2023-06-23 13:57:50
  Константин Кинчев, нет, не уволят, на первый раз
• Никита Костров
  2023-06-23 13:58:31
  Гребенюк, да собственно это ваше право писать или не писать, а у работодателя есть право привлекать или не привлекать, если в ваших действиях есть вина разумеется
• Никита Костров
  2023-06-23 13:58:59
  Т Панузин, а где в статье такое написано? я что то пропустил
• Никита Костров
  2023-06-23 13:59:12
  Метелкин, принимайте, что ж делать то