Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Реестры контрактов помогают учитывать и контролировать юридические сделки.
2. В каждом реестре записываются важные данные о договоре, например, кто заказчик и сколько стоит контракт.
3. Организация сама решает, как лучше вести учет договоров и какие данные включать.
4. Правила ведения реестров для государственных закупок закреплены законами, такими как 44-ФЗ и 223-ФЗ.
5. Информация в реестры вносится через специальные системы и должна быть точной и своевременной.

Для чего нужны реестры: общие положения

Локальные реестры муниципальных контрактов и договоров заказчики ведут, чтобы учитывать сделки, и это является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется у заказчика и в Казначействе — это требуется и для контроля, и для оплаты. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.

Унифицированной формы реестра нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов, заключенных заказчиками, включается такая информация:

• наименование заказчика и поставщика;
• цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• способ определения поставщика;
• дата подведения результатов закупочной процедуры;
• объект закупки;
• реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.

Это указано в ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ. Порядок, как вести реестр договоров в организации, устанавливает сам заказчик на локальном уровне. А вот правила для реестров в Единой информационной системе закреплены в:

• ПП РФ № 60 от 27.01.2022 — правила ведения реестра по 44-ФЗ в ЕИС;
• ПП РФ № 1084 от 28.11.2013 — порядок ведения перечня соглашений с гостайной;
• ПП РФ № 1132 от 31.10.2014 — порядок ведения реестра по 223-ФЗ в ЕИС.

Чем отличаются базы в закупках

Реестр по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильно его называть реестром контрактов.

В перечень, согласно нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ-223.

А вот где посмотреть реестр заключенных контрактов по 44-ФЗ: перечень размещен на сайте ЕИС, как и по 223-ФЗ.

Сведения для включения в перечень направляет заказчик или уполномоченный орган. Остальные юрлица делают это, если проводят закупки по ст. 15 44-ФЗ и на них распространяются положения Федеральной контрактной системы в части контроля госзакупок (п. 7 ч. 1 ст. 3, ч. 3 ст. 103 44-ФЗ, п. 3 Правил из ПП РФ № 60). К примеру:

• государственные или муниципальные заказчики;
• бюджетные учреждения — по закупкам в рамках ФКС;
• государственные и муниципальные унитарные предприятия — по закупкам в рамках ФКС;
• автономные учреждения — по закупкам за счет средств, выделенных для капвложений в объекты государственной, муниципальной собственности.

Данные в перечень по 223-ФЗ вносит тоже заказчик или уполномоченное лицо. За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

В госреестр вносят практически все соглашения в рамках Федеральной контрактной системы. Но есть исключения — не надо направлять сведения о госконтрактах с единственным поставщиком (ч. 1 ст. 103 44-ФЗ):

1. По п. 4 или 5 ч. 1 ст. 93 ФКС. А вот заказы по ч. 12 ст. 93 ФКС надо публиковать в госреестре.
2. На закупку работ и услуг по техобслуживанию, эксплуатационному контролю зданий, сооружений; работ по сохранению объектов культурного наследия, содержанию и ремонту общего имущества в здании, одного или нескольких нежилых помещений заказчика, услуг по холодному и горячему водоснабжению, водоотведению, электроснабжению, теплоснабжению, газоснабжению; услуг по охране, по обращению с ТКО. Но только если эти работы, услуги оказываются другому лицу или другим лицам, когда они используют нежилые помещения, находящиеся в здании, в котором расположены помещения заказчика (п. 23 ч. 1 ст. 93 ФКС).
3. На закупку Росстатом и его территориальными подразделениями у физических лиц работ по сбору и обработке первичных статданных (п. 42 ч. 1 ст. 93 ФКС).
4. На закупку библиотеками, образовательными и научными организациями услуг по предоставлению права доступа к зарубежным базам данных и базам данных международных индексов научного цитирования из правительственного перечня (п. 44 ч. 1 ст. 93 ФКС).
5. На закупку у физлиц за счет финансовых средств, которые выделили на оперативно-розыскную деятельность (п. 46 ч. 1 ст. 93 ФКС).

Кроме того, не публикуют госконтракты, которые работают и проводят закупки на территории иностранного государства. А еще на размещают сведения о соглашениях с особенностями, которые определило российское правительство по ч. 1 ст. 111 44-ФЗ и предусмотрело неразмещение информации о таком госконтракте в ЕИС.

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на кнопку «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить несколько вкладок:

Шаг 1. Общая информация.

На этой вкладке указываются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указываются дата заключения, способ указания цены госконтракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), наличие авансирования и количество этапов исполнения соглашения.

Дата составления документа указывается автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на ошибки.

Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать информацию об обеспечении исполнения госконтракта и об экономии при заключении энергосервисного соглашения.

Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.

Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.

Шаг 6. «Объект закупки» — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана-графика.

Шаг 7. Указываются сведения о поставщиках. Поля заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 8. В завершение необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если оформили их на бумаге, и прикрепите файлы к веб-форме. Если заключили электронный госконтракт по результатам электронных процедур, то прикрепите файл с соглашением, подписанный УКЭП.

Шаг 9. Сведения и документы подписывают усиленной электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика, и отправляют на контроль.

А вот где посмотреть реестровый номер контракта в ЕИС: номер сформируется автоматически после публикации информации о контракте и станет доступен для просмотра в перечне госконтрактов:

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Реестр ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете сформируйте и распечатайте список контрактов. Нажмите на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров, работ, услуг (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Сведения об изменении госконтракта надо направить в перечень (пп. «д» п. 2 ПП РФ № 60, пп. «а», «б» п. 15 Правил ведения реестра) не позднее 3 рабочих дней со дня, который следует за днем подписания соглашения об изменении госконтракта, если оно сформировано и подписано в ЕИС. Новый срок заработал с 01.01.2024.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» откорректируйте поля с ошибочной информацией, прикрепите правильные документы, затем подпишите и направьте исправления в систему.

После даты включения реестровой записи в течение одного рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в электронном виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Вот где посмотреть реестр исполненных контрактов по 44-ФЗ — в реестре открытой части Единой системы и в личном кабинете в закрытой части ЕИС. Для просмотра сведений отфильтруйте данные по признаку «Исполнение завершено».

Если в реестре надо отразить исполнение соглашения или отдельного его этапа, то включите в него:

1. Информацию и документы о приемке товаров, работ, услуг. Их надо направить не позднее 1 рабочего дня со дня, который следует за днем подписания такого документа. А если документ о приемке подписали с использованием ЕИС, то и сам документ, и информация о нем направляются в день подписания (ч. 3 ст. 103 ФКС).
2. Информацию и документы об уплате поставщику авансирования и об оплате поставленных товаров, работ, услуг. Их направляют в реестр по 44-ФЗ не позднее 5 рабочих дней со дня, который следует за днем подписания документов. А с 01.07.2023 — по контрактам заказчиков из пп. «а», «б», «г», «д» п. 2 ПП РФ № 1279 от 30.09.2019. А с 01.01.2024 — по госконтрактам остальных заказчиков, которые участвуют в системе казначейских платежей, сведения об оплате тоже начнут формировать автоматически. Направлять такую информацию в госреестр придется только в определенных случаях: если госконтракт заключен без использования ЕИС, если оплата проводилась со счетов, которые открыты в кредитных организациях и если информация о заказчике не публикуется на едином портале бюджетной системы РФ.
3. Сведения о договорах с соисполнителями, субподрядчиками из числа СМП и СОНКО, если в госконтракт включили условия по ч. 6 ст. 30 Федеральной контрактной системы.
4. Информацию и документы о применении мер ответственности и совершении других действий, если заказчик или поставщик нарушили условия госконтракта. А если заказчику надо показать удержание денег из обеспечения исполнения госконтракта, то необходимо учитывать положения пп. «л» п. 14 Правил ведения реестра.

Информацию и документы об исполнении госконтракта или его отдельного этапа, кроме сведений о приемке товаров, работ, услуг и их оплате, надо направлять в ЕИС в течение 5 рабочих дней со дня, который следует за днем подписания документов, или за днем, когда поставщик представил подтверждающие документы.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

В реестр надо отправлять информацию обо всех договорах по 223-ФЗ. Но есть исключения (ч. 15 ст. 4, ч. 2, 3 ст. 4.1 223-ФЗ). Не вносят сведения о соглашениях, которые заключили в результате:

• закупок товаров, работ, услуг с гостайной;
• закупок по гособоронзаказу для обеспечения обороны и безопасности страны — в части заказов на создание, модернизацию, поставку, ремонт, сервисное обслуживание и утилизацию вооружения, военной и спецтехники, на разработку, производство и поставку космической техники и объектов космической инфраструктуры;
• закупок, сведения о которых не размещаются в ЕИС по нормам п. 2, 3 ч. 8 ст. 3.1 223-ФЗ.

Кроме того, разрешают не направлять в реестр сведения из п. 1–3 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ. Это соглашения до 100 000 рублей или 500 000 рублей при годовой выручке заказчика более 5 млрд рублей за отчетный финансовый год, если решили не размещать такие сведения в Единой информационной системе.

Заказчик отправляет необходимые сведения через Электронный бюджет. С помощью этой системы сведения и прилагаемые документы отправляются в Казначейство. Заполняют соответствующие формы электронного бюджетного сервиса или направляют сведения из ЕИС, которая используется для формирования данных.

В реестр договоров по 223-ФЗ включайте страну происхождения товара. Сведения о ней указывайте и в случае, когда поставка товара предусмотрена договором на выполнение работ или оказание услуг.

Для создания записи о соглашении в ЕИС рекомендуется следовать предлагаемой инструкции, как правильно вести реестр договоров:

Шаг 1. На странице с перечнем договоров нажмите на кнопку «Создать информацию о договоре».

Шаг 2. Заполняется вкладка «Информация о договоре».

Запись сформируйте вручную. Для этого выберите извещение, на основании которого собирается информация о заключенном договоре.

Шаг 3. Указываются данные о поставщике. Пользователь сможет загрузить информацию из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете договора.

Шаг 5. Прикрепляются отсканированные копии документов при традиционной закупке или электронные документы при закупке в электронной форме.

Сформированный файл подписывает уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы отправляются в Федеральное казначейство в течение 3 рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, то в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он формирует недостающие сведения и документы или дорабатывает их надлежащим образом, а затем направляет измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.