Важно
Закон № 44-ФЗ: опубликованы важные поправки 
Командировки некоторые не любят из-за неизбежных дополнительных расходов. Между тем, часть из них обязан компенсировать работодатель. Разбираемся, какие компенсационные выплаты положены и как много денег получится «стрясти».
Навигация
Какие выплаты в командировках являются компенсационными
Компенсационные выплаты на служебные поездки (командировки) регулируются ст. 168 ТК РФ. Она предусматривает возмещение следующих расходов работника:
- так называемые командировочные выплаты. Они включают затраты на найм жилья и дорогу к месту командировки и обратно;
- суточные выплаты. Под ними подразумевают расходы «на жизнь» во время пути и нахождения в служебной поездке;
- иные деловые расходы работника в командировке.
При этом работа сотрудника во время командировки оплачивается в размере среднего заработка. Если он, находясь в служебной поездке, работает в праздничные и выходные дни, то выплаты производятся в повышенном размере.
Подробнее: оплата командировки по среднему заработку
Согласно ст. 164 ТК РФ, под компенсационными понимают выплаты, установленные с целью возмещения работникам затрат, понесенных в связи с исполнением своих обязанностей.
Таким образом, компенсационными выплатами разумно считать все суммы, выдаваемые работнику как при убытии в командировку, так и по возвращении из нее (командировочные, суточные и пр.), за исключением выплаты среднего заработка.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, можно ли за период командировки выплатить работнику заработную плату вместо среднего заработка. Используйте эти инструкции бесплатно.
Размер компенсационных выплат при командировках
Командировочные расходы возмещаются в размере фактически понесенных трат. По приезду домой работнику необходимо составить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы (чеки, билеты, договоры и пр.).
Некоторые ограничения установлены для бюджетников. Исходя из норм Постановления Правительства от 02.10.2002 № 729, компенсационные выплаты не превышают:
- за найм жилья — 550 руб./сутки, а при отсутствии подтверждающих документов — 12 руб./сутки;
- за проезд:
- поездом — в размере потраченного, но не более стоимости билета в купе (при отсутствии документов — в плацкарте);
- самолетом — не более стоимости билета в экономклассе;
- на корабле — не дороже стоимости проезда в каюте V группы морского судна, II категории речного судна, I категории парома (при отсутствии документов — в каюте Х группы морского судна и каюте III категории речного судна);
- суточные — 100 руб. в сутки.
Может пригодиться:
Для остальных организаций ограничений по суточным нет, но с сумм, превышающих установленные НК РФ лимиты, удерживается НДФЛ, и они облагаются страховыми взносами. Они составляют:
| Направление служебной поездки | Необлагаемые НДФЛ суммы | |||
| Командировочных | Суточных | |||
| Проезд | Проживание | |||
| При наличии подтверждающих документов | При отсутствии подтверждающих документов | |||
| По РФ | Компенсации в размере фактических расходов не облагаются НДФЛ | 700 руб. | 700 руб. | |
| За пределы РФ | 2500 руб. | 2500 руб. | ||
Как видим, большинству организаций приходится решать, сколько денег давать сотруднику, убывающему в служебную поездку, самостоятельно. Им разрешается установить размер выплат. Но необходимо помнить следующее:
- основанием для выплаты является приказ о направлении в командировку. Поскольку под суточными подразумевают расходы, без которых во время поездки не обойтись, их выплачивают заранее, до отъезда;
- суточные выплачиваются за каждый день, включая выходные, и за дни, проведенные в пути. Длительность определяется на основании проездных документов;
- если сотрудник заболел в командировке, суточные выплаты не отменяются до возвращения из служебной поездки;
- при служебной поездке в курортные регионы РФ суточные увеличивают на сумму курортного сбора;
- за однодневную командировку их платят на усмотрение работодателя. Но если выдают, то необходимо удержать НДФЛ.
Пример расчета:
Работник Общества с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» Пэпэтэшина Полина Петровна направляется в командировку в г. Кисловодск сроком с 10.01.2024 по 19.01.2024. Срок служебной поездки составляет 10 дней. В компании установлены суточные для РФ в размере 1000 руб./день.
Пэпэтэшиной П.П. причитается: 1000 × 10 = 10 000 руб.
Но в Кисловодске установлен курортный сбор в размере 100 руб./сутки. Следовательно, Пэпэтэшина П.П. получит 10 000 + (10 × 100) = 11 000 руб.
Т.к. эта, установленная в компании, сумма больше определенных НК РФ лимитов суточных, следует удержать НДФЛ с лишних денег в размере:
(1000 - 700) × 10 = 3000 руб.
НДФЛ составит:
3000 - (3000 × 13%) = 390 руб. Но удерживают его по окончании служебной поездки.
Вот пример такого авансового отчета:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Подробнее: как заполнить авансовый отчет по командировке
С иными расходами ситуация аналогичная. Организация сама решает, что и в каких размерах и каком порядке компенсировать. Это обычно компенсационные выплаты:
- на питание;
- расходы на связь;
- амортизацию личного оборудования и т. п.
Эти компенсационные выплаты облагаются НДФЛ и взносами.
Подробнее: облагаются ли компенсационные выплаты НДФЛ
При заграничных командировках, помимо командировочных и суточных, в обязательном порядке возмещаются следующие расходы:
- на паспорта и визы, консульские сборы;
- на транзитные документы;
- на обязательные страховки.
