Важно
Соцфонд подготовил формы документов для добровольного страхования самозанятых 
Журнал кассира-операциониста — это необязательный документ при использовании современных онлайн-касс. Но во многих компаниях он остается постоянным элементом внутренней корпоративной культуры. Разберемся, кто и когда ведет журнал кассира-операциониста, как правильно его заполнять, можно ли обойтись без него при работе с современной онлайн-кассой.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Журнал кассира-операциониста при работе с онлайн-кассой не обязателен, решение принимает организация.
- Обычно его ведут кассир, старший кассир и руководитель, которые фиксируют смену и суммы.
- Журнал нужен для внутреннего контроля и как подстраховка при технических сбоях или спорах с ОФД.
- При заполнении сверяйте: итог конца смены минус итог начала = выручка, и ставьте подписи при приёме и сдаче.
- Храните журнал в бумажном или электронном виде не менее 5 лет.
Кто в 2025 году ведет журнал кассира-операциониста
Сегодня обязанность ведения журнала кассира-операциониста напрямую не закреплена в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ (о применении контрольно-кассовой техники). Его вправе вести компании и ИП в рамках внутреннего контроля и документооборота.
Ответственным за ведение журнала традиционно являются:
- кассир-операционист (тот, кто напрямую работает с ККТ и отвечает за внесение данных в документ по итогам смены);
- старший кассир или администратор (контролирует правильность заполнения, сверяет показания, заверяет записи собственноручной подписью);
- главбух или руководитель (несут общую ответственность за организацию кассовой дисциплины и сохранность документа).
На практике обязанность по заполнению журнала четко устанавливается во внутренней локалке и в должностной инструкции сотрудника. Если в организации есть несколько касс, то журнальный документ (или отдельная книга) ведется по каждой из них индивидуально.
Нужно ли вести журнал при работе с онлайн-кассой
С появлением онлайн-касс, которые в реальном времени передают все данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД), необходимость в бумажном дублировании информации отпала.
Все необходимые сведения содержатся в фискальном накопителе и доступны инспекторам в личном кабинете на сайте ФНС.
Есть ситуации, когда ведение журнальной формы оправдано:
- Внутренний контроль. Журнал кассира-операциониста — это понятный для руководителя инструмент контроля за ежедневной выручкой и движением наличных по каждой точке продажи.
- Подстраховка. Бумажный носитель служит дополнительным доказательством в случае технических сбоев, проблем с ОФД или спорных ситуаций.
Таким образом, решение о ведении КМ-4 при работе с онлайн-кассой принимает хозяйствующий субъект, закрепляя его в учетной политике.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если чек ККТ пробит ошибочно. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как вести журнал кассира-операциониста: общие рекомендации
Рассмотрим, как заполнить журнал кассира-операциониста по форме КМ-4.
Основные правила:
- Печатная форма прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью (если используется), подписью руководителя и главбуха. На последнем листе делается отметка, сколько листов сшито в журнальной книге учета.
- Записи можно вносить синей, черной ручкой без помарок. Форма необязательна, поэтому можно вести ее в электронном виде: например, в Excel.
- Исправления на бумаге допускаются (аккуратно зачеркивается неверное, рядом пишутся правильный вариант с пометкой «исправленному верить», дата и подписи ответственных).
- Храните документы в сейфе у ответственного лица или в электронном виде. Срок хранения — не менее 5 лет по п. 277 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал
Как заполнить обложку журнала кассира-операциониста
Заполнение обложки (титульного листа) журнала — первый шаг. Что указывать при заполнении:
- Наименовании организации, ее адрес и номер телефона.
- Код по ОКПО.
- ИНН.
- Структурное подразделение — например, торговый зал № 1. Если подразделений нет, то оставьте поле пустым или поставьте прочерк.
- Код деятельности по ОКДП.
- Данные о кассе (модель, номер производителя, регномер и пр.).
- Прикладная программа (например, 1С:Розница и вид операции); если нет, то ставьте прочерки.
- Период начала и окончания ведения журнала кассира-операциониста. Естественно, дату окончания ставят, когда журнал закончен.
- ФИО, должность ответственного работника за ведение журнала (например, старшего кассира).
Образец заполнения обложки журнала кассира-операциониста
Заполнение четных страниц журнала кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста — это формально книга с разворотом, поэтому заполнение делится на четные и нечетные листы. Сейчас объясним, как заполнить левую сторону журнала.
Например, вы закрыли смену и у вас находится на руках отчет о закрытии смены с онлайн-кассы от 12 января 2026 г.
| Номер графы | Что указывать | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Дата, за которую составляется отчет | 12.01.2026 |
| 2 | Если в вашей кассе ведется учет по разным отделам магазина (например, «Бакалея», «Молоко»), то укажите номер отдела. Если отдел один или учет не ведется — ставьте 1 или прочерк (—). | 1 |
| 3 | Полные ФИО сотрудника, который работал на этой кассе в указанную смену | Пэпэтэшин Петр Петрович |
| 4 | Номер фискального документа (Z-отчета или «Отчета о закрытии смены»). Берется из этого отчета. | 00045 |
| 5 | В современной практике при работе с онлайн-кассами эта графа не заполняется. Поставьте прочерк. | — |
| 6 | Это необнуляемый итог (общая сумма всех операций за всю жизнь кассы) на момент начала смены. Для первой смены в новом журнале (или если касса новая) это может быть 0-00. Для всех последующих смен это будет число из графы 9 за предыдущий день. | 0-00 (например, у нас первая запись) |
| 7 | Собственноручная подпись кассира-операциониста в начале смены, подтверждающая, что он принял кассу и видит показания в гр. 6. | Пэпэтэшин |
| 8 | Собственноручная подпись администратора или старшего кассира в начале смены, который передал кассу и зафиксировал показания | Пэпэтэшин (или старший кассир Пэпэтэшина) |
| 9 | Необнуляемый итог (общая сумма всех операций) на момент конца смены. Берется из «Отчета о закрытии смены». | 12450-00 |
| 10 | Выручка за эту смену. Не путать с итогом на конец дня (гр. 9). Это разница между показаниями на конец и начало смены. | 12450-00 |
Я всегда задавала контрольный вопрос для самопроверки заполнения: сходится ли у меня выручка? Далее брала число из гр. 9 и вычитала из него число из гр. 6. Результат должен равняться числу в гр. 10. Если сошлось — вы заполнили левую часть журнала правильно.
Как заполнить журнал кассира-операциониста
Заполнение нечетных страниц журнала кассира-операциониста
Итак, вы заполнили левую часть и знаете общую выручку за смену (гр. 10): например, 12 450-00. У вас на руках есть отчет о закрытии смены и физически пересчитанная выручка (наличные деньги и реестр безналичных поступлений).
Как заполнить правую часть журнала кассира-операциониста:
| Номер графы | Как заполнять | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 11 | Фактическая сумма наличных денежных средств, которую кассир-операционист сдает старшему кассиру или инкассатору |
Из общей выручки вычитаем безнал и возвраты: остается сумма наличных денег: 12 450 – 3150 – 100 = 9200 руб. Формула: гр. 10 – гр. 13 – гр. 15 |
| 12 | Число операций (платежных чеков), оплаченных безналичным способом (банковской картой) за смену | Целое число: например, 8. Берется из внутренней отчётности или подсчета чеков. |
| 13 | Общая сумма безналичной оплаты за смену. | Например, 3150-00. Это цифра из отчета о закрытии смены. |
| 14 | Вся сумма, за которую кассир-операционист отчитывается и сдает. Это сумма для проверки и оприходования в кассу организации. | Наличные + безнал: 9200 (гр. 11) + 3150 (гр. 13) = 12 350 или 12 450 (гр. 10) – 100 (гр. 15) = 12 350 |
| 15 | Сумма денег, выданных из кассы покупателям при возврате товаров (по неиспользованным чекам). Например, по акту КМ-3 | Если возвратов нет, то ставим прочерк или 0. В нашем примере это 100 рублей. |
| 16 | Собственноручная подпись кассира-операциониста в конце смены, подтверждающая, что он сдал указанные суммы (гр. 11 и 13). | Пэпэтэшин |
| 17 | Собственноручная подпись администратора, старшего кассового работника в конце смены, который принял деньги, проверил показания (гр. 6 и 9) и сверил суммы | Пэпэтэшина |
| 18 | Собственноручная подпись руководителя подразделения или чаще того старшего кассира, который окончательно принимает отчет. | Пэпэтэшина |
Какие контрольные вопросы я себе задавала: сходится ли наличный расчет и сходится ли итог к сдаче. Для проверки используйте формулы из таблицы.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Образец заполнения журнала
Представим образец заполнения журнала для ООО «PPT.ru», который начали с 12 января 2026 г.
Образец заполнения обложки журнала кассира-операциониста
Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой: справка
Работа с онлайн-кассой смещает акцент с бумажных журналов на электронные документы и регламентированные процедуры. Вот перечень ключевых документов и действий, на которые стоит обратить внимание:
- Отчет о закрытии смены. Формируется на кассе не позднее 24 часов с момента открытия смены. Это основа для записи в КМ-4 и для сверки выручки.
- Отчет о текущих расчетах (Х-отчет). Может формироваться в течение смены для промежуточной проверки суммы пробитой выручки. Не является фискальным документом.
- Кассовая книга (форма КО-4). Ведется обязательно. В нее вносится общая сумма наличной выручки, принятой старшим специалистом от всех кассиров-операционистов, а также суммы, выданные из кассы (например, на хозяйственные нужды). Это документ учета движения наличных в организации в целом.
- Приходный кассовый ордер (КО-1). Оформляется при внесении наличной выручки из операционной кассы в основную (старшему работнику).
- Расходный кассовый ордер (КО-2). Оформляется при выдаче наличных денег из кассы.
- Документы, подтверждающие расходы (авансовые отчеты, заявления на выдачу денег под отчет и т.д.).
Читайте: как заполнить ПКО и РКО
В эпоху онлайн-касс журнал кассира-операциониста перестал быть строго обязательным, но не потерял своей практической ценности как инструмент внутреннего контроля. Его ведение — вопрос дисциплины и удобства для самого бизнеса.
