Книга регистрации приказов по основной деятельности — это специальный журнал, в который вносят данный каждого распорядительного документа. Поговорим о ее особенностях и приведем актуальный образец.
Для чего нужна книга регистрации приказов
В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:
- Хозяйственную сферу.
- Планирование.
- Порядок отчетности.
Структура журнала регистрации приказов
Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
- титульный лист;
- раздел с перечнем ответственных за его ведение;
- главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
На титульном листе приводят:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату начала и окончания ведения.
В разделе об ответственных лицах фиксируют:
- ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
- Полномочия этих сотрудников.
- Их подписи.
- Дату ведения документа.
Основной раздел включает:
- Порядковые номера внутренних актов предприятия.
- Даты издания актов.
- Номера распоряжений.
- Их наименования.
- Количество листов в каждом из них.
- ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.
Образец журнала учета приказов по основной деятельности
Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности
Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.
Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.
Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.
Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.
Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.
Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.
