Протокол собрания трудового коллектива о награждении — документ, подтверждающий принятие общего решения работниками предприятия. Несмотря на особую тематику, готовят его по стандартным правилам.
Зачем нужен протокол
В организациях без профсоюзов и иных объединений работников для решения некоторых вопросов работодатели проводят общие собрания. Ход заседания и порядок принятия решения протоколируют. В итоге в организации появляется организационно-распорядительная документация, необходимая и при проверках, и при судебных спорах, и при запросах заинтересованных сотрудников.
Когда речь идет о награждении работников (премирование, ценные подарки, представление к награде на государственном или региональном уровне), работодатель вправе решать самостоятельно, кого из подчиненных выбрать. Но руководство может решить этот вопрос и совместно с коллективом, чтобы в будущем не возникло со стороны сотрудников недовольства, недомолвок или споров.
Для сведения: как выплатить разовую премию
Что включают в протокол по итогам собрания о награждении
Процедуру обсуждения вопроса о награждении и принятия решения протоколируют в краткой форме, т.е. в документ кратко записывают следующие моменты:
- фамилии председателя и секретаря;
- количество и состав присутствовавших;
- повестку;
- выступления и вопросы по ним;
- принятые решения.
Обычно протокол готовится сразу после заседания, поскольку нет необходимости дополнительно сверять его с фонограммами или видеозаписями (хотя их тоже необходимо вести и хранить). Но в некоторых организациях есть особые регламенты подготовки документов по итогам встреч, и в них возможны и другие сроки — от 3 до 5 дней после проведенных встреч.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, надо ли вносить в трудовую книжку запись о награждении благодарственным письмом или занесении на доску почета и как это сделать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и образец выписки из документа
В отдельных нормативных актах есть примеры протоколов после проведения общих собраний работников, но по другим темам, не связанным с награждением. Так, в Приказе Минздрава № 74н от 28.02.2023 есть образец, по которому оформляют решение коллектива о выдвижении кандидатов на звание лучшего в РФ специалиста со средним медицинским и фармацевтическим образованием.
Хотя тематика иная, реквизиты для такого рода документов общие. Потому, при подготовке протокола о выборе работников, достойных наград, обязательно укажите:
- наименование предприятия;
- время и место заседания;
- название документа и его порядковый номер;
- сведения о председателе собрания и секретаре;
- информацию о работниках — присутствовавших и числящихся в компании;
- вопросы повестки;
- краткую справку о выступлениях и заданных по ним вопросам, поступивших предложениях;
- решения по каждому вопросу.
Документ подписывает председатель и секретарь. В дальнейшем его хранят у работодателя, например, в отделе кадров или бухгалтерии. При запросе оформляют выписку из собрания трудового коллектива о награждении, которую тоже следует подписать у уполномоченного лица.
Предлагаем ознакомиться с примером выписки из документа, оформленным по итогам собрания, где обсуждалось представление кандидатуры учителя на награждение Почетной грамотой регионального правительства.
Читайте также: как отражается начисление премии в бухгалтерском учете
