Перешли на работу с электронными подписями физлиц? Тогда вам придется подтверждать файл подписи доверителя в 1С. А для этого понадобится специальная машиночитаемая доверенность.
Где и как используется МЧД в 1С
Порядок работы с электронными подписями существенно изменился. Работникам больше не выдают ЭП с привязкой к организации, то есть подпись, в которой указывается ИНН компании. Теперь сотрудники подписывают рабочие документы личными квалифицированными электронными подписями, которые не привязаны к какой-либо компании. Им надо подтвердить собственные полномочия — приложить машиночитаемую доверенность в пакете электронных документов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как применять доверенность в машиночитаемой форме. Используйте эти инструкции бесплатно.
Исключение — руководители компаний и индивидуальные предприниматели. Они сами представляют собственный бизнес: им выдают бесплатную ЭП в налоговой и учитывают в ней все необходимые полномочия. То есть директор или ИП подписывают рабочие документы без машиночитаемой доверенности.
Может пригодиться: как ИП получить бесплатную электронную подпись
Итак, машинодоверенность нужна, когда документы компании подписывают электронной подписью физлица. Даже если подписываете документы через сервисы 1С, все равно подготовьте МЧД. Инструкции, как добавить в МЧД контрагента в 1С, нет, но есть подробный алгоритм добавления представителя организации. Разберемся, как организовать работу с машинодоверенностью в 1С.
По сути, машиночитаемая доверенность — это электродоверенность, которая предоставляет полномочия на подписание рабочих документов сотруднику компании. Ее подписывают электронной подписью организации, то есть подписью руководителя. Только после подписания МЧД сотрудник сможет участвовать в электронном документообороте организации.
Подробнее: что такое машиночитаемая доверенность
Для подписания документов и работы в 1С надо оформить три вида машиночитаемых доверенностей:
- для ФНС;
- для СФР;
- уведомление о предоставлении полномочий представителя для СФР.
Все виды машинодоверенностей формируются в сервисе 1С-Отчетность, через регламентированные отчеты.
Надо знать: где оформить машиночитаемую доверенность
Как сформировать МЧД в 1С
Создать машинодоверенность в 1С смогут пользователи, у которых версия программы — БП. 3.0.120 и выше. Мы подготовили пошаговую инструкцию по формированию МД в 1С:
Шаг 1. Зайдите в список организаций в 1С и перейдите в карточку нужной компании. Перейдите в блок ЭДО и выберите МЧД.
Сразу же откроется список всех созданных МД в 1С. Если создаете первую машинодоверенность, этот перечень окажется пустым. Нажмите «Создать».
Шаг 2. Заполните заявку на создание МЧД. Вписывайте необходимые сведения в ячейки регистрационной формы. Доверитель — это организация, которая передает полномочия. Представитель — тот, кто их принимает.
В заявке отражаются:
- номер МД — он формируется автоматически (узнайте, где найти этот номер);
- срок ее действия — это либо конкретная дата, либо текст, в котором указано, при каких условиях МЧД действительна или недействительна;
- передоверие — допускается или нет такая возможность;
- информация о доверителе и представителе — стандартные сведения о сторонах сделки;
- регистрационный номер доверенности основания — если разрешено передоверие;
- полномочия — указывают коды полномочий, которые организация передает представителю.
Шаг 3. Подпишите и отправьте машинодоверенность через сервис 1С.
Рядом с МД отображается ее статус. После отправки в 1С статус доверенности — «Отправлена». Обновите его через пару минут — нажмите дважды по строке с машинодоверенностью и откройте документ. Если все сделали правильно, появится статус «Зарегистрирована».
Отдельной инструкции по машинопечатной доверенности СФР из 1С:ЗУП нет, поскольку все МД создают в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом такая функция не предусмотрена. Если надо создать МД для Соцфонда, выберите в регламентированных отчетах доверенность для СФР и заполните ее.
Там же создайте уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР.
Сформировать МЧД в 1С:ЗУП не получится. Если вы используете две конфигурации 1С для отчетности в госорганы — 1С:Предприятие и 1С:ЗУП, создавайте МД только в одной базе, в 1С:БП. Затем выгрузите зарегистрированную электродоверенность в 1С:ЗУП через 1С-Отчетность, во вкладке «Уведомления».
Как зарегистрировать сертификат представителя и МЧД у оператора ЭДО
Создание МЧД — это еще не все. Чтобы официально подтвердить полномочия подписанта, ее надо зарегистрировать у оператора электронного документооборота. Для этого сертификат представителя-физлица и МД надо добавить в учетную запись организации в 1С — через сервис ЭДО. Вот как отправить МЧД в 1С через учетную запись представителя: зайдите в «Администрирование», затем в «Обмен электронными документами» и в учетные записи ЭДО.
Добавьте новый сертификат.
После этого в учетной записи отразится и сертификат организации, и сертификат представителя-физлица, и его МД.
Кроме того, в 1С доступна ручная загрузка машиночитаемой доверенности из распределительного центра. Зайдите в список доверенностей, нажмите «Еще», затем — «Загрузить из реестра».
Укажите название доверителя и номер доверенности. После этого МЧД появится в системе 1С.
Как проверить машиночитаемую доверенность в 1С
Информация о МЧД прикладывается к подписанному электронному документу. Когда получаете подписанный документ, сможете проверить МЧД так: номер документа содержит номер доверенности, на основании которой его подписали. Кроме того, появится и результат проверки этой машиночитаемой доверенности оператором электронного документооборота в формате истина или ложь.
Проверка проходит так — система 1С:
- Сопоставляет сведения о доверителе или представителе и номере доверенности в электронном документе.
- Проверяет полномочия подписанта.
- Сверяет информацию из доверенности и сертификат ключа проверки КЭП, которой подписали электродокумент.
- Контролирует дату подписания и срок действия МЧД.
- Проверяет КЭП доверителя, которой подписали машиночитаемую доверенность.
Советуем прочитать: о сроках действия доверенности
А пользователь сможет проверить информацию о подписании электродокумента в режиме превью в «Текущих делах ЭДО».
Проверка проводится, когда отправляете документы. 1С автоматически сопоставляет информацию из электродокумента со сведениями из сертификата. Если данных об МД нет, 1С попросит указать машинодовереннность, по которой подписали файл. Выберите ее из списка зарегистрированных электродоверенностей.
После этого 1С проводит проверку. Если электронный документ подписали неверной подписью или сведения о доверителе или подписанте некорректны, появится предупреждение.
Какие ошибки возникают с машиночитаемой доверенностью в 1С
Поскольку работа с МД началась сравнительно недавно, практическая база только формируется. Но некоторые ошибки встречаются довольно часто. К примеру, если не подгружается доверенность в 1С, надо проверить доверителя или номер МЧД. Возможно, вы неправильно указали название организации или пропустили цифру в довольно большом номере МД.
А вот из-за чего ошибка при загрузке доверенности на сервер распределенного реестра МЧД при работе с ФНС — это внутренняя ошибка в системе налоговиков. Есть несколько вариантов ее исправления:
- очистить поле с передоверием и сохранить. Затем заполнить поле заново;
- подождать несколько минут и попробовать загрузить заново;
- написать в техподдержку налоговиков или воспользоваться другим сервисом ФНС.
Еще одна частая ошибка — подписание пакета с документами, часть из которых разрешено подписывать электроподписью с МД, а другую часть нельзя. В 1С такое подписание не предусмотрено. Система сразу же отправит пользователю предупреждение.
-
Задорожнева Александра
2023-09-22 10:01:13Если приняли нового работника после 1 сентября 2023 года, и в его обязанности входит подписание документов, уточните, есть ли у него электронная подпись физлица. Если такой подписи нет, закажите ему личную ЭП, которую он будет использовать в работе. И обязательно сделайте для такого работника МЧД, чтобы подтвердить его полномочия.
