В современном мире все больше людей предпочитают оформлять документы электронным способом, в том числе и доверенности. Машиночитаемая доверенность — это новое поколение документов, которые легко распознаются компьютерными системами и упрощают процесс оформления сделок. Расскажем, где можно оформить машиночитаемую доверенность и какие преимущества она имеет перед обычными документами.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это документ, который позволяет сотрудникам представлять интересы своей компании-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.
Применять МЧД начали еще с начала 2022 года. В этот момент изменились правила использования электронной подписи, которую должны использовать сотрудники (согласно нововведениям 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Законодатели ввели электронные доверенности для повышения безопасности использования электронных подписей в организациях.
Раньше сотрудники могли подписывать документы компании двумя способами:
- Использовали электронную подпись юридического лица, в которой указывались данные сотрудника и его связь с компанией. Способ безопасный, но не всегда позволял проверить полномочия сотрудника и срок их действия.
- Использование дубликата ключа подписи руководителя. А в этом способе заключался высокий риск, поскольку любой, кто имел доступ к ключу руководителя, мог совершать различные действия от имени организации, включая финансовые махинации или ликвидацию компании.
Согласно новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физического лица, в которой содержатся только данные о сотруднике без информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник прикладывает МЧД при подписании документов, и новая система работы безопасней как для организации, так и для сотрудника.
Законодательством установлены общепринятые требования к МЧД. Если обратиться к Приказу Минцифры от 18.08.2021 № 858, то МЧД представляет собой документ, позволяющий физическому лицу использовать свою электронную подпись (ЭП) от имени юридического лица, индивидуального предпринимателя или другого физического лица.
В приказе говорится, что для подтверждения полномочий работника от имени организации доверитель подписывает МЧД своей ЭП, и уже с помощью этой доверенности работник имеет возможность заверять электронные документы своей ЭП при работе с партнерами или госорганами через системы электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия своему сотруднику.
Подробнее: для чего нужна машиночитаемая доверенность
Где оформить машиночитаемую доверенность
Создать МЧД можно с помощью специального сервиса на Госуслугах, сервиса на сайте Федеральной налоговой службы либо в компаниях — операторах электронного документооборота.
Чтобы соответствовать требованиям Минцифры и содержать необходимую информацию, доверенность должна оформляться по утвержденному формату. Сервис ФНС предоставляет возможность заполнить форму, внести все необходимые данные и сохранить документ в формате xml. В процессе заполнения полей формы предоставляются подсказки, а некоторая информация автоматически подтягивается из базы данных ФНС.
При оформлении вы можете предоставить полные полномочия представителю или ограничить их, например, на подписание налоговой декларации и других отчетных документов. МЧД может действовать в одной или нескольких выбранных инспекциях ФНС. Также у вас есть возможность указать срок полномочий или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда у документа срок действия ограничится одним годом.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как предоставить физлицу право подписывать документы его электронной подписью от имени организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Необходимые документы для оформления МЧД
Чтобы получить ЭП, следует обратиться в аккредитованные удостоверяющие центры, список которых опубликован Министерством связи.
Если у вас уже есть ЭП, приступайте к оформлению.
В ней прописываете следующие данные:
- название документа;
- сведения о доверителе:
- для индивидуального предпринимателя требуется указать Ф.И.О., СНИЛС, ИНН и ОГРНИП;
- для российской компании — наименование, адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН и данные руководителя (Ф.И.О. и СНИЛС);
- для иностранной компании — наименование, адрес регистрации, ИНН (при наличии), регистрационный номер в стране регистрации и данные руководителя (имя, фамилия и отчество);
- информация о представителе: его Ф.И.О., дата рождения, серия и номер паспорта с датой выдачи, названием и кодом органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН;
- дата издания машиночитаемой доверенности и срок ее действия (при наличии);
- полномочия представителя с использованием идентификаторов из классификатора Минцифры, согласно Приказу № 856 от 18.08.2021. Если нужных полномочий не обнаружилось, опишите их в текстовом поле;
- сведения об информационной системе, предоставляющей информацию о досрочном прекращении действия доверенности;
- номер МЧД;
- ЭП доверителя, который ее подписывает;
- возможность передоверия в соответствии с пунктом 2 Приказа Минцифры от 18.08.2021 № 857.
Надо знать: что такое отождествление доверенности у нотариуса для электронной сделки
После создания и подтверждения ЭП руководителем компании машиночитаемой доверенности сотрудник получает возможность подписывать документы для подачи в органы государственной власти. При подаче необходимо приложить саму доверенность в формате xml и файл с электронной подписью доверителя, который ее подписывает.
-
Вильданова Анна
2023-08-22 09:09:58МЧД дает массу плюсов для руководителей — это и контроль подписания документов, и возможность выдачи определенных полномочий. Работаете ли вы с машиночитаемыми доверенностями или планируете их получать? Как вы считаете, будет ли удобно работать с МЧД и насколько это необходимо?
