Где оформить машиночитаемую доверенность

Содержание

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это документ, который позволяет сотрудникам представлять интересы своей компании-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Применять МЧД начали еще с начала 2022 года. В этот момент изменились правила использования электронной подписи, которую должны использовать сотрудники (согласно нововведениям 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Законодатели ввели электронные доверенности для повышения безопасности использования электронных подписей в организациях.

Раньше сотрудники могли подписывать документы компании двумя способами:

1. Использовали электронную подпись юридического лица, в которой указывались данные сотрудника и его связь с компанией. Способ безопасный, но не всегда позволял проверить полномочия сотрудника и срок их действия.
2. Использование дубликата ключа подписи руководителя. А в этом способе заключался высокий риск, поскольку любой, кто имел доступ к ключу руководителя, мог совершать различные действия от имени организации, включая финансовые махинации или ликвидацию компании.

Согласно новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физического лица, в которой содержатся только данные о сотруднике без информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник прикладывает МЧД при подписании документов, и новая система работы безопасней как для организации, так и для сотрудника.

Законодательством установлены общепринятые требования к МЧД. Если обратиться к Приказу Минцифры от 18.08.2021 № 858, то МЧД представляет собой документ, позволяющий физическому лицу использовать свою электронную подпись (ЭП) от имени юридического лица, индивидуального предпринимателя или другого физического лица.

В приказе говорится, что для подтверждения полномочий работника от имени организации доверитель подписывает МЧД своей ЭП, и уже с помощью этой доверенности работник имеет возможность заверять электронные документы своей ЭП при работе с партнерами или госорганами через системы электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия своему сотруднику.

В таблице собраны требования к машиночитаемой доверенности, утвержденные Минкомсвязью (Минцифры) и ФНС России

Подробнее: для чего нужна машиночитаемая доверенность

Где оформить машиночитаемую доверенность

Создать МЧД можно с помощью специального сервиса на Госуслугах, сервиса на сайте Федеральной налоговой службы либо в компаниях — операторах электронного документооборота.

Чтобы соответствовать требованиям Минцифры и содержать необходимую информацию, доверенность должна оформляться по утвержденному формату. Сервис ФНС предоставляет возможность заполнить форму, внести все необходимые данные и сохранить документ в формате xml. В процессе заполнения полей формы предоставляются подсказки, а некоторая информация автоматически подтягивается из базы данных ФНС.

При оформлении вы можете предоставить полные полномочия представителю или ограничить их, например, на подписание налоговой декларации и других отчетных документов. МЧД может действовать в одной или нескольких выбранных инспекциях ФНС. Также у вас есть возможность указать срок полномочий или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда у документа срок действия ограничится одним годом.

Необходимые документы для оформления МЧД

Чтобы получить ЭП, следует обратиться в аккредитованные удостоверяющие центры, список которых опубликован Министерством связи.

Если у вас уже есть ЭП, приступайте к оформлению.

В ней прописываете следующие данные:

• название документа;
• сведения о доверителе:
  • для индивидуального предпринимателя требуется указать Ф.И.О., СНИЛС, ИНН и ОГРНИП;
  • для российской компании — наименование, адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН и данные руководителя (Ф.И.О. и СНИЛС);
  • для иностранной компании — наименование, адрес регистрации, ИНН (при наличии), регистрационный номер в стране регистрации и данные руководителя (имя, фамилия и отчество);
• информация о представителе: его Ф.И.О., дата рождения, серия и номер паспорта с датой выдачи, названием и кодом органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН;
• дата издания машиночитаемой доверенности и срок ее действия (при наличии);
• полномочия представителя с использованием идентификаторов из классификатора Минцифры, согласно Приказу № 856 от 18.08.2021. Если нужных полномочий не обнаружилось, опишите их в текстовом поле;
• сведения об информационной системе, предоставляющей информацию о досрочном прекращении действия доверенности;
• номер МЧД;
• ЭП доверителя, который ее подписывает;
• возможность передоверия в соответствии с пунктом 2 Приказа Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Надо знать: что такое отождествление доверенности у нотариуса для электронной сделки

После создания и подтверждения ЭП руководителем компании машиночитаемой доверенности сотрудник получает возможность подписывать документы для подачи в органы государственной власти. При подаче необходимо приложить саму доверенность в формате xml и файл с электронной подписью доверителя, который ее подписывает.