394

Электронная доверенность: как оформить и как пользоваться

Размер шрифта:

Не всегда руководитель или индивидуальный предприниматель сам подписывает документы и сдает необходимую отчетность. В большинстве случаев полномочия делегируют другим лицам, что требуется документально оформить. Разберемся, возможно ли совершение доверенности в электронном виде, каков порядок ее оформления и применения.

Навигация

Что такое электронная доверенность

Цифровые технологии с каждым годом получают более широкое распространение. Одним из нововведений последних лет является электронная доверенность в машиночитаемом виде (ЭД или МЧД). Это документ в виде файла, созданный в формате XML и подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Распознавание МЧД осуществляется автоматически информационной системой.

ВАЖНО!
Необходимо отличать МЧД от бумажного варианта документа, переведенного в скан-образ. Отсканированный вариант является копией, требующей в последующем предъявления оригинала, а электронная доверенность, подписанная ЭЦП, распознается автоматически.

Внедрение МЧД позволит сэкономить время на оформление и передачу бумажных вариантов документа, избежать расходов на нотариальное удостоверение.

Для сведения: на какой срок выдается доверенность

Как и где ее оформить

Право выдачи и оформления доверенности в электронной форме принадлежит руководителю организации или ИП, имеющим КЭП. Выдать ее допускается как сотруднику, так и иному лицу. Порядок оформления МЧД отличается в зависимости от сферы применения документа и имеет следующие этапы:

  1. Получение ЭП для уполномоченного лица.
  2. Оформление МЧД в специальном сервисе (например, на сайте ФНС, Социального фонда, портале Госуслуг) или в кабинете участника информационного обмена. Потребуется заполнить специальную форму, внеся в нее необходимые данные (наименование организации-доверителя, ее адрес и сведения о регистрации, данные руководителя, сведения об уполномоченном лице, перечень полномочий и их срок).
  3. Предоставление уполномоченному доступа к оформленной ЭД.

Наибольший интерес вызывает вопрос, как получить электронную доверенность в Госуслугах, самом популярном информационном портале: оформление доступно руководителю организации через личный кабинет юридического лица в разделе «Доверенности».

Оформить ЭД уполномочен и нотариус (ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате). Доверитель ставит КЭП в присутствии нотариуса, после чего нотариус заверяет документ своей ЭЦП и направляет оформленную ЭД на почту или передает на ином носителе.

ВАЖНО!
МЧД выдается на любой срок, а если он не указан — документ действителен в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ). В любое время действие документа допускается прекратить досрочно путем направления заявления на его отзыв в информационную систему, где МЧД хранится.

Далеко не все руководители и ИП работают с КЭП, поэтому возникает вопрос, как подписать доверенность электронной подписью и что для этого требуется. Алгоритм точно такой же, как и при подписании иных документов: загружаем в сервис ЭД, выбираем установленный сертификат КЭП и создаем файл подписи.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать об электронной подписи. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Как выглядит электронная доверенность

В настоящее время не разработана единая форма МЧД, поэтому различные органы и информационные системы используют принятые ими форматы (Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021). Документ в формате XML должен содержать следующие сведения:

  • наименование и порядковый номер;
  • сведения о доверителе (руководитель юрлица, ИП);
  • сведения об уполномоченном лице;
  • перечень передаваемых полномочий с указанием кодов;
  • срок действия;
  • возможность или запрет на передоверие;
  • дата выдачи;
  • сведения об информационной системе, через которые предусмотрено досрочное прекращение ЭД;
  • КЭП, с помощью которой заверена МЧД.
ВАЖНО!
Коды полномочий размещены на портале Госуслуг, а для представительства в ФНС — в справочнике полномочий представителя налогоплательщика.
Единые требования к МЧД

Многие чиновники привыкли иметь дело с документами, которые можно прочитать, поэтому требуют от уполномоченного их представить. В связи с эти возникает вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте: да, допускается отправить, скачать в виде файла и использовать по назначению.

Может пригодиться: как проверить подлинность доверенности

Где используются электронные доверенности

Сфера применения электронных доверенностей достаточно широкая:

  1. Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, Социальный фонд и пр.).
  2. Совершение сделок, в том числе с объектами недвижимости.
  3. Регистрация юридических лиц.
  4. Направление запросов, получение корреспонденции, документации.
  5. Представление интересов в судебных органах, органах государственной власти, иных организациях.
  6. Совершение иных действий, на которые уполномочен поверенный.

Использовать МЧД допустимо двумя способами:

  1. Одновременно с подачей документов направляется оформленная электронная доверенность на почту с прикреплением нужного файла.
  2. Указываются реквизиты ЭД. Получатель при необходимости проверит требуемую информацию в информационной системе, где хранится ЭД (срок действия документа, полномочия представителя и пр.).
ВАЖНО!
С 1 сентября 2023 года юридические лица и ИП обязаны перейти на МЧД.
Читайте также: можно ли оформить нотариальную доверенность за границей
Правовые документы

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

Оставить комментарий Распечатать
Алешина Ольга Адвокат

Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.