Предприятия вправе оформить удержание из зарплаты за питание сотрудников. Но необходимо соблюдать определенные правила, чтобы избежать споров с контролирующими органами.
Разрешено ли удерживать из ЗП расходы на питание
На вопрос, можно ли удерживать из зарплаты сотрудников расходы на питание, ответим — да, с соблюдением норм законодательства.
В статье 137 ТК РФ прописаны условия, при которых возможны удержания из заработной платы работников. Перечень является закрытым. Примеры ситуаций из ст. 137 ТК РФ:
- работник получил аванс и не отработал его;
- не полностью израсходовал аванс по служебной командировке;
- по счетной ошибке выплачена излишняя сумма;
- сотрудник получил отпуск авансом и уволился раньше, чем отработал эти дни;
- иные возможные на основании ст. 137 ситуации.
На основании изложенного, работодатель не вправе снимать стоимость обедов в принудительной форме. Это возможно, если сотрудник добровольно согласится компенсировать их. Вот сколько могут изымать из ЗП за еду — по инициативе работника на основании письменного заявления из его заработной платы возможно удержать любую сумму (например, смотрите письмо Роструда № ПР/7156-6-1 от 16.09.2012). Если физическое лицо изъявит желание, то можно снять до 100% дохода, но только после удержания сумм налога на доходы физических лиц. Однако такие удержания не уменьшат налоговую базу по НДФЛ на основании абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ.
Вот как удержать из зарплаты стоимость покупаемых обедов сотрудникам — прописать возможные удержания из заработной платы в коллективных и трудовых договорах, взять с работника письменное согласие.
Порядок удержания
Что вправе сделать работодатель, если с работников удерживают за питание на основании заявления на удержание из заработной платы за обеды, пошагово.
Шаг 1. Внесите условия об организации обедов в локальные акты компании.
Шаг 2. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору.
Работник вправе самостоятельно распоряжаться заработанными суммами, получив письменное согласие о добровольной компенсации стоимости обедов, проблем с удержаниями не возникнет.
Следующий шаг пошаговой инструкции, как оформить регулярное удержание стоимости питания из заработной платы персонала:
Шаг 3. Издайте приказ на основании письменного заявления. В нем пропишите периодичность удержаний, с какого числа, как рассчитывать сумму, и иные аналогичные условия. Пример приказа:
Включите в него ссылки на положения компании и заявление работника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как облагается НДФЛ питание работников. Используйте эти инструкции бесплатно.
Нюансы налогообложения
Сумма НДФЛ зависит не от того, сколько удерживают с работника за питание, а от общего начисленного дохода. В абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ сказано, что если по инициативе физического лица из зарплаты производятся какие-либо удержания, то они не уменьшают налоговую базу по НДФЛ. Если сумма является компенсацией за обеды, то сотрудник вправе сам распоряжаться заработанными денежными средствами, но по письменному волеизъявлению. При определении налоговой базы учитываются абсолютно все доходы, не важно, в денежной форме или натуральной они получены.
Спецпитание, получаемое сотрудником в рамках закона и не превышающее установленных норм, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами на основании ст. 217 НК РФ и 422 НК РФ. Прочие обеды, являющиеся доходом в натуральной форме, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в стандартном порядке.
Если организация допустила нарушение удержания из зарплаты более 20% за питание, то сумму, превышающую 20% от общей начисленной заработной платы сотруднику, нельзя учесть при расчете налога на прибыль и списать в расходы на оплату труда. Речь идет о ситуации, когда бесплатные обеды — часть зарплаты работника, т. е. натуральный доход. Согласие на получение ЗП в натуральной форме должно быть указано в трудовых договорах персонала (ст. 131 ТК РФ, п. 54 Постановления пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Кроме того, если компания работает с НДС, бесплатные обеды (не обязательные по закону) признаются безвозмездной реализацией, на которую фирма обязана начислить НДС с безвозмездной передачи на основании ст. 146 НК РФ. Связанный с закупкой обедов НДС принимается к вычету.
