Что делать, если при приёме на работу нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?

Навигация

Вопрос

При приёме на работу сотрудника выяснилось, что у него отсутствует бумажная трудовая книжка, хотя предыдущие периоды работы (2015–2017 и 2024–2025) отражены только в электронной выписке без указания о подаче заявления на выбор формы учёта трудовой деятельности. Какие шаги должен предпринять работодатель — оформить новую трудовую книжку или направить за её дубликатом?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: если сотрудник ранее работал до 2020 года, но у него отсутствует бумажная трудовая книжка, до решения вопроса о продолжении ведения бумажного или электронного учёта работник должен обратиться за дубликатом трудовой книжки к своему последнему работодателю. Если это невозможно — например, организация ликвидирована, — работодатель по месту приёма может оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника. Если же это первый трудовой договор, заводить бумажную трудовую книжку не требуется, но в данной ситуации стаж до 2020 года подтверждён, значит речь идёт не о первичном трудоустройстве.

Правовое обоснование позиции

Трудовой кодекс РФ в статье 65 указывает, что при приёме на работу предъявляется трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности. Если работник утрачил трудовую книжку, он обязан получить дубликат у предыдущего работодателя, а новый работодатель может оформить новую только при невозможности это сделать. Закон не предусматривает самооформления трудовой книжки организацией без соответствующего запроса работника или невозможности получить дубликат. Факт отражения сведений только в электронной выписке не освобождает от этих процедур, если нет подтверждения о переходе на электронный формат сведений.

Трудовой кодекс РФ, статья 65, часть 5: в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель оформляет новую трудовую книжку, если трудовая книжка не может быть представлена по уважительным причинам.

Вывод

Таким образом, если нет бумажной трудовой книжки и в ЭТК отсутствует информация о поданном заявлении на электронный формат, работника первоначально направляют за дубликатом к предыдущему работодателю. Если это невозможно — заводится новая трудовая книжка по заявлению самого работника.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Когда и как можно уволить работника за отказ от прохождения медосмотра?
• Может ли работодатель изменить должностные обязанности после декрета?
• Нужен ли отдельный документ для видеонаблюдения и слежения за работой сотрудников?
• Должен ли сотрудник выходить в ночную смену, если с утра начинается отпуск?
• Могут ли обязать преподавателя работать вожатым в лагере во время отпуска?
• Сгорают ли неиспользованные отгулы через 3 года при увольнении?