Письмо об отсутствии хозяйственной деятельности — это стандартизированный шаблон, который направляют в адрес контролирующих структур фирмы и предприятия, решившие временно приостановить свой бизнес. Бланк письма не имеет унифицированной формы. Инструкции по оформлению и актуальные образцы — в статье.
Скачать образец письма в налоговую об отсутствии деятельности
Скачать образец письма в статистику об отсутствии деятельности
Скачать письмо в ПФР об отсутствии трудовых отношений
Скачать образец письма об отсутствии лицензируемых видов деятельности
Алгоритм приостановления деятельности
Решение о заморозке бизнеса принимается на основании целого ряда факторов и причин. Ключевой проблемой является кризисное состояние и финансовая неустойчивость экономического субъекта. Ликвидировать компанию полностью нет необходимости. Достаточно приостановить деятельность на определенное время, чтобы решить все накопившиеся вопросы.
Но одного решения собственника о заморозке бизнеса недостаточно. Требуется уведомить контролеров: составить письмо и направить его по всем контролирующим инстанциям (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее).
Важно соблюсти порядок действий при остановке деятельности.
Последовательность действий и комментарии к ним
Шаг № 1. Принимаем решение об остановке бизнеса.
Вердикт о приостановке деятельности выносится советом директоров или иным высшим органом управления компании. Например, принять соответствующее решение вправе директор единолично. Но только если уставом фирмы он наделен такими полномочиями.
Шаг № 2. Издаем распоряжение или приказ руководителя.
Принятое решение следует оформить документально. Издается приказ либо иная форма распоряжения о приостановке деятельности.
Шаг № 3. Аннулируем договорную документацию.
Расторгаем или аннулируем контракты, договоры и соглашения, по которым такие операции допустимы.
Шаг № 4. Выполнение принятых обязательств.
Все принятые обязательства, от исполнения которых нельзя отказаться, придется выполнить. Если по заключенным договорам и сделкам операций не производилось, то допускается расторжение договоров.
Шаг № 5. Освобождение работников от занимаемых должностей.
Оформите процедуру в соответствии с нормами статей 180 и 157 ТК РФ.
Шаг № 6. Уведомляем контролеров о приостановке бизнеса.
Направьте соответствующие письма в контролирующие министерства и ведомства.
Как уведомить ФНС
Направление уведомления в налоговую инспекцию — наиважнейший этап. Фискальные контролеры довольно пристально следят за любыми изменениями налоговой нагрузки субъекта. И при значительном уменьшении сумм налоговых отчислений инициируют выездные проверки. Чтобы избежать встречи с ревизорами, придется составить письмо.
Единой инструкции по оформлению, как и унифицированного бланка уведомления, нет. Документ оформляют в произвольном виде, но с учетом обязательных требований:
- Наименование территориального отделения ФНС укажите полностью. Пропишите наименование должности и Ф.И.О. начальника принимающего отдела службы.
- Полное наименование заявителя — компании или предпринимателя. Контактные данные и обязательно идентификационные коды — ИНН, КПП, ОГРН и ОКВЭД.
- Наименование документа. Это может быть «письмо о приостановке финансово-хозяйственной деятельности» или «справка об отсутствии работников в организации». В зависимости от сути пояснений, направляемых в ИФНС.
- Текстовая часть обращения должна раскрывать сложившуюся ситуацию, обстоятельства и причины, по которым деятельность субъекта временно приостановлена.
- Доказательная база. Перечислите все документы-основания, которые являются подтверждением факта приостановки бизнеса: приказ руководителя, копии дополнительных соглашений к контрактам о расторжении, освобождение работников от занимаемых должностей и прочее. Приложите копии документов к письму.
- Дата составления документа, подпись руководителя фирмы. Печать на письме ставить не обязательно. Но если в уставе фирмы предусмотрено использование оттиска на документации, то штамп придется поставить.
Подпись главного бухгалтера не обязательна. Образец письма в налоговую об отсутствии работников и налоговых объектов заверяется лишь руководителем. Но подпись главбуха ставится, если такая должность предусмотрена штатным расписанием компании.
Как отправить уведомление
Передать информацию в инспекцию можно разными способами. Например, предоставить пакет документов лично. Обязательно возьмите с собой паспорт и документы, подтверждающие полномочия руководителя. Подать бумаги может и официальный представитель, в таком случае требуется доверенность.
Допускается уведомить ФНС по почте. Направьте документацию заказным письмом. Обязательно оформите опись вложений. Этот квиток является подтверждением того, что вы своевременно направили сведения в инспектуру.
Можно отправить письмо электронно. Например, по защищенным каналам связи или при помощи учетной записи в личном кабинете налогоплательщика. В любом случае потребуются специальные средства криптографической защиты. Это усиленная квалифицированная цифровая подпись.
Письма в Пенсионный фонд и Соцстрах
Направить информацию в Пенсионный фонд и ФСС придется, даже если в компании нет ни одного работника. Например, если фирма остановила свою деятельность, и в ней числится только один учредитель. Причем с учредителем не заключен трудовой договор.
В уведомлении в обязательном порядке укажите:
- Период и причины, по которым деятельность приостановлена.
- Количество работников, с которыми заключены трудовые договоры.
- Паспортные и личные данные работников.
- Основания, по которым зарплата работникам не начисляется и не выплачивается.
- Причины, по которым фирма не уплатила страховые взносы и отчисления.
Справка оформляется в произвольной форме. Подпись руководителя или иного уполномоченного представителя обязательна. Подают сведения электронно, по почте или лично на бумаге.
Информация в Росстат и иные ведомства
Оповестить территориальный орган статистики тоже придется. Направьте стандартное письмо с указанием причин и периода, на который деятельность приостановлена. Если фирма обязана подавать узкопрофильные формы отчетности в Росстат, то придется подготовить дополнительные формуляры.
Отчитаться перед статистикой разрешено на бумаге или электронно. Допускается направить документы почтой. Напомним, что за непредоставление статистической отчетности предусмотрена административная ответственность в виде штрафов до 70 000 рублей (150 000 — за повторное нарушение). Важно уведомить Росстат заранее, чтобы избежать санкций от контролеров.
