Акт приема-передачи ЭЦП другому лицу: как правильно составить

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Закон не запрещает передачу электронной подписи другому лицу.
2. Владелец ЭП должен защищать сертификат и не давать его другим без согласия.
3. Любые последствия от использования подписи несет владелец, если сам не докажет кражу.
4. Передачу можно оформить как акт приема-передачи с указанием цели и срока.
5. Документ можно составить в свободной форме, главное указать все важные данные.

Разрешает ли закон передавать ЭЦП другому лицу

Основной нормативный документ, регулирующий вопросы выдачи и использования электронных подписей, — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Этим законом установлено, в частности, что ЭП — это аналог письменного автографа лица. При выдаче сертификата ЭП, в него вносятся паспортные данные его владельца.

Таким образом, передать ЭП другому человеку — это даже не то же самое, что выдать доверенность на представление интересов: по сути, это означает отдать личную подпись.

При этом ни Федеральный закон № 63-ФЗ, ни какой бы то ни было другой нормативный документ не содержат запрет на это, а санкция за передачу электронной подписи не установлена ни КоАП РФ, ни тем более УК РФ.

Более того, статья 10 63-ФЗ, описывая обязанности владельца ЭП, указывает на то, что он должен обеспечивать конфиденциальность сертификата и не допускать, чтобы его ЭП использовали без его согласия. Из такой формулировки следует, что, при наличии согласия владельца ЭП, ее вправе использовать другое лицо.

Процедура передачи ЭЦП

Несмотря на то что вопрос передачи ЭП законодательно не урегулирован, это очень распространенная практика. Часто в организации руководитель передает ЭП бухгалтеру, специалистам по закупкам или другим профильным службам для подписания документов в электронном виде.

Строго установленной процедуры передачи ЭП не существует. Стороны вправе заключить соглашение о передаче на использование ключа ЭЦП и оговорить в нем цели передачи, условия использования и дату возврата. Соглашение следует оформить в двух экземплярах для каждой из сторон.

Другой вариант, как зафиксировать передачу, — это составить акт о передаче средств электронной подписи документов от одного лица к другому. В нем также следует указать цель передачи и срок возврата.

Как составить документ приема-передачи

Строго установленной формы этого документа не существует: стороны вправе составить его в свободной форме так, как сочтут нужным. Если в организации регулярно совершается передача ЭП, то имеет смысл разработать типовые формы — например, типовой акт приема-передачи электронной подписи директора главному бухгалтеру удобно использовать всякий раз, когда бухгалтер берет токен руководителя, чтобы отправить отчетность.

В тексте следует указать:

• ФИО и паспортные данные обеих сторон;
• должности владельца ЭП и принимающего лица;
• формат ЭП: токен, электронный файл и пр.;
• дату передачи;
• цель использования и дату возврата, если стороны сочтут необходимым об этом договориться.

Вот для примера образец акта приема-передачи флешки с ЭЦП внутри организации:

Примерная форма акта приема-передачи ЭЦП для юридического лица: