Порядок перевыставления транспортных услуг: оформление и учет

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Когда товар доставляет транспортная компания, продавец может оформить это через агентский договор или повысить цену товара.
2. Чаще всего заключают отдельное соглашение, чтобы потом вернуть расходы покупателю.
3. Оформляют: договоры, счета и отчёт агента о расходах.
4. Агент получает все документы от перевозчика, а потом выдает покупателю свой счет-фактуру с нужными данными.
5. Для учета используют специальный счет 76 и обязательно передают копии документов покупателю.

Как работает перевыставление транспортных расходов покупателю

Самые простые способы включения доставки в стоимость товара – это самостоятельная доставка силами поставщика или покупателя.

Но зачастую приходится прибегать к услугам транспортных компаний, и тогда существует два варианта компенсации произведенных продавцом транспортных расходов:

• заключение агентского (посреднического) договора;
• изменение стоимости товара.

Первый вариант более распространен, хотя считается более трудозатратным в части оформления документов. Многие мои коллеги (и я с ними солидарна) предпочитают заключать агентский договор, а не изменять стоимость товара.

Да, это требует заключения дополнительного агентского договора на организацию транспортных услуг, стоимость которых затем агент перевыставляет принципалу (покупателю). Однако, ничего недоступного в этом нет, все решается достаточно просто. Как – расскажу ниже.

Второй вариант предполагает указание в договоре поставки возможности изменения стоимости товара на основании п.3 ст. 485 ГК РФ. Строго говоря, при этом варианте перевыставления расходов не происходит, а происходит пересмотр цены товара в соответствии с условиями договора. Т.е. речь, скорее, идет о возмещении затрат на доставку. В этом случае стоимость товара в ТОРГ-12 сразу включает в себя стоимость доставки.

Узнайте, как заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12

Оба варианта имеют плюсы и минусы, так что, как всегда, выбор за вами. А зависит он от многих причин, которые темой данной статьи не являются.

Мы же сосредоточимся на процедуре перевыставления транспортных расходов от агента принципалу.

Как оформить перевыставление транспортных расходов

Итак, покупатель заказал у поставщика определенный товар и поручает поставщику организовать его доставку, действуя от своего имени, но в интересах и за счет покупателя.

Как прописать условие в договоре

В договоре поставки в этом случае наличествует раздел (или пункт) о том, что продавец обязуется взять на себя все хлопоты по организации доставки – поиск перевозчика, заключение с ним договора, контроль за исполнением договоренности. Покупатель же обязан оплатить услуги перевозчика и принять товар.

В развитие ситуации заключается агентский договор с поставщиком, конкретизирующий его задачи по данной поставке.

Какие первичные документы оформлять

Алгоритм действий при перевыставлении транспортных расходов

Продавец (он же в нашем случае агент), заключает с перевозчиком договор транспортной экспедиции, копию которого он направляет заказчику (принципалу).

Как правило, перевозка грузов осуществляется на условиях предоплаты (частичной предоплаты). Условие прописывают в договоре, а для верности транспортная компания выставляет счет на предоплату на имя агента. Этот последний, в свою очередь, выставляет счет заказчику, приложив копию документа, полученного от перевозчика.

Может пригодиться: как прописать предоплату в договоре

Получив от заказчика деньги, агент вносит предоплату транспортной компании. Если я представляю компанию покупателя, то требую от агента исполненное платежное поручение. Это так, между строк.

По исполнении договора транспортной экспедиции посредник оформляет для заказчика отчет агента, в котором детализирует произведенные расходы и фиксирует размер своего вознаграждения.

А теперь в качестве вишенки на торте займемся самым интересным – счетами-фактурами.

Как оформить счет-фактуру

Процесс начинается с получения агентом счета-фактуры на свое имя, выписанного компанией-перевозчиком. Однако, указанные в документе суммы никак не связаны с деятельностью компании-агента. Это транспортные расходы покупателя (заказчика, принципала), им и полученные, и оплаченные. Следовательно, расходы перевыставляются ему.

Полученный от перевозчика счет-фактуру агент фиксирует в журнале, но в книгу покупок не включает по изложенным причинам.

Затем он оформляет счет-фактуру для заказчика, изменяя при этом информацию в строках:

Если доставка заказана в рамках одного агентского договора, то табличная часть перевыставленного счета-фактуры полностью повторяет данные перевозчика.

Случается, что агент перевозит товары силами одной транспортной компании за одну поездку для нескольких принципалов. Тогда при перевыставлении расходов придется разделить указанную в документе перевозчика сумму. Сколько заказчиков объединяет доставка, столько счетов-фактур создаст бухгалтер фирмы-агента. Разделение по-братски здесь не подойдет – только в соответствии с агентскими договорами и отчетами агента.

Подробнее: как заполнить счет-фактуру

Перевыставленный счет-фактуру агент фиксирует в журнале полученных и выставленных сч/фактур, в книгу продаж не заносит.

В книге продаж появляется только счет-фактура на агентские услуги.

И еще: как провести перевыставление услуг в программе 1С

Перевыставление транспортных расходов: частые вопросы