Закрывающие документы по перевозкам грузов

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Какими могут быть закрывающие документы по перевозкам

Закрывающие документы по транспортным услугам — это комплект первичных учетных документов, который подтверждает факт оказания услуг доставки, их объем, стоимость и отсутствие претензий между заказчиком и перевозчиком. Они закрывают сделку в бухгалтерском и налоговом учете, позволяя заказчику списать расходы, а перевозчику — признать выручку.

Подробнее: что такое закрывающие документы в бухгалтерии

2026 год меняет состав обязательных перевозочных документов. К ранее обязательным бумажным формам на услуги доставки грузов добавляются электронные для некоторых категорий бизнеса.

Перечень закрывающих документов по транспортным услугам:

1. Договор на оказание услуг доставки (перевозку грузов, доставку товара и пр.).
2. Транспортная накладная (в бумажном или электронном виде). Подтверждает факт оказания услуг транспортировки груза. По пп. «б» п. 1 ст. 1 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ электронная транспортная накладная становится обязательной для всех участников грузоперевозок с 1 сентября 2026 года.
3. УПД на оказание услуг доставки (в форме акта или акта со счетом-фактурой).
4. Акт оказанных услуг.
5. Счет-фактура для вычета НДС.
6. Путевой лист. Содержит обязательную информацию о водителе, медосмотре и пр.

Еще один вид закрывающей документации на услуги транспортировки — это единый транспортный документ (или ЕТД). Это документ, который подтверждает заключение договора перевозки в прямом смешанном сообщении (перевозка грузов или пассажиров несколькими видами транспорта по одному документу). Можно заполнить в электронном или бумажном виде. Форму для заполнения бумажного бланка найдете в Приказе Минтранса России от 11.06.2025 № 187. Электронный формат — в Приказе ФНС России от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@. Его заполняет перевозчик, заключивший договор с грузоотправителем или пассажиром.

Товарная, транспортная и товарно-транспортная накладные

Для правильного оформления перевозки грузов важно различать три типа накладных, каждый из которых выполняет свою функцию и регулируется разными нормативными актами. Рассмотрим их последовательно.

Товарная накладная

Товарная накладная — это накладная по форме ТОРГ-12. Она предназначена для оформления продажи (отпуска) товаров. Фиксирует переход права собственности на ТМЦ от продавца к покупателю. Для оформления услуг перевозки в качестве закрывающего документа в общем порядке не предназначена.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — это перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Такое определение дано в пп. 20 ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ. В накладной отражаются все ключевые сведения о перевозке груза:

• данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя (наименования, ИНН, адреса);
• характеристики груза (наименование, вес, количество мест, объем);
• информация о транспортном средстве (марка, госномер);
• условия перевозки (маршрут, сроки доставки);
• фактические дата и время погрузки и выгрузки;
• состояние груза при приемке и выдаче;
• стоимость транспортировки с указанием ставки НДС.

Пример заполнения транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (или ТТН) — это унифицированная форма № 1-Т, которая состоит из товарного и транспортного раздела. Форма утверждена в постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Как всем известно, унифицированные формы не являются обязательными к применению. Но оформление ТТН обязательно при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Определение товарно-транспортной накладной не обозначено в уставе автомобильного транспорта. Перечень применяемых форм, в том числе закрывающей документации, устанавливается субъектом грузоперевозок в учетной политике. Заменой закрывающей ТТН послужит выставление УПД и транспортной накладной.

Пример заполнения товарно-транспортной накладной

Знаете, за 10 лет работы с бухгалтерией транспортных компаний я усвоила одно железное правило: «Груз может доехать, а сделка — нет». И дело не в водителе, и не в дорогах. Все упирается в закрывающие бумажки. Без правильно оформленной транспортной накладной и акта налоговая просто не поверит, что перевозка вообще была. На камералках запрашивают все, что связано с перевозкой товара, даже иногда сведения о водителе. Следите за закрывающей документацией.

Подробнее: как оформить транспортную накладную и ТТН

Акт оказанных услуг (или приемки-передачи)

Акт оказанных услуг — это закрывающий первичный документ, который подтверждает, что услуга оказана и стороны не имеют претензий друг к другу.

В 2026 году форма закрывающего акта остается свободной, с наличием обязательных реквизитов по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Форму акта закрепите в учетной политике, приложении договора. Какие элементы включить в закрывающий акт:

1. Дату, номер, место составления, ссылку на договор перевозки груза.
2. Сведения о сторонах перевозчика и заказчика.
3. Предмет услуг перевозки. Например, перевозчик оказал услуги, а заказчик принял услуги по перевозке груза. Можно дополнительно детализировать маршруты перевозки.
4. Стоимость. Укажите цену, наличие НДС.
5. Подтверждение отсутствия претензий при подписании закрывающего документа.
6. Подписи сторон с расшифровкой ФИО ответственных лиц. При наличии поставьте печати.

Пример акта на транспортные услуги

Универсальный передаточный документ

Часто перевозчики выставляли вместо акта УПД для подтверждения оказания услуг доставки. Форма УПД официально изменилась с 2026 года из-за внесений изменений в часть счета-фактуры по постановлению Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. Выставьте УПД как закрывающий документ на услуги перевозки грузов со статусом:

• «1», если в сделке есть НДС;
• «2», если УПД выполняет функцию акта.

Пример заполнения УПД на транспортные услуги

Счет-фактура

Форма счета-фактуры аналогично изменилась с 1 апреля 2026 года. Также в документе требуется заполнение новой строки 5б. Счет-фактура как закрывающий документ выдается заказчику, чтобы он смог принять НДС по услугам перевозки к вычету.

Пример счета-фактуры по транспортным услугам