3 182
Оставить комментарий Распечатать

Как настроить отправку чеков на электронную почту

Размер шрифта:

Цифровизация и дефицит чековой ленты сделали свое дело: бумажные фискальные документы (ФД) стали необязательны.  Документ, подтверждающий оплату, никуда не делся — он лишь приобрел современный вид. Разбираемся, как отправить электронный чек (ЭЧ) покупателю на почту или в мессенджер, чтобы идти в ногу со временем.

Зачем нужен электронный чек

Закон 54 ФЗ «О применении кассовой техники», вступивший в силу еще в 2017 году, юридически уравнял «права» бумажных и цифровых фискальных документов.

С облегчением вздохнули владельцы интернет-магазинов: им непросто было соблюдать требование закона о немедленной выдаче бумажного ФД. Теперь достаточно иметь собственное приложение для телефонов, и вопрос, как отправить электронный чек покупателю, решен: документ появится у него сразу после оплаты товара.

У бумажного и электронного вариантов есть некоторые особенности, что, впрочем, никак не умаляет достоинств последнего. Отличия такие:

  • в ЭЧ не всегда указывается ИНН продавца, тогда как для бумажного документа это обязательный реквизит;
  • обязательным для бумажного, но не для цифрового ФД является наличие в нем ИНН и ФИО кассира, а также QR-кода;
  • в ЭЧ указывается система налогообложения, применяемая продавцом. Для бумажного носителя такого требования нет.

Все это чисто технические моменты, которые не имеют принципиального значения для покупателя.

Мы все уже привыкли к вопросу кассира: вам чек печатать? Это означает, что оборудование продавца знает, как отправить копию чека на электронную почту или на телефон.

Полезно по теме: как перейти на чеки в электронном виде и куда их отправлять

Впрочем, при онлайн покупках (магазин, пункт выдачи интернет-заказов, курьерская доставка) выдача бумажного чека все еще необходима.

Есть еще несколько ситуаций, когда покупка оформляется ТОЛЬКО бумажным документом:

  • расчеты производятся в местности, значительно удаленной от связи (п. 2 ст. 1.2. 54 ФЗ). Местная администрация должна сформировать исчерпывающий список таких регионов;
  • расчеты производятся на объектах, связанных с деятельностью силовых структур, в военных частях и т.п.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что должно быть в кассовом чеке. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как настроить отправку ЭЧ

До осуществления платежа покупатель просит отправить ему электронный чек на телефон или почту. В этом случае отправляется смс-сообщение. Направлять документ на e-mail умеют пока не все кассы.

Продавец вправе настроить отправку ЭЧ непосредственно со своей кассы. Для этого она комплектуется специальным программным обеспечением. Это ПО позволяет не только сформировать электронный кассовый чек, но и направить его покупателю.

Инструкция: как отправить кассовый чек на электронную почту продавцом.

Шаг 1. Покупатель, приобретая товар (оплачивая работу или услугу) и желая получить ЭЧ, сообщает продавцу номер телефона или адрес почты. Согласие на обработку персональных данных оформлять не нужно. Продавец вносит информацию в свою программу.

Шаг 2. Покупатель оплачивает товар через любую платежную систему (карта, СБП, ю-мани и т.п.).

Шаг 3. Магазин получает от платежной системы подтверждение проведенной транзакции.

Шаг 4. ПО ККТ формирует кассовый чек.

Шаг 5. Кассир выбирает на мониторе команду «ЭЧ отправить» (наименование команды различается на различных моделях ККТ).

Шаг 6. Информация с ККТ (реквизиты ЭЧ) направляется в ИФНС.

Обязанности формировать ЭЧ исключительно на своей кассе у предпринимателя нет. Продавец может поручить процедуру ОФД, с которым у него заключен договор.

Инструкция: как настроить отправку электронных чеков через ОФД.

Узнайте, что такое ОФД для касс

Шаг 1. Покупатель, приобретая товар (оплачивая работу или услугу) и желая получить ЭЧ, сообщает продавцу номер телефона или адрес почты. Продавец направляет информацию оператору.

Шаг 2. Покупатель оплачивает товар через любую платежную систему (карта, СБП, ю-мани и т.п.).

Шаг 3. Магазин получает от платежной системы подтверждение проведенной транзакции.

Шаг 4. ПО ККТ формирует кассовый чек, который фиксируется у ОФД.

Шаг 5. ОФД направляет ЭЧ покупателю.

Шаг 6. Информация от ОФД (реквизиты ЭЧ) направляется в ИФНС.

ВАЖНО!
На e-mail фискальный документ отправится бесплатно, а за смс придется заплатить по действующему тарифу.

Многие предприниматели уже подсчитали: разобравшись, как переслать электронный чек, они получают значительную экономию, переставая приобретать бесконечное количество лент для онлайн-кассы.

Безусловным удобством стал четко обозначенный срок выдачи ЭЧ: до получения покупателем товара (при отправке почтой или курьерской доставке), но не позже следующего рабочего для после внесения оплаты за товар. Это позволило интернет-магазинам не суетиться: не заботиться о том, как отправить онлайн чек по электронной почте после каждой оплаты. Эта процедура весьма трудоемкая и приводит к ошибкам. Теперь в конце рабочего дня фискальные документы направляются сразу всем покупателям, совершившим покупки в течение дня.

Как приходит электронный чек на телефон

После совершения покупки покупателю придет смс от продавца на указанный номер телефона. Размер самого сообщения ограничен, следовательно, в получаемом на телефон документе содержится только самая необходимая информация:

  • регистрационный номер онлайн-кассы;
  • итоговая сумма покупки;
  • дата и время ее совершения;
  • фискальный признак документа;
  • ссылка для скачивания в PDF-формате.
Подробнее: какие обязательные реквизиты должны быть в кассовом чеке

Для продавца важно отправить именно смс, тогда как выслать чек на электронную почту действующее законодательство не требует.

  • 2022-10-19 15:16:57
    Применение электронных документов помогает сберечь массу бумаги – это очень важный фактор для тех, кто обеспокоен нерациональным расходованием природных ресурсов планеты.
Оставить комментарий Распечатать
Дорофеева Ирина
Дорофеева Ирина Бухгалтер

Стаж в должности главного бухгалтера коммерческих предприятий более 30 лет. Есть опыт работы финансовым директором и даже налоговым инспектором.