Нужен ли журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе

Журнал кассира-операциониста — это документ, в котором отражают приход и расход наличности за смену. Для тех, кто работает с онлайн-ККТ, его заполнение необязательно.

Содержание

Нужен ли журнал после установки онлайн-кассы

Применение контрольно-кассовой техники регулируется 54-ФЗ от 22.05.2003. После перехода на онлайн-кассы порядок оформления кассовых документов изменился: книга кассира-операциониста при онлайн-кассе в 2021 году фактически не нужна. Форму КМ-4 из постановления Госкомстата №132 от 25.12.1998 обязательно применяли, когда работали со старыми контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Теперь же все документы и отчеты формируются онлайн и автоматически передаются для контроля в ИФНС.

ВАЖНО!
В 2021 году электронный журнал ККТ вести необязательно (письма ФНС №ЕД-4-20/18059@ от 26.09.2016, Минфина №03-01-15/37692 от 16.06.2017, №03-11-11/61091 от 13.08.2019). Все, что раньше (до июля 2017 года) кассир записывал в журнал, теперь передается в Федеральную налоговую службу онлайн.

После введения онлайн-ККТ большинство унифицированных форм по кассе отменили. Это касается не только КМ-4, но и других форм КМ: актов №1, 2, 3, журнала о регистрации ККТ без кассира-операциониста №5, справки-отчета №6, сведений о счетчиках контрольно-кассовой техники №7, формы вызова технических специалистов №8 и акта о проверке наличности в кассе №9 (письмо ФНС №ЕД-4-20/18059@). Обязательными для онлайн-касс остались только три документа:

  • кассовая книга (для ИП — на усмотрение предпринимателя);
  • приходный ордер (ПКО);
  • расходный ордер (РКО).

Но компания или ИП вправе вести журнала кассира-операциониста по собственной инициативе, законом это не запрещено. Многие используют его для внутреннего учета: через КМ-4 удобно контролировать выручку по каждой смене.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять кассовые операции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнять КМ-4

По правилам для каждого кассового аппарата оформляют отдельную форму КМ-4. Журнал ведет сотрудник, который непосредственно занимается кассовым обслуживанием, то есть кассир. Хранить его следует в бухгалтерии или у руководителя. Для заполнения используют унифицированную форму из постановления ГКС №132.

В учетной форме ежедневно (после каждой смены) отражают показатели выручки, которые сняли с кассового аппарата. КМ-4 формируют после снятия Z-отчета. Это позволяет сравнивать и контролировать остатки по операционному результату и фактической наличности. В онлайн-кассах так делать не требуется, все остатки фиксируются в отчете о закрытии смены.

Вот как заполнить журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе, если ИП или организация решили его вести:

  1. Оформить обложку, указав название компании и структурное подразделение, ИНН, ОКПО и ОКВЭД.
  2. Привести информацию о кассовом аппарате. Указать модель ККМ, регистрационный номер и номер производителя, прикладную программу бухучета.
  3. Определить период, за который заполняется КМ-4. Вписать Ф. И. О. ответственного кассира-операциониста.
  4. Заполнить сведения по сменам. Потребуются дата смены, номер отдела, Ф. И. О. операциониста, суммы в кассе на начало и на конец дня и фактическая выручка. Каждая запись сопровождается подписями ответственных сотрудников.
  5. Зафиксировать результаты на конец рабочего дня. Указать, сколько денег сдано в бухгалтерию, сколько возвратов покупателям провели за день. Понадобятся подписи ответственных и на конец смены.

Так выглядит заполненный журнал ККМ в 2021 году:

  • 2021-10-25 07:55:34
    Организации и ИП, которые применяют ККТ, работают по такой схеме: в начале смены кассиру выдают размен по РКО. В течение рабочего дня он принимает оплату от покупателей, выдает чеки. В конце дня формируется отчет о закрытии смены, после этого кассир сдает наличные бухгалтеру. Бухгалтер принимает деньги по двум приходным ордерам: на сумму выручки и на возврат размена. Все ПКО и РКО, которые составили за рабочий день, обязательно отражаются в кассовой книге.
Задорожнева Александра Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.