Как в бюджетном учете отражать выплату больничных сотрудникам

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Общие правила расчета и оплаты больничного в бюджете

Механизм расчета и оплаты пособий по временной нетрудоспособности в бюджете ничем не отличается от других сфер. Первые 3 календарных дня болезни оплачивает работодатель за счет собственных средств, а начиная с четвертого дня и до окончания больничного пособие перечисляет СФР. Причем не через учреждение, а напрямую застрахованному лицу (п. 1 ч. 2 ст. 3 255-ФЗ от 29.12.2006). Работодатель в этом процессе выполняет роль посредника: получает электронный листок нетрудоспособности, рассчитывает и выплачивает пособие за первые три дня, а затем передает сведения в СФР для назначения выплаты за остальной период.

Но хочу разобрать спорный случай. В своей практике я сталкивалась с ситуацией, когда сотрудник в первый день болезни фактически работал. По мнению СФР, в такой ситуации работодатель обязан оплатить 3 первых оплачиваемых дня нетрудоспособности, начиная со второго дня, то есть за второй, третий и четвертый дни болезни. Суды не всегда поддерживают эту позицию, но я настоятельно рекомендую обратиться в территориальное отделение СФР за разъяснениями во избежание доначислений при проверке.

Оплачивают больничные и действующим, и бывшим сотрудникам в одинаковые сроки. За счет работодателя — в ближайший день выплаты зарплаты в учреждении, за счет СФР — в течение 10 рабочих дней после получения сведений от работодателя (ст. 14.1, 15 255-ФЗ). Но учтите, что бывшему работнику оплачивается только его собственная болезнь или травма. Больничные по уходу за ребенком, другим членом семьи и по карантину к оплате не принимаются.

Подробнее: как и в какие сроки оплачивается больничный лист

КВР и КОСГУ при оплате больничного работнику

Правильный выбор кодов бюджетной классификации зависит от статуса получателя пособия. Ошибка в коде может привести к искажению бюджетной отчетности и претензиям со стороны органов финансового контроля:

1. Действующий работник бюджетного учреждения. Для выплаты пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности действующему сотруднику бюджетного учреждения применяется КВР 111 «Фонд оплаты труда учреждений» в увязке с подстатьей КОСГУ 266 «Социальные пособия и компенсации персоналу в денежной форме» (п. 10.6.6 порядка, утв. Приказом Минфина № 209н от 29.11.2017). Это правило действует независимо от типа учреждения — казенного, бюджетного или автономного.
2. Государственный гражданский служащий. Для госслужащих применяется КВР 121 «Фонд оплаты труда государственных (муниципальных) органов» и та же подстатья 266 КОСГУ. Эту позицию Минфин подтвердил в Письме № 02-05-09/82574 от 22.08.2025.
3. Исполнитель по ГПД. Для исполнителей по гражданско-правовым договорам, которые с 2025 года подлежат обязательному социальному страхованию, пособие за первые 3 дня отражается по КВР 321 «Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств» и подстатье 262 «Пособия по социальной помощи населению в денежной форме» (Приказ Минфина № 166н от 13.11.2024). И здесь многие коллеги до сих пор допускают ошибки, применяя «зарплатные» коды.

Расходы по НДФЛ, который удержали при выплате больничного работнику (причем любому: как действующему, так и бывшему), отражают по тем же КВР и подстатьям КОСГУ, что и расходы на оплату самого БЛ.

Непосредственно расчеты по выплате пособия за первые 3 дня болезни в период действия трудового договора проводят по счету 0 302 66 000 (п. 143, 144 Порядка применения Единого плана счетов из Приказа Минфина № 121н от 30.08.2024). А вот какие проводки надо сделать, чтобы отразить БЛ действующему работнику за счет работодателя:

КВР и КОСГУ при оплате больничного бывшему работнику

Оплата больничного бывшему работнику — одна из самых сложных ситуаций с точки зрения классификации. По закону работодатели смогут заплатить по БЛ уволенному сотруднику, если болезнь или травма наступили в течение 30 дней после уволнения (ст. 5 255-ФЗ). Поэтому здесь принципиальное значение имеет дата открытия листка нетрудоспособности, а не дата назначения пособия:

1. Больничный открыт до увольнения. Если ЭЛН открыли в период действия трудового договора, но сотрудник предъявил его уже после увольнения, то пособие за первые 3 дня выплачивается по тем же кодам, что и действующему сотруднику: КВР 111 (или 121 для госслужащих) и КОСГУ 266. Процент оплаты зависит от страхового стажа — 60, 80 или 100 %. Всё будет, как если бы работник не увольнялся.
2. Больничный открыт после увольнения в течение 30 дней. Здесь применяется совершенно другой порядок. Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после увольнения, то расходы на выплату пособия за первые три дня отражаются по КВР 321 в увязке с подстатьей 264 «Пенсии, пособия, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в денежной форме». А размер выплат фиксирован и составляет 60 % от среднего заработка независимо от страхового стажа.
3. Больничный открыт сокращенным работником. Для этой категории Минфин выпустил отдельные разъяснения. Пособия бывшим работникам, уволенным по сокращению штата, по временной нетрудоспособности за первые три дня отражаются по КВР 321 в увязке с подстатьей 266 КОСГУ (Письмо № 02-08-10/44680 от 13.06.2019).

Расчеты по выплате пособия за счет работодателя уволенному работнику отражают на счете 0 302 64 000. Вот как провести в бюджетном учете выплаты за дни болезни после увольнения:

Подробнее:

• таблица соответствия КВР и КОСГУ для бюджетных учреждений;
• как вести бухгалтерский учет в бюджетном учреждении.