Как подготовить акт о расхождениях в 1С

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Акт о расхождениях нужен, если полученные товары или услуги отличаются от согласованных.
2. Его составляют в 1С, чтобы зафиксировать несоответствия и решить проблему с поставщиком.
3. Несоответствия могут быть в количестве, качестве или ассортименте товаров.
4. Чтобы сделать акт, нужна актуальная версия 1С и аккуратный сбор всех документов.
5. Программа автоматически создаст акт после внесения данных о поставке и обнаруженных различиях.

В каких случаях составляют акт о расхождениях в 1С

Организации учитывают товары, сырье, материалы в соответствии с ФСБУ 5/2019. Акт о расхождениях при поступлении товаров (работ, услуг) в 1С:Бухгалтерия составляется в тех случаях, когда обнаружено несоответствие фактически полученных товаров, выполненных работ или оказанных услуг тому, что было заявлено или оговорено в договоре.

Может пригодиться: как написать претензию поставщику

Составление документа в 1С:Бухгалтерия необходимо для официальной фиксации претензий к поставщику или подрядчику и проведения последующих расчетов. Примеры расхождений, которые должны быть отражены в программе:

• недостача ТМЦ — когда количество полученных единиц товара меньше, чем указано в сопроводительных документах или договоре;
• излишки товара — когда поставлено больше товара, чем необходимо по документам;
• отгрузка не тех ТМЦ, которые были заказаны, — ошибка в ассортименте;
• некачественный товар: дефекты, повреждения, истечение срока годности, несоответствие техническим характеристикам и т. д.;
• некомплектность товара — отсутствие компонентов, аксессуаров, инструкций и т. п.;
• ошибки в сопроводительных документах — расхождение данных в накладных, сертификатах соответствия или другой технической документации. Например, поставщик привез алкоголь, а акцизные марки не соответствуют тем, которые находятся на бутылках;
• несоответствие объема или качества выполненных работ или оказанных услуг — это может быть неполное выполнение обязательств, сроков.

Например, контрагент задержал поставку. За это время компания часть заказанных материалов приобрела в розничной торговле, чтобы не простаивало производство. Если в условиях договора предусмотрен пункт о возврате ТМЦ в случае несоблюдения сроков, то организация вправе принять только нужные ей материалы из накладной и составить акт расхождений в 1С:Бухгалтерия на остальные.

Полезно: как заполнить товарную накладную ТОРГ-12

Что нужно для формирования акта о расхождениях в 1С

Нередко у пользователей программ возникают вопросы, почему не удается автоматически формировать акт при приемке ТМЦ в программе 1С:Бухгалтерия. Это бывает, когда используется неактуальная или нелицензионная программа. Поэтому для оформления акта вам надо выполнить следующие шаги:

• убедитесь, что вы используете актуальную версию программы 1С:Бухгалтерия, поддерживающую формирование акта о расхождениях;
• проверьте, есть ли у вас доступ к разделу учета в 1С:Бухгалтерия, отвечающему за приемку товаров, и права на создание корректирующих документов. Настройки делаются в разделе «Права пользователей»;
• соберите необходимую информацию о поставке, включая сопроводительные бумаги (накладные, счета-фактуры, договор поставки и т.д.);
• произведите приемку ТМЦ, сравнив фактическое наличие с данными сопроводительных бумаг. Зафиксируйте несоответствия по количеству, качеству, ассортименту и т.д. или получите сведения от лица, занимающегося приемкой. Их необходимо отразить в программе 1С:Бухгалтерия;
• внесите информацию, указав все параметры, по которым ТМЦ не соответствует условиям договора (недостача, излишек, несоответствие характеристик, повреждения и т.д.);
• получите подписи от ответственных лиц со стороны поставщика и покупателя, которые участвовали в приемке товара, при помощи электронной подписи или на распечатанном экземпляре. Это необходимо для юридической значимости;
• отправьте акт поставщику для согласования расхождений и принятия соответствующих мер (возврат товара, замена, пересорт, дополнительные поставки, финансовые корректировки и т.д.).

Как сформировать акт о расхождениях в 1С

Приведу пошаговую инструкцию, как сформировать акт о расхождениях в программе 1С:Бухгалтерия:

Шаг первый. Ввод данных с документа поступления

Зайдите в «Поступление товаров (работ, услуг)». Введите данные о поставщике, товаре по предоставленным бумагам. Заполните:

• номер и дату накладной (акта), полученных вместе с товаром;
• название контрагента;
• НДС (сверху, в стоимости товара, без НДС);
• галочку, если получены бумажные экземпляры;
• реквизиты договора (может быть просто «Основной договор»);
• счет на оплату (если есть);
• заполните таблицу, где укажите количество, стоимость товара, ставку и сумму НДС.

При заполнении таблицы в 1С:Бухгалтерия используйте данные из документации поставщика.

Документ "Поступление товаров и услуг" для формирования акта о расхождениях в 1С

Шаг второй. Внесите расхождения при приемке ТМЦ

Здесь руководствуйтесь принятыми в компании правилами внутреннего документооборота и момента, когда обнаружены несоответствия. Возможно, хватит пометок в накладной с подписью кладовщика и представителя контрагента либо приемщик обязан написать докладную записку и представить ее в бухгалтерию после утверждения с приложенным актом. На этом этапе надо снова зайти в документ «Поступление» и поставить галочку в окне «Есть расхождения». Форма сразу поменяется. В ней добавятся строки: по документу и по факту. Сюда потребуется внести несоответствия. Программа автоматически выведет расхождения.

Расхождения при приемке товара для отражения в акте в 1С

Шаг третий. Проведите акт

После проведения программа 1С:Бухгалтерия автоматически формирует акт.

В документе "Поступление товаров и услуг" автоматически формируется "Акт о расхождениях"

Подробнее: как составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2

Часто задаваемые вопросы по теме