Операторы электронного документооборота: как выбрать и подключиться

Кто такие операторы ЭДО

Оператор ЭДО обеспечивает процесс обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами (компаниями или индивидуальными предпринимателями) или между контролирующими органами и плательщиками налогов и сборов.

В соответствии с Приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, к компаниям, предлагающим ЭДО, предъявляются следующие требования:

• владение программными средствами, обеспечивающими возможность использования ЭЦП и создания платформы электронного документооборота для информационного взаимодействия;
• обязательная регистрация в качестве юридического лица на территории РФ;
• наличие лицензии на осуществление этого вида деятельности.

Выполнение этих требований проверяется ФНС России, и список операторов электронного документооборота, прошедших процедуру проверки, публикуется на сайте ФНС. Этот список представляет собой такую таблицу:

Функции оператора ЭДО

Основная функция — осуществление обмена электронными документами. Это документы, которые перевели в электронный вид и подписали ЭЦП.

Процесс подписания документации при подключении к системе электронного документооборота становится простым и быстрым. Достаточно загрузить документ в программу, подписать, выбрать контрагента и ожидать подписи другой стороны. Кроме того, система ЭДО поможет:

• согласовать договор, провести сверку взаиморасчетов, обменяться накладными и УПД;
• предоставить документы в контролирующие органы;
• сохранить документацию в архиве;
• подписать документы с любого устройства, распределить по подразделениям, составить маршруты согласования.

Многие операторы способны поддерживать высокий сервис электронного документооборота, в том числе круглосуточную техническую поддержку по телефону или на своих сайтах. И способны обеспечить роуминг, что позволяет контрагентам подключаться к разным системам электронного документооборота и успешно осуществлять обмен.

Кроме удобства, подключение к ЭДО является требованием некоторых компаний для партнерства, например, при размещении торговой площадки в Яндексе электронный документооборот — обязательное условие взаимодействия с этой крупнейшей площадкой маркетплейса.

Участники оборота маркированной продукции обязаны использовать ЭДО для передачи сведений о переходе права собственности на товар. Например, с 01.09.2022 в рамках внедрения маркировки молочной продукции все участники этой отрасли должны передавать в систему маркировки «Честный знак» сведения о приемке товара в формате универсального передаточного документа (УПД) через организации ЭДО (Информация ФНС России от 09.08.2022 «Электронный документооборот будет применяться в маркировке молочной продукции»).

Как подключиться

При ответе на вопрос, как выбрать оператора электронного документооборота, обращайте внимание на следующие критерии:

• понятный интерфейс. Из-за перегруженного интерфейса сотрудники могут игнорировать систему: в ней трудно разобраться;
• наличие интеграции с бухгалтерской программой (1С, Парус или другое) позволит сразу отправлять созданные документы контрагенту;
• отзывы об операторе и его технической поддержке (сроки ответа, помощи, исправления ошибок);
• тарифы. Обратите внимание, что входит в базовый пакет, а за что придется доплачивать.

На сайте ФНС России размещен калькулятор, который поможет рассчитать экономический эффект внедрения ЭДО.

Осуществив выбор, заключайте договор с оператором электронного документооборота и не забудьте оформить ЭЦП. Как правило, компания ЭДО помогает и с этим.

Тарифы

Диадок

Диадок, он же оператор электронного документооборота Контур, предоставляет 4 тарифа на исходящие документы: 250 шт. — 1900 ₽, 600 — 4200 ₽, 1200 — 7800 ₽, 3000 — 18 600 ₽.

Входящие бумаги принимаются бесплатно и нет роуминга. Они имеют хорошие отзывы, помогают получить ЭЦП и настроить систему. Есть мобильное приложение и доступна интеграция в 1С.

СБИС

В отличие от Контура, СБИС предлагает многопользовательскую систему за дополнительные деньги (по 2000 ₽ — за каждого пользователя). То есть чтобы присоединить к системе 10 сотрудников, понадобится заплатить 20 000 ₽ за настройку.

Но тариф на ЭДО ниже: вместо 18 600 ₽ в месяц за 3000 документов СБИС берет 13 500 ₽. Это в полтора раза дешевле, чем в Контуре, есть настройка с 1С.

Taxcom

Такском занимается техническим сопровождением бизнеса с 2000 года. Недавно они получили лицензию оператора ЭДО.

Для первого знакомства предусмотрен стартовый пакет: полная настройка, обучение и 200 исходящих документов за 6200 ₽. Дальше необходимо докупать наборы отправок: от 15 рублей — за документ.

Сфера Курьер (Сбер)

Оператор ЭДО из экосистемы Сбербанка. Цены сильно ниже, чем у конкурентов: от 7 до 5 рублей — за отправленный документ. Если у вас больше 1500 исходящих в месяц, цена еще ниже.

В стоимость входит веб-панель, роуминг без доплат, автоматическая передача кодов маркировки в «Честный знак».

Может пригодиться:

1. «Электронный документооборот на предприятии: порядок организации»
2. «Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить»