Онлайн-программа автоматизации учета в магазине Subtotal: подробный обзор от ppt.ru

Размер шрифта:

Сейчас трудно представить работу торговой организации без автоматизации процессов ее деятельности. Предлагаем познакомиться с программой Subtotal, созданной для решения этой задачи. Рассмотрим функциональные возможности, обсудим стоимость, рассмотрим интересные «фишки» и расскажем о собственном опыте работы с программой в течение уже 7 лет.

Навигация

Это не реклама!

Эта статья — часть цикла материалов о компьютерных программах и сервисах для бизнеса, преимущественно — российских разработках.

Наши авторы — реальные пользователи программ. Они честно делятся опытом, не скрывая ни плюсов, ни минусов.

Мы не получаем от разработчиков никаких материальных или нематериальных выгод. Наша задача — предоставить объективную информацию, чтобы вы могли выбрать подходящее решение.

Онлайн-программа Subtotal (произносится как «Сабтотал») разработана для автоматизации работы розничных магазинов. Но ее успешно используют общепит и сфера услуг. Программа помогает вести складской учёт и регистрировать розничные продажи. Возможность создания счетов, универсальных передаточных документов (УПД) и коммерческих предложений делает программу подходящей как для работы с физическими лицами, так и с организациями или ИП. Subtotal формирует клиентскую базу и позволяет управлять продажами, взаимодействовать с покупателями товаров и услуг, внедрять системы скидок и бонусов. Для руководителя бизнеса Subtotal предоставляет инструменты контроля и анализа различных бизнес-показателей.

Преимущества использования программы Subtotal

Лаконичный и простой интерфейс — одно из главных преимуществ Subtotal. Его личный кабинет и кассовое приложение интуитивно понятны, ими легко пользоваться. Благодаря этому значительно упрощается процесс освоения программы. Это особенно важно при обучении новых сотрудников, процесс их адаптации сокращается.

При кажущейся простоте Subtotal предлагает широкий набор инструментов для эффективного управления розничной торговлей на всех этапах, начиная от размещения товаров на складе и заканчивая анализом продаж.

Кассовое приложение устанавливается на любой носитель: будь то планшет, ноутбук или ПК, что делает его подходящим для учета как на стационарных торговых точках, так и при мобильных условиях торговли.

Выделим как преимущество легкий старт. Далеко не каждая программа устанавливается и настраивается буквально за несколько часов. Зарегистрируйтесь в личном кабинете Subtotal, добавьте товары или услуги, запишите остатки, установите кассовое приложение — и можете приступать к работе.

Программа Subtotal интегрируется с другими платформами и сервисами, такими, как 1С, «Мое дело». Это позволяет легко переносить данные без их ручной обработки. Но для предпринимателей, которые не ведут бухгалтерский учет, возможностей программы Сабтотал будет достаточно. Она создаст книгу доходов и расходов, настроит электронный документооборот (ЭДО) и подключится к банку.

Также возможны интеграция с разнообразными платформами интернет-магазинов или создание собственной онлайн-витрины.

Главные плюсы программы Subtotal

Это:

Широкий набор инструментов для решения всех задач, стоящих перед торговой организацией.

Легкое начало работы.

Лаконичный и удобный интерфейс.

Удобное рабочее место кассира на любом носителе.

Интеграция с другими программами для учета и интернет-магазинами.

Функциональные возможности Subtotal

Регистрация и учет товара в Subtotal

Для ввода информации о товарах программа автоматизации Сабтотал предлагает заполнить «Карточку учета товара». Этот инструмент позволяет ввести не только наименование, цену, единицу измерения, артикул и штрихкод, но и загрузить изображения, объединить товары одной модификации и отсортировать их по группам. Это упрощает поиск и ускоряет выбор продукции при работе с клиентами.

В карточке учета указывается минимальное количество единиц продукта, при достижении которого система уведомляет об окончании запасов и необходимости нового заказа.

Из личного опыта автоматизации учета.
В нашем магазине список номенклатуры большой, около 15 000 наименований, ввод вручную затруднителен, мы вводили товар на склад с помощью заранее сформированного файла. Subtotal предлагает создать такой файл в Excel, указать основные в нем основные данные для учета товара (наименование, цена, единицы измерения, артикул) и загрузить в программу. Такая автоматизация оказалась очень удобна!

Складской учет в Subtotal

Программа помогает в автоматизации таких складских операций, как прием товара, возврат продукции поставщику, списание и проведение инвентаризации.

Складские операции возможно проводить вручную или с помощью сканеров штрихкодов. Загрузка с помощью файла не предусмотрена. При наличии нескольких складов (нескольких торговых точек) товар легко перемещается между складами.

Скриншот окна «Новый приход» позволит составить представление о работе остальных инструментов этого блока. Вводим данные, сохраняем результат.

Из личного опыта автоматизации учета.
Используем в работе инструмент «Закупки», он позволяет создать заказ на позиции, которые необходимо приобрести на склад, отправить его поставщику в виде файла, а после получения товара на основе закупки Subtotal автоматически сформирует новый приход.

Программа работает с ЕГАИС. В ней реализована автоматизация приема маркированного товара с помощью приходных документов, полученных с использованием ЭДО.

Сокращение потерь на складе с помощью Subtotal

Учет срока годности товара и установка минимальной цены продажи товара помогут сократить потери на складе.

Срок годности устанавливается вручную при оформлении прихода товара, при приближении даты истечения этого срока управляющему на почту поступит соответствующее письмо-уведомление.

Работа с минимальной ценой позволит исключить ошибки со стороны продавца при продаже товара. Ниже этой цены продажа невозможна даже с учетом скидки.

Учет розничных продаж

Функции, которые мы обсуждали ранее, доступны через личный кабинет на сайте Subtotal. Для учета розничных продаж программа предлагает установить специальное кассовое приложение. Приложение устанавливается как на ПК, так и на мобильные устройства.

Из личного опыта автоматизации учета.
Кассовое приложение работает без подключения к интернету. Это решило проблему на одной из наших торговых точек, где частенько фиксировались сбои в интернет-соединении.

Для таких операций учета, как возврат товара, открытие и закрытие смен, предусмотрены простые и понятные инструменты.

Из интересных «фишек» программы для работы с продажами выделим следующие функции: подсказки на кассе и технологические карты.

С помощью подсказок на кассе продавец быстро сориентируется, какой дополнительный товар предложить клиенту к покупке или чем заменить его в случае отсутствия.

Технологические карты используются для продажи многосоставного товара. Например, кафе продает позицию «Ланч», состоящую из нескольких блюд, или магазин автозапчастей продает набор для технического обслуживания автомобиля.

Работа с оптовыми продажами в Subtotal

Для работы с юридическими лицами и ИП в программе предусмотрены иные инструменты для работы, которые позволяют:

  • подготовить клиенту коммерческое предложение и договор;
  • выписать счет;
  • подтвердить отгрузку накладной или УПД;
  • создать счет-фактуру;
  • оформить возврат.
Из личного опыта автоматизации учета.
Для нас оказалась удобной возможность работать в одной программе с розничными и оптовыми покупателями (одним чек выдаем, другим — счета, накладные и др.). Во-первых, правильно ведется складской учет, фиксируются все продажи, во-вторых, экономим время и деньги, так как мы используем одну программу для учета, а не несколько.

Работа с клиентской базой. Акции и скидки с помощью Subtotal

Программа позволяет формировать базы покупателей и поставщиков. Добавляем как покупателей юридических лиц и ИП, так и физических лиц. Для первых предусмотрен автоматический ввод по ИНН, фиксация контактных данных (лица, телефоны).

Наличие такой базы дает возможность работать с персональными и накопительными скидками. В программе предусмотрены:

  • скидка на чек (предоставляется при достижении определенной суммы в одном чеке);
  • скидка за период (покупатель получает скидку за совершение покупок на определенную сумму в течение установленного периода времени);
  • персональная скидка (устанавливается вручную, например, с целью стимулировать покупателя на дальнейшие покупки).

Программа поможет провести временные или постоянные распродажи, устанавливая скидки на определенные товары или группы товаров и даже выбирая дни недели, когда такая распродажа происходит.

Есть возможность настроить условия, при которых клиенты получают подарки при покупке определенных товаров или в рамках распродажных акций типа «2 по цене 1».

За все эти функции отвечает специальный инструмент Subtotal «Акции и скидки».

Из личного опыта автоматизации учета.
Мы успешно используем в работе возможность установить покупателю скидку на всю историю покупок. Клиент называет контактные данные при покупке, сумма чека добавляется на его накопительный счет. Чем выше сумма, тем больше скидка. Клиент обязательно возвращается за покупкой к нам, со многими из них мы работаем уже несколько лет.

Аналитика и отчёты

Программа помогает анализировать показатели бизнеса по различным критериям и за различные периоды времени. Продажи как основной показатель бизнеса анализируются со всех сторон. Всегда на главной странице личного кабинета или мобильного приложения для руководителя видна текущая ситуация, то есть продажи, возвраты и средний чек магазина сегодня. Возможен анализ этого показателя и за другие временные интервалы (неделя, месяц, год).

Кроме показателей о продажах, программа ведет:

  • учет наиболее эффективных кассиров;
  • списки самых продаваемых товаров;
  • учет прибыльной продукции;
  • учет заканчивающихся товаров;
  • списки крупнейших клиентов.
Из личного опыта автоматизации учета.
Я, как ИП, использую мобильное приложение Сабтотал, созданное специально для руководителя. Оно всегда со мной, я слежу за выручкой сегодняшнего дня, приходами и вижу те же отчеты, которые доступны в ЛК.

Онлайн-витрина и работа с интернет-магазинами

Онлайн-витрина — это приложение, которое позволяет покупателям самостоятельно формировать заказы онлайн. Создание онлайн-витрины дополняет сайт магазина или даже заменяет его. Через специальный инструмент Subtotal создается ссылка на онлайн-витрину. Она отправляется клиенту или размещается на сайте магазина в разделе для заказа.

Информация о заказе мгновенно поступает на почту магазина, и одновременно формируется список товара для заказа в разделе «Продажи».

Но Subtotal предоставляет возможность интеграции с интернет-магазинами. Это позволяет автоматически подключать склад, созданный в Subtotal, к онлайн-магазинам и синхронизировать данные между ними, вести совместный учет.

На данный момент реализованы интеграции с такими платформами: Битрикс, Webasyst, Insales, CS Cart, PrestaShop, OpenCart, WooCommerce и MODX.

Сравнение версий в виде таблицы

Разработчик не заявляет о выпуске новых версий, но говорит о том, что раз в месяц происходят доработки программы, а новое в программе анонсируется на сайте.

Тарифы

Касса +

Касса + Остатки

Касса + Склад

Все включено

Работа с кассой и маркировкой
Справочник товаров и услуг
Печать ценников
Аналитические отчеты: продажи, возвраты, наличные в кассе, наценка, средний чек
Простой складской учет
Полный складской учет
Контроль сроков годности и количества товара на складе
Дисконтные карты, акции, распродажи
Программы лояльности для постоянных клиентов
Работа с заказами, документооборот продаж
Работа с закупками и поставщиками
Составные товары, комплекты, перефасовка
Установление разных прейскурантов и цен по точкам и клиентам
Движение денежных средств
Подсказки на кассе
Контроль затрат, движения денег, чистой прибыли
Управление франшизой
Загрузка xml документов из ЭДО для маркированных товаров
КУДиР (УСН и УСН Д-Р)
Интеграция с бухгалтерией 1С и Мое дело
Интеграция с банком
Техническая поддержка пользователей Email
Количество пользователей, включенных в тариф 1 пользователь 1 пользователь 2 пользователя 2 пользователя

Чего не хватает в программе Subtotal? Что бы хотелось добавить?

Как видим, возможности программы огромны, и к ней есть интерес. Subtotal сейчас помогает автоматизации учета в магазинах всей страны. Как известно, «в нашей стране никогда не заходит солнце», а вот техническая поддержка софта работает по московскому времени, круглосуточной поддержки нет. Когда случаются сбои (а они хоть и редко, но случаются), приходится ждать прихода «поддержки» на работу. Насколько нам известно, в планах разработчика — расширить время работы технической помощи. В остальном, если и находятся мелкие недочеты, разработчик оперативно реагирует и исправляет их.

Как начать пользоваться программой Subtotal

Начало работы с Subtotal максимально упрощено. Достаточно зарегистрироваться на сайте и можно начинать работать. 14 дней — пробный бесплатный период, за который реально можно познакомиться с программой. На это время разработчик предлагает персонального менеджера, который поможет в настройке программы и оборудования. Также Subtotal предоставляет платные услуги по регистрации ККТ в ФНС и подключению ее к кассовому приложению программы.

Из личного опыта автоматизации учета.
На сайте размещена подробная инструкция со скриншотами по работе с каждым из инструментом программы. Она нам очень помогла в свое время справиться самостоятельно со всеми настройками и узнать побольше о возможностях Сабтотал.

Тарифы и версии Subtotal

Таблица тарифов

Тарифы зависят от количества точек продаж (касс), количества пользователей программы и периода, который оплачивается. Оплаченная подписка за год дешевле на 15 %, чем если платить каждый месяц. В таблице ниже указан как раз такой диапазон, где самая низкая цена при оплате годового пакета.

Тарифы/
количество точек продаж

Тариф
«Касса +»

Тариф
«Касса + Остатки», руб.

Тариф
«Касса + Склад», в руб.

Тариф
«Все включено», в руб.

Указана стоимость 1 месяца за каждую точку (кассу) в рублях

Для учета в магазине с 1–2 точками продаж

Бесплатно

от 510 до 600

от 1105 до 1300

от 1530 до 1800

Для учета в магазине с 3 и более точками продаж

Бесплатно

от 510 до 600

от 1040 до 1235

от 1440 до 1710

Количество пользователей, включенных в тариф

1

1

2

2

Увеличение количества пользователей на каждой из точек влечет за собой повышение стоимости на 500 руб. за каждого пользователя. Увеличат на 500 руб. в месяц стоимость опции «Работа с ЕГАИС», создание онлайн-витрины и интеграция с интернет-магазином.

Что включено в бесплатную версию?

Тариф «Касса+» позволит использовать бесплатно следующие возможности Subtotal:

  • кассовое приложение Windows/Android соответствует ФЗ-54 и работает с маркированными товарами;
  • справочник товаров и услуг, загрузка товара из файла, штрихкода, создание групп;
  • печать ценников;
  • аналитические отчеты (продажи и возвраты, наличные в кассе, наценка, средний чек);
  • техническая поддержка по e-mail.

Этого достаточно, чтобы начать продавать в розницу, но другие интересные функции и техническая поддержка по телефону доступны в платных версиях.

Например, полноценный складской учет с отслеживанием остатков, стимулирование продаж при помощи акций и скидок, работа с приходами, интеграции с другими программами и многое другое доступны за деньги.

Из личного опыта автоматизации учета.
Мы работаем с программой на тарифе «Все включено», у нас есть две точки продаж, 2 пользователя. Дополнительных опций нет. Оплату производим ежегодно, то есть с максимальной скидкой. В этом случае затраты на программу составляют 36 720 руб. в год. Мы рассматривали недавно предложения еще одного софта с РМК (рабочее место кассира), оно оказалось на 30 % дороже.
Зорина Наталья Индивидуальный предприниматель

С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.