Что делать, если налоговая отказала в смене юридического адреса, указав «нет связи с юридическим лицом»

Полагаю, что в вашей ситуации отказ произведен на основании, предусмотренном пп. «р» п. 1 ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Формулировка отказа налоговой в регистрации смены юридического адреса организации со ссылкой на «отсутствие связи», как правило, означает: налоговики установили, что по этому юридическому местоположению компания фактически отсутствует или связь с ней невозможна.

Такая позиция налогового органа, вероятно, обуславливается тем, что в ходе проверки по юридическому адресу никто не сообщил там о юридическом лице, отсутствуют вывески или документы, которые подтверждают ведение фактической деятельности в этом месте.

Какие причины, кроме отсутствия ответа на звонки или письма, могут привести к тому, что ФНС признает отсутствие связи с юридическим лицом по новому адресу?

Я полагал, что под отсутствием связи подразумевается невозможность дозвона или личного контакта с руководством фирмы. Но в моём случае директор и учредитель были доступны, общались с инспекторами, ФНС провела осмотр помещения. Может ли причиной отказа быть, например, отсутствие вывески на офисе либо закрытость кабинета в момент проверки налоговой?

Отвечает Пастухов Михаил

Вы немного некорректно воспринимаете формулировку «связь с юридическим лицом». Такая связь выражается в том, что посредством использования такого юридического местоположения налоговики, другие гос. органы и т.д. смогут беспрепятственно связаться с вашей компанией, используя этот юридический адрес. Тот факт, что представители компании все время были «на связи» с налоговой, не имеет значения для установления достоверности реквизитов.

Приведенные вами причины, которые, как вы полагаете, повлияли на отказ, могли приниматься во внимание налоговой. Вместе с тем не существует какого-либо исчерпывающего перечня признаков, свидетельствующих о фиктивности заявленного юридического адреса. Причины для применения положений, предусмотренных пп. «р» п. 1 ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, как правило, носят косвенный характер.

Может ли подписание акта проверки не директором, а иным сотрудником с доверенностью стать основанием для отказа в регистрации адреса

В ходе проверки места нахождения организации акт был подписан сотрудником, действующим по генеральной доверенности, а не непосредственно директором. Может ли это стать формальным основанием для ФНС усомниться в достоверности предоставленных сведений и отказать в смене адреса?

Отвечает Пастухов Михаил

В соответствии с п. 4.2 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ проверка происходит при наличии обоснованных сомнений в достоверности регистрационных данных. В ходе такой проверки акт осмотра вправе подписать представитель по доверенности, если доверенность предусматривает соответствующие полномочия. Какого-либо запрета для делегирования данной функции директором другому уполномоченному лицу законодательство не содержит.

Подписание такого акта доверенным лицом, а не директором по данной категории споров не вызывает каких-либо вопросов и у судов (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 03.10.2018 по делу № А40-154941/2018).

Как лучше действовать после отказа в регистрации нового юридического адреса: обжаловать решение налоговой или подать заявление заново?

В сложившейся ситуации у меня есть документальный отказ ФНС, но все подтверждения о действительно существующем офисе и работе фирмы имеются. Стоит ли сразу пытаться обжаловать решение в вышестоящем налоговом органе либо эффективнее подать новое заявление на смену адреса повторно?

Отвечает Пастухов Михаил

Универсального ответа нет, но рассмотрим главные нюансы обоих вариантов.

Если полагаете, что отказ в регистрации нового юридического адреса неправомерен или такое решение немотивированно, а вы располагаете документальными подтверждениями реально существующего помещения и работы юридического лица по новому юридическому местоположению, все документы вы оформили корректно, то целесообразным является вариант с обжалованием отказа в порядке подчиненности. Если и этот вариант, не сработает, что достаточно вероятно, то следующая инстанция, в которую вы вправе обратиться, — суд.

Если отказ вызван «техническими» недочетами (например, непредставление документов, несоблюдение формы заявления) на основании пунктов «а» и «ц» п. 1 ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, то целесообразно обратиться за сменой юридического местоположения юридического лица повторно. Кроме того, согласно положениям п. 7 ст. 9 этого Закона, заявителю разрешено после устранения причин отказа в течение трёх месяцев подавать документы повторно без уплаты госпошлины, если отказ принят по основаниям, предусмотренным подпунктами «а» и «ц» пункта 1 статьи 23.

Нужно ли при подаче документов на смену юр. адреса обязательно присутствие именно директора, а не другого уполномоченного сотрудника?

Во время рассмотрения заявления по адресу никто не требовал личного присутствия директора — сотрудник с доверенностью был на месте. Может ли ФНС отказать только из-за того, что не смогла удостовериться в присутствии именно руководителя, а не представителя?

Отвечает Пастухов Михаил

Налоговый орган не вправе отказать в регистрации изменений, связанных с изменением юридического местоположения, из-за отсутствия в момент подачи заявления директора, если документы поданы представителем с соответствующими полномочиями и оформлены в соблюдением требований законодательства. Кроме того, доверенность представителя необходимо заверить у нотариуса; если к пакету документов представляется ее копия, то и такая копия подлежит нотариальному засвидетельствованию.

Вместе с тем учтите, что при подаче заявления на бумажном носителе как непосредственно в налоговый орган, так и в МФЦ подпись заявителя (директора или представителя) должна пройти нотариальное удостоверение, о чем указано в ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.

Как правильно организовать встречу проверяющих ФНС по новому адресу, чтобы избежать отказа из-за «отсутствия связи»?

Перед проверкой инспекторы позвонили, но пришли в офис в определенное время. Если сотрудник находится на месте, но кабинет может быть закрыт на время либо вывеска недостаточно видна, то действительно ли это станет поводом для отказа? Как подготовить офис и персонал, чтобы таких проблем не возникло?

Отвечает Пастухов Михаил

Указанные вами причины сами по себе еще не являются причиной для отказа, но их совокупность с аналогичными обстоятельствами значительно повышает риски отказа.

Ситуации бывают разные, но, как правило, проверяемые прибегают к следующим шагам:

• обеспечьте открытый и хорошо обозначенный офис по новому юридическому адресу с видимой вывеской;
• на месте проверки должно находиться уполномоченное лицо либо руководитель, которые готовы ко взаимодействию;
• заранее уведомьте и подготовьте свой персонал.

У бизнеса, связанного с производством, иногда наблюдается следующая ситуация: есть два фактических адреса: административный отдел и производственных цех, указывать и подготавливать необходимо первый, т.е. тот, где находится директор, что соответствует требованиям, предусмотренным ст. 54 ГК РФ.

Помогает ли обжалование отказа ФНС на смену юридического адреса, или проще сразу подавать документы повторно?

Рассматриваю варианты дальнейших действий: стоит ли тратить время на обжалование, если часто такие жалобы ни к чему не приводят, или правильнее сразу подготовить документы заново и попробовать повторно пройти процедуру смены юр. адреса?

Отвечает Пастухов Михаил

Вопрос во многом зависит от мотивов отказа налогового органа. Если отказ мотивирован «техническими» недостатками, нередко к таким, как правило, относятся основания, предусмотренные п. «а» и «ц» ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, то целесообразно попробовать повторную подачу заявления на смену юридического адреса.

Если считаете, что отказ неправомерен, налоговый орган требует того, что не предусмотрено законодательством и т.д., то есть смысл обращаться с жалобой на этот отказ. Учтите, что по таким спорам необходимо сначала обжаловать решение в вышестоящий налоговый орган, и только потом вы вправе обратиться в суд с обжалованием отказа.

Какие дополнительные подтверждающие документы или действия могут обезопасить от отказа в смене юридического адреса по мотиву недостоверности?

Хочу понять, что ещё можно приложить к заявлению или сделать дополнительно, чтобы у налоговой не возникло сомнений в достоверности адреса и фактической деятельности организации: например, фото офиса, дополнительные акты об осмотре, договоры аренды, копии вывесок и пр.

Отвечает Пастухов Михаил

Кроме обязательных документов, которые предусмотрены ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, вы вправе предоставить в налоговый орган любые доказательства, подтверждающие достоверность заявленного вами юридического адреса. Кроме указанных в вашем вопросе доказательств, возможно использовать и другие, например:

• фото почтового ящика и входной группы, где указано наименование организации;
• документы, подтверждающие получение корреспонденции по юридическому адресу (копии писем, договоры с почтовыми и (или) курьерскими службами);
• фото и видеоподтверждения функционирования офиса;
• документы, подтверждающие график и порядок работы сотрудников, если они осуществляют деятельность удаленно, но предполагается поддерживать связь по юридическому адресу и т.п.