Обязательно ли указывать марку бензина в путевых листах и вести раздельный учет по маркам?

На каждый автомобиль составляют отдельный путевой лист. Таким способом ведется учет и контроль и машины, и водителя. В типовых путевках есть отдельная графа для марки горючего: для каждого транспортного средства указывайте ту марку, которой его заправили. В таком случае у проверяющих не возникнет вопросов.

Кроме того, учет топлива ведется и по талонам и топливным картам. Когда организация оплачивает бензин конкретной марки по договору, ей передают талоны или топливные карты. По ним водители и заправляют машины на АЗС.

Для бухучета в приходном ордере указывают:

• марку бензина;
• серии и номера полученных талонов или топливных карт;
• номинал талонов или топливных карт в литрах.

Талоны на заправку выдают водителю после предъявления путевого листа, на котором в строке «Выдать горючее» уполномоченное лицо пишет количество разрешенного топлива. Это количество рассчитывают по заданию и с учетом остатка бензина в баках при выезде. Водитель расписывается за полученные талоны. По каждой марке бензина ведут отдельную ведомость.

Да, достаточно. Но бухгалтеру еще надо учесть расходы на ГСМ. Есть два варианта.

Первый — списание расходов на ГСМ по фактическому потреблению. Все затраты принимают к учету на основании чеков АЗС, которые прикладываются к путевым листам и авансовым отчетам водителя. Но обосновать такие затраты сложно: в чеке указывают только марку топлива и время заправки, но не пишут марку и госномер автомобиля. А это может привести к завышению топливных расходов.

Чтобы ничего не нарушить, организации нормируют расходы на ГСМ для каждого своего автомобиля и закрепляют методику расчета нормативов в учетной политике. Норму определяют на основании технической документации производителя.

Второй вариант учета — определение нормативного расхода после контрольных замеров. Вот как это работает: по контрольной поездке рассчитывают фактический расход топлива на 100 км пробега, фиксируют в приказе и используют для расчета затрат на ГСМ. А сам расчет производят на основании пробега из путевого листа. Этот способ сложнее, но позволяет установить точную норму расходов на лето и зиму для каждого автомобиля.

Ответственность возможна только в тех случаях, когда путевой лист необходим. К примеру, если компания занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов на собственных транспортных средствах или является арендодателем по договору аренды транспортного средства с экипажем. ИП, организациям и ее должностным лицам, то есть руководителям, грозит административная ответственность. А бухгалтера смогут привлечь к ответственности за неполное или некорректное заполнение путевки — за отсутствие доказательств обоснованности расходов по прибыли, если бухгалтерия приняла к учету неправильный документ (ст. 15.11 КоАП РФ). За первое нарушение штраф составит от 5000 до 10 000 рублей, за повторное — от 10 000 до 20 000 рублей.

Основные штрафы назначают за отсутствие отметок о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителя и предрейсового контроля технического состояния автомобиля, причем штрафуют разные ведомства.

Если нарушения выявят в ГИБДД или в других органах транспортного контроля, назначат штраф (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, 23.36 КоАП РФ, письмо Минтранса № Д3-194-ПГ от 02.02.2021):

• водителю — 3000 рублей;
• должностному лицу — 5000 рублей;
• организации — 30 000 рублей.

За отсутствие отметки о медосмотрах Роструд оштрафует (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• должностное лицо, ИП — от 15 000 до 25 000 рублей;
• организацию — от 110 000 до 130 000 рублей.

Росздравнадзор тоже проверяет отметки о медосмотре и за их отсутствие штрафует (ст. 11.32 КоАП РФ):

• должностных лиц — от 2000 до 3000 рублей;
• организации и ИП — от 30 000 до 50 000 рублей.

А если нет ни путевого листа, ни других документов, которые подтверждают расходы на оплату труда водителей и ГСМ, или если такие документы оформлены с ошибками, и это привело к неуплате или неполной уплате налога на прибыль, налогоплательщика оштрафуют на 20% от неуплаченной суммы налога. Если нарушения совершили умышленно, штраф составит 40% (ст. 122 НК РФ).

Единственная возможность избежать штрафа — формировать путевки на каждый автомобиль и заполнять их без ошибок.

Да, вы вправе работать с электронными путевыми листами. Никаких обязательств по составлению бумажных или электронных путевых листов нет.

Формат электронного путевого листа утвердили налоговики (Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023). В электронной путевке надо указывать все те же обязательные сведения, что и в бумажной (Приказ Минтранса № 390). Но, в отличие от бумажных, в электронных путевых листах вы сможете скорректировать информацию о водителях, о марках, моделях, регистрационных номерах прицепов и полуприцепов (Приказ Минтранса № 159 от 05.05.2023).

Медработники и сотрудники, которые отвечают за техническое состояние авто, подписывают электронную путевку собственными усиленными квалифицированными электронными подписями. Электронный путевой лист предъявляют в электронной или распечатанной форме.

Путевой лист практически невозможно засекретить. Водители обязаны предоставить его по запросу сотрудников ГИБДД и других контролирующих органов. Есть лишь один способ обеспечить конфиденциальность путевок — перейти на электронный формат. Такие документы подписывают усиленной квалифицированной подписью и защищают в криптопрограммах. А в государственные системы попадают только защищенные сведения (ПП РФ № 931 от 21.05.2022).

Путевки не обязательно заполнять вручную. Функция работы с такими документами есть в каждой бухгалтерской программе, к примеру, в 1С. Кроме того, зарегистрированный пользователь сможет составить электронный путевой лист в специальной программе ГИС ЭПД. Авторизуйтесь в системе электронных перевозочных документов через портал Госуслуги.