В настоящее время сложился обширный рынок программных продуктов, предназначенных для сдачи отчетности в электронном виде. При выборе программного продукта мы все сталкиваемся с трудностями выбора, анализируя соотношение цены и качества. Мы изучили потребности бухгалтеров и руководителей по выбору поставщика ПО и составили простую схему действий.
Схемы отправки отчетности
Законодательством предусмотрена возможность сдачи отчетности тремя способами:
- лично или через представителя;
- почтой ценным письмом с описью вложения;
- в электронной форме через интернет.
Первые два способа не вызывают вопросов, но для некоторых хозяйствующих субъектов такие способы стали невозможными. Например, в соответствии с п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ, все плательщики НДС, в том числе налоговые агенты, обязаны предоставлять налоговые декларации по НДС только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичные ограничения касаются деклараций по НДФЛ, расчета по страховым взносам и других.
Прежде чем выбрать программный продукт, необходимо разобраться с технологической стороной. Существуют три схемы отправки отчетов:
- прямая;
- представительская;
- порталы.
| Название схемы | Суть схемы | Плюсы | Минусы |
| Прямая | Клиент заключает договор с оператором электронного документооборота или посредником. В результате абоненту предоставляется программа для отправки отчетности, а на руководителя или иное правомочное лицо выпускается электронная цифровая подпись. |
|
|
| Представительская | Отчетность отправляется через организацию, у которой есть программный комплекс, позволяющий отправлять отчетность других организаций или ИП. |
|
|
| Государственные порталы | Организация покупает «ключ» к электронной цифровой подписи (ЭЦП) у любого аккредитованного удостоверяющего центра и сдает отчетность через гос. порталы (https://www.nalog.ru/, http://fss.ru/ и др.). |
|
|
Далее будет рассмотрена только прямая схема. Схемы «представительская» и «порталы» в анализе и комментариях не нуждаются. При выборе отправки отчетности по схемы «порталы» следует ознакомиться с разделом «Регистрация сертификата электронной цифровой подписи».
Игроки рынка электронной отчетности
В России зарегистрировано 127 операторов электронного документооборота. Их список размещен на сайте ФНС РФ.
Лидеры на этом рынке постоянно меняются. Самыми крупными (по числу абонентов) являются:
- Тензор (продукт — Сбис);
- Калуга Астрал (продукт — Астрал Отчет и множество так называемых интеграционных проектов, где Калуга Астрал фигурирует только как спецоператор связи: 1С-Отчетность, Мое дело, Небо и другие);
- СКБ Контур (продукты: Контур-Экстерн, Эльба и Бухгалтерия.Контур);
- Такском (продукты: Доклайнер и 1С-Спринтер).
Критерии выбора продукта для отправки отчетности
«Свободен» или «не свободен»
Прежде чем перейти к выбору программы, необходимо уточнить ваши предпочтения. Технологически существуют два типа программ:
- offline — система на компьютере (копия на внешнем жестком диске или флешке);
- online — облачные технологии, работа с любого компьютера в сети Интернет.
К первой группе относятся такие программные продукты, как СБИС++, 1С-Отчетность, Астрал Отчет и другие.
Со второй группой все очень сложно. Пользователи думают, что онлайн — это возможность работать с любого компьютера, где есть интернет. Например, программа Контур-Экстерн. Вся отчетность создается и загружается на портале Контура, но при этом на рабочее место обязательно должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Надо учитывать, что в случае установки СКЗИ на компьютер работать с любой машины невозможно. Если СКЗИ не устанавливается на компьютер, это online. К таким программным продуктам относятся Бухгалтерия.Контур и калужские интеграционные решения: Бухсофт, Мое Дело, Главбух и другие.
На что обратить внимание при выборе программы отправки отчетности
Не всегда то, что дорого, будет оправдывать свою цену. Может оказаться, что за дополнительную плату предоставлены опции, которые не нужны. Необходимо правильно расставить приоритеты и понять, что мы хотим получить от программы: только отправку отчетности или дополнительный сервис.
Операторы предоставляют разнообразный перечень дополнительных услуг. Вот лишь некоторые из них:
- Выполнение работы профессионального бухгалтера в автоматическом режиме (сервис сам составляет расчеты по налогам и взносам, клиент одним нажатием кнопки отправляет отчеты во все контролирующие органы).
- Регистрация ЭЦП.
- Обучение работе в сервисе.
- Предоставление бухгалтерских консультаций.
- Предоставление нормативной базы.
- Хранение данных.
Итак, вы просили программу только для отправки отчетности, а вам дополнительно предоставили полный пакет. Для одних это будет решением всех проблем, а для других — ненужным дополнительным сервисом. Именно поэтому при выборе программы или сервиса отправки необходимо уточнять, что именно входит в стоимость. И если эти услуги вам не нужны, откажитесь от них или поищите другого спецоператора связи.
Минимальные требования к системе (кроме отправки ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) — письма, сверки, система подготовки и проверки отчетности, возможность загрузки отчетных файлов из других программ. Многим пользователям нужен именно этот функционал, простой и базовый, не обвешанный дополнительными «бантиками». Необходимо также учесть, сколько у вас абонентов: если компаний в вашем ведении много, нужно обязательно спрашивать поставщиков о тарифе для группы компаний. Это обычно выгодно.
При выборе программного продукта обратите внимание на интерфейс. Хороший интерфейс — интуитивно понятный интерфейс, а значит, и обучения работе в программе не потребуется.
Общий порядок подключения к отправке отчетности
Процедура подключения к программе для отправки отчетности происходит примерно одинаково. Список документов, необходимых для сдачи отчетности:
- заявление на подключение;
- договор оказания услуг оператора;
- соглашение об обмене в системе ЭДО;
- документы на оформление ЭЦП (по общему правилу они включают заверенные копии ИНН и ОГРН компании или ИП, а также паспорт и СНИЛС руководителя).
Отчетность в государственные органы по ТКС передается в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи. Обычно это руководитель организации.
Регистрация сертификата электронной цифровой подписи
ЭЦП используется для подтверждения подлинности документов, передаваемых по телекоммуникационным каналам связи:
- удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;
- защищает подписанный документ от искажений.
Поставщики электронной отчетности предоставляют услуги по регистрации сертификата ЭЦП. Прежде чем регистрировать сертификат ЭЦП, определите круг применения подписи. Возможно, необходимо подписывать не только электронную отчетность. Например, удостоверять документы с помощью ЭЦП требуется при применении электронного документооборота или для участия в электронных торгах. В случае заинтересованности в расширении зоны применения ЭЦП поинтересуйтесь у спецоператора связи о возможностях применения ЭЦП.
При выборе отправки отчетности по схеме «порталы», описанной в разделе «Схемы отправки отчетности», зарегистрируйте сертификат ЭЦП у аккредитованных поставщиков. В среднем цена регистрации сертификата ЭЦП составляет от 950 рублей.
«Экономика должна быть экономной — таково требование времени»
Этим тезисом Брежнев Л.И. объяснил, почему в СССР такое товарное «изобилие». Сегодня высказывание Брежнева очень актуально. Рынок операторов электронной отчетности переполнен. Продавцы электронной отчетности вынуждены регулярно устраивать акции и предоставлять скидки. За последние пару лет мы наблюдали на рынке следующие акции:
- программные продукты для отправки отчетности на период от 3 до 6 месяцев — бесплатно;
- нулевая отчетность — бесплатно;
- снижение цены на первый год обслуживания;
- 50 % скидки при смене программного продукта (переход от конкурента).
Структура цены
Прейскуранты на отправку отчетности можно посмотреть на сайтах спецоператоров связи. Для примера можно посмотреть сайты следующих компаний:
- Бухгалтерия.Контур;
- Астрал Отчет;
- Контур. Экстерн;
- Мое Дело;
- Небо.
Ценовое сравнение условное, рассматривали одну организацию на общем режиме, указаны минимальные цены за год обслуживания.
| 1С-Отчетность | Астрал Отчет | Бухгалтерия.Контур | Контур. Экстерн | Мое Дело | Сбис | Такском | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Цена за год (руб.) | 1500 | 3900 | 10 000 (по акции 7000) | 3000 | 24 996 | 4500 | 5900 |
| Технология | Оffline | Оffline | Online | Online | Online | Оffline | Оffline |
| Техническая поддержка | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа | 24 часа |
Для сравнения выбраны минимальные возможности программы: только отправка отчетности во все госорганы. Цена возрастает при выборе дополнительных услуг.
Для сравнительного анализа не учтено ценовое предложение компании Небо, т. к. у нее цена установлена за отправку каждого отчета. Цена составляет в Москве и области 170 рублей, в других регионах — 100 рублей.
Вывод: по ценовой политике лидерами становятся:
- offline — 1С-Отчетность;
- online — Контур. Экстерн.
Разброс цен очень большой. Как правило, за высокой ценой скрывается дополнительный сервис.
Переход с одной программы отправки отчетности на другую
Принимая решение о смене программного продукта, выбирайте оптимальное время для перехода. Лучше это делать в несезонные месяцы, то есть в те, в которые нет квартальной, полугодовой или годовой отчетности. Сроки подключения к отправке отчетности могут варьироваться от 1 до 10 дней, и это обязательно стоит учитывать. Конечной стадией подключения к отправке отчетности через любого спецоператора связи станет регистрация на сервере налоговой. Этот технический аспект не поддается корректировке, то есть нельзя поторопить процедуру. Как правило, регистрация на сервере налоговой проходит быстро, но иногда в госоргане случаются сбои. Именно поэтому мы категорически не рекомендуем оформлять ЭЦП в последний день отчетного периода — опасность опоздать с отправкой нужного отчета будет вполне реальной.
В случае смены программы в середине года лучше предусмотреть возможность переноса отчетов из одной программы в другую.
