Как заполнить универсальный передаточный документ

УПД — это универсальная форма, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Используется для операций на всех режимах налогообложения.

Содержание

Бланк УПД и его применение

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных учетных документов (ПУД), но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ), каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами ПУД являются:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта составителя;
  • содержание факта операции;
  • величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).

С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД — его используют вместо:

  • товарной накладной;
  • счета-фактуры;
  • акта приемки-сдачи работ (услуг).
ВАЖНО!
Разработанный ФНС бланк является рекомендованным. Организация вправе разработать собственный и утвердить его в учетной политике. Важно соблюдать правила заполнения УПД в 2021 году и использовать все перечисленные выше обязательные реквизиты.

В некоторых российских регионах действуют особые требования к заполнению универсального передаточного акта, установленные местными нормативными актами. К примеру, в Башкирии с 01.12.2020 установлено, чтобы стороны сделки заполняли УПД по форме, в которой есть специальная графа 10б, в которой указывают регион происхождения российского товара. Если поставляется иностранная продукция, графа 10б не заполняется.

Кто использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

  1. Реализация (товаров, услуг, работ).
  2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
  3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень операций и сделок содержится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. УПД содержит реквизиты счета-фактуры, применять его разрешено организациям и ИП на любых формах налогообложения.

ВАЖНО!
Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения, УПД так же, как и счет-фактура, дает возможность зачета входящего НДС при уплате в бюджет.

Важно правильно использовать статусы «1» или «2»:

  • 1 — если нужно, чтобы документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
  • 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.
ВАЖНО!
С 01.07.2021, если продавец продает прослеживаемый товар физлицу, приобретающему его для личных, не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, он все равно должен выдать ему счет-фактуру или УПД с реквизитами проданного товара.

Новые требования к УПД с 1 июля 2021 года

С 01.07.2021 Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534 внесены поправки в Постановление Правительства № 1137 по изменению формы счета-фактуры. Теперь форма УПД отличается от счета-фактуры строкой, которую включили в форму счета-фактуры с целью прослеживания товаров. Счет-фактура содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав (подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ).

Новый порядок выставления и получения счетов-фактур устанавливается Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Обновление порядка обусловлено внедрением национальной системы обязательной прослеживаемости товаров.

Если УПД за июль 2021 г. и последующие месяцы выступает в роли счета-фактуры (статус «1»), его необходимо дополнить стр. 5а «Документ об отгрузке № п/п». Специалисты ФНС в письме от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@ напомнили, что форма УПД только рекомендованная и вносят изменения в неё сами налогоплательщики. Но, для использования одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС, в него включают обязательные реквизиты.

В новой строке указывают:

  • номер и дату первичного документа (товарной накладной или акта);
  • к каким строкам относится этот документ (теперь в таблице счета-фактуры строки с разными товарами/услугами нумеруют, введена графа 1 с порядковым номером).

Если в табличной части УПД несколько строк, в стр. 5а указывают все строки и повторяют реквизиты. При 10 стр. документа и номере 1 от 01.07.2021 в УПД стр. 5а заполняется так:

№ п/п 1-10 N 1 от 01.07.2021

ВАЖНО!
Организации, которые с 01.07.2021 совершают операции с прослеживаемыми товарами, дополняют информацию в УПД реквизитами, которые содержатся в счете-фактуре, оформляемом при совершении операций с товарами, подлежащими прослеживаемости.

В документах со статусом «2» новая строка не нужна. При получении аванса использовать универсальный передаточный документ нельзя, только счет-фактуру.

заменяет и счет-фактуру, и первичный документ

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы

В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений.

Строки, графы

Реквизит УПД

Возможные значения, рекомендации и пояснения

строки

(1) – (7)

графы 1–11

-

Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или указана должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. В документе содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре.

Допустимо дополнение показателей стр. (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.

Для универсального передаточного документа со статусом «2» допустимо заполнение стр. (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. В стандартном УПД заполнение колонки 12 не предусмотрено, но при необходимости ее добавляют исходя из специфики сделки.

Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.

строка

[10]

Товар (груз) передал/

услуги, результаты работ, права сдал

В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД, — указывают должность лица, совершившего отгрузку, и (или) того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи.

Строка

[13]

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку и (или) уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. [10]), то при наличии подписи в строке [10] в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного.

Строка

[15]

Товар (груз) получил/

услуги, результаты работ, права принял

Допустимо указать должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи в УПД со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Строка

[18]

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку — например, [18а] для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

М.П.

Печати экономических субъектов-составителей документа.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Примеры заполненных форм

При выполнении работ и оказании услуг

ВАЖНО!
Добавлена строка 5а «Документ об отгрузке».

При отгрузке товаров

Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара. Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2» и стр. «Грузоотправитель и его адрес» (3) и «Грузополучатель и его адрес» (4) оставить пустыми.

ВАЖНО!
Строка 5а в таком документе не добавляется.

Петрова Наталья Юрьевна