Важно
Обновят декларацию по туристическому налогу с 2027 года 
Как отразить возмещение затрат сотруднику
Возмещение расходов работникам — частая практика в большинстве компаний. Однако многие работодатели сталкиваются с вопросами: какие затраты можно возмещать, как правильно установить порядок и какие проводки использовать в бухгалтерском учете.
Содержание
Коротко о главном: 5 пунктов
Правила учёта возмещения затрат сотруднику
Работодатель обязан возместить затраты работнику, если они были одобрены и связаны с выполнением определенных поручений компании.
В таблице разберем примеры ситуаций, когда компания возмещает расходы сотруднику.
| Пример ситуации | Пример затрат, подлежащих возмещению |
|---|---|
| Командировка | Работодатель компенсирует проезд, жилье, выдает суточные и иные согласованные расходы |
| Использование личного автомобиля для рабочих целей | Траты на топливо, ремонт и пр. |
| Дистанционная работа | Связь, коммунальные расходы, программные продукты, техника и т.д. |
Может пригодиться:
На самом деле видов трат, которые работодатель вправе возместить работнику, гораздо больше. Если в компании подобное происходит на регулярной основе, то разработайте локальную документацию, в которой перечислите виды затрат и порядок их компенсации.
Разберемся, как установить порядок возмещения сотруднику расходов на уровне компании.
Шаг 1
Разработайте локальные документы. Форму создайте самостоятельно. Например, в таком положении отразите:
- должности работников, кто вправе тратить денежные средства на нужды компании;
- на какие цели вправе расходоваться деньги, подлежащие в будущем компенсации;
- как сотрудник оповещает работодателя о предстоящих тратах;
- как работодатель одобряет такие расходы;
- какие документы представляет работник для подтверждения трат и в какие сроки;
- в какие даты происходит выплата и т.д.
Шаг 2
Перечень сотрудников, порядок согласования и компенсации денег, лимиты расходования закрепите приказом.
Как составить приказ о возмещении затрат сотруднику
Шаг 3
Разработайте форму отчета о потраченных суммах и в каком виде работник прилагает подтверждающие документы.
Шаг 4
Денежные средства перечислите в безналичной форме или выдайте наличными после одобрения таких трат и получения подтверждающих документов.
Узнайте, облагается ли НДС компенсация расходов
Проводки по возмещению затрат сотруднику
Законодательно установлены правила оформления компенсации расходов сотруднику, если он берет деньги под отчет. В рассматриваемом вопросе работодатель вправе самостоятельно установить способ учета таких компенсируемых сумм и закрепить их в учетной политике. Например, используйте счет 73.
Возможные проводки по возмещению затрат:
- Дебет 10 Кредит 73 — Пэпэтэшин П.П. привез материал в компанию и его приняли к учету.
- Дебет 19 Кредит 73 — выделен НДС с суммы приобретения руководителем отдела снабжения.
- Дебет 73 Кредит 50 или 51 — Пэпэтэшин П.П. получил компенсацию после представления отчета и получения разрешения директора.
Часто задаваемые вопросы по теме отражения возмещения затрат сотруднику
-
Какие расходы компания вправе возместить работнику?
Расходы производятся в интересах компании с разрешения директора и после представления подтверждающих документов.
-
Чем закрепить порядок возмещения затрат сотруднику?
Разработайте локальный акт — например, положение о возмещении затрат. Оформите приказ с составом лиц, кому разрешено тратить деньги в интересах компании с последующей компенсацией таких расходов и по согласованию.
-
Какой документ представляет работник?
Форму установите на уровне организации: например, отчет о потраченных суммах. Предусмотрите, чтобы работник документально подтвердил траты.
-
Какой счет использовать в проводках по возмещению?
Установите порядок в учетной политике. Например, подойдет счет 73.
