Как использовать электронные договоры в бизнесе?

Здравствуйте! С вами Алена Яковлева, управляющий партнер компании «РосКо Консалтинг и Аудит». В самом ли деле можно заключать цифровые договоры? Надо подписывать только усиленной подписью, или можно просто обменяться письмами по электронке? А если есть только сканы, и нет оригиналов — будет ли считаться договор заключенным? Отвечаем на практические вопросы.

Не надо бояться электронных договоров. Если закон или иной нормативный акт не заставляет использовать для подписания УКЭП, то достаточно договориться в письменном виде с деловым партнером о том, какой способ заключения электронного договора вы будете применять, а также иные важные моменты. И тогда можно будет смело внедрять электронные договоры, подписывая их и простыми ЭП.

Бизнес — сфера консервативная, поэтому до сих пор возникают вопросы: а это вообще законно, цифровой договор? Оставьте сомнения: законно и давно, с 2019 г. Когда в законе нет указания на то, что контракт должен быть заключен именно в такой форме, — скажем, нуждается в нотариальном удостоверении, — то только такой договор и будет считаться действующим.

Другие контракты позволяется заключать в любой форме, не только подписывая один, единый документ, традиционный бумажный или цифровой, но и обмениваясь электронными документами. Этими цифровыми документами могут выступать предложение заключить договор на определенных условиях — оферта, и согласие его принять. Эти положения, такие четкие, ясные, вызывают множество вопросов.

Любая подпись — это подтверждение того, что документ одобрен конкретным лицом. Применительно к цифровому документообороту актуален вопрос о видах электронных подписей (ЭП). Закон об ЭП называет следующие разновидности:

• простая ЭП;
• усиленная неквалифицированная ЭП;
• усиленная квалифицированная ЭП (ставшая привычной аббревиатура — УКЭП).

Цифровой договор признается равноценным документу, подписанному собственноручно, если он подписан КЭП. Но на самом деле стороны могут договориться о том, что договоры между ними будут подписываться не КЭП, а, например, простой ЭП, и считаться равноценными подписанным собственноручно. Подробнее об этом расскажет Дарья Патапкина — юрист компании «РосКо».

Вот так, например, может выглядеть формулировка в договоре: Под простой электронной подписью понимается ЭП, которая посредством использования ключа простой ЭП (далее — ключ) подтверждает факт формирования ЭП уполномоченным представителем Стороны. Ключом признается — сочетание пароля и идентификатора.

Если закон или другой нормативный акте обязывает применять конкретный вид подписи, то надо применять только его. Пример: подписание контракта на исполнение гос- или муниципальных закупок требует УКЭП. Если таких условий нет, то деловые партнеры могут договориться о том, какую подпись будут использовать, причем можно выбрать любой вид, и простую ЭП тоже.

Если документооборот велик, контрагентов много, то вполне оправданно использовать для заключения контрактов простые ЭП. Чтобы не возникло сомнений в том, что договор заключен, достаточно подписать ЭП электронные сообщения, в котором изложены условия сделки и предложение заключить ее (оферту) и согласие на это (акцепт).

Чтобы исключить разногласия, рекомендуется закреплять в контракте не только вид ЭП, но и:

• правила идентификации подписанта по его подписи (порядок проверки ЭП);
• указание на необходимость соблюдать конфиденциальность, обеспечивать сохранность ключей простой ЭП.

Документ — и договор тоже, — будет считаться подписанным, если можно достоверно определить подписавшее его лицо. А это можно сделать и без токена ЭП, ее роль может исполнить короткое смс, отправленное подписантом с номера, зарегистрированного на него, введением кода, логина-пароля — это тоже считается простыми ЭП.

Нередко сделки заключают, обмениваясь сканами. При таком документообороте оригинала как такового нет — будет ли такой договор правомерным? Если нормативные акты не оговаривают, что такой-то договор может быть заключен только в особом порядке, скажем, с применением УКЭП, то да, все правомерно.

Контракт будет считаться подписанным, если стороны договорились обо всех существенных условиях. Допустимо заключить договор методом отправки предложения по конкретным условиям (оферты) и подтверждением согласия на закрепленные в нем условия (акцепт). Общее правило таково: какой способ согласовали деловые партнеры — тот и корректный.

Более того, договор может быть заключен и путем совершения действий: например, в большинстве случаев достаточно в срок, указанный в оферте, произвести оплату — и получить товар. В этом случае не требуется даже подписи того, кто принял предложение (если точно можно установить того, кто предложение отправил. Не нужно также исполнять все условия, указанные в оферте, достаточно приступить к исполнению. И отсутствие оригинала в такой ситуации не говорит о том, что договор не заключен.

На этом всё. Большое спасибо, что досмотрели это видео до самого конца! С вами была Алена Яковлева. Есть вопросы? Не откладывайте — пишите их прямо сейчас в комментариях, и наши юристы из компании «РосКо» ответят вам совершенно бесплатно! И, конечно же, не забудьте подписаться на наш канал. Будь в курсе — будь с РосКо!

Полезные материалы от RosCo:

• Сайт компании: https://rosco.su/
• YouTube канал: RosCo | Consulting & audit — YouTube
• ВКонтакте: RosCo | Consulting & audit (vk.com)
• Telegram: Telegram: Contact @roscoaudit
• Дзен: RosCo | Consulting & audit | Дзен (dzen.ru)