Важно
Обновят заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению травматизма 
Недавно мне пришлось срочно сделать электронный ключ. Как главбух, я обладаю правом второй подписи. Раньше электронную подпись нам делали через организацию. Сейчас такой возможности больше нет — ЭП работников больше не действуют. Расскажу, куда обращалась и как получала электронный ключ.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Электронная подпись (ЭП) заменяет обычную подпись в цифровых документах.
- Для создания ЭП нужен закрытый ключ, который надо держать в тайне.
- Каждому, кто подписывает онлайн-документы, необходима квалифицированная ЭП.
- Чтобы получить ее, надо выбрать удостоверяющий центр, заполнить заявление и оплатить услугу.
- После получения ЭП надо установить на компьютер и использовать для подписания документов.
Что такое электронный ключ
Под электронной понимают аналог ручной подписи в цифровых документах. А ключ электронной подписи — это уникальный набор символов (цифр и букв), за счет которой и создают ЭП (п. 5 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011). Ключ ЭП закрытый — доступ к нему есть только у тех, кто фактически подписывает цифровой документ. Храните его в секрете, иначе скомпрометируете свою ЭП: придется аннулировать старую и получить новую.
Подробнее: что такое электронная подпись и для чего она нужна
Помимо закрытого, есть и открытый — ключ проверки ЭП. Он напрямую связан с закрытым ключом и используется для проверки подлинности цифровой подписи.
Но на практике владельцы ЭП часто называют ее электронный ключ. Это не совсем корректно, но и не запрещено. Для удобства в этой статье тоже будем называть ЭП электронным ключом.
Кому нужен электронный ключ
Как я уже сказала, мне понадобился электронный ключ для подписания рабочих цифровых документов — как внутренних, так и внешних. Кроме того, я постоянно подписываю отчетность, сведения для СФР, платежные поручения и пр. И если в прошлом году я могла пользоваться ключом, который мне сделала наша организация как для главного бухгалтера, теперь такой возможности нет.
С 01.09.2024 сотрудники обязаны использовать в работе квалифицированные электронные подписи, которые они получили сами как обычные физлица. Такими КЭП подписывают любые цифровые документы: рабочие, личные, формы на различных госсайтах и информационных системах.
Как получить электронный ключ
Все зависит от того, какая подпись вам нужна. Простая ЭП обычно оформляется за пару минут и не требует финансовых вложений. Для нее надо создать или получить у оператора онлайн-сервиса логин и пароль. Сертификат не создается. К примеру, если отправляете регистрационную форму на сайте (не важно каком), то система предложит ввести код, который вам направили в смс-сообщении.
Мне для работы с отчетностью и финансовыми документами понадобилась усиленная подпись. Чтобы ее получить, я обратилась в аккредитованный удостоверяющий центр — пошла в тот, что находится рядом с офисом. Мне посоветовали сразу получить усиленную квалифицированную ЭП. Разница в цене оказалась несущественная, но уровень безопасности и возможностей УКЭП гораздо выше.
Вот краткая инструкция, как получить УКЭП/УНЭП физлицу:
- Выбрать удостоверяющий центр. Полный список аккредитованных УЦ смотрите на сайте Минцифры.
- Заполнить заявление на получение УКЭП или УНЭП. Вид подписи вы выбираете сами. А заявку сможете отправить онлайн без посещения УЦ.
- Заплатить за ЭП. Удостоверяющий центр вышлет вам счет после подачи заявления. Стоимость зависит от вида цифровой подписи и от набора функций и дополнительных услуг, которые в нее включили. Моя УКЭП обошлась в 8000 рублей. Плюс пришлось купить сертифицированный носитель (токен) для записи ЭП, он стоил 1500 рублей.
- Представить в удостоверяющий центр необходимые документы. Для физлиц нужны паспорт, СНИЛС и ИНН. Документы подайте сами — так в УЦ подтвердят вашу личность. Кроме того, в центре распечатают ваше заявление на выпуск КЭП и попросят в нем расписаться.
- Получить готовую ЭП. Вам одновременно выдадут ключи электронной подписи и проверки ЭП и сертификат проверки ЭП. Все это запишут на токен.
Подробнее: как получить УКЭП
Дальше установите на рабочий компьютер программу криптозащиты (к примеру, КриптоПро CSP) и настройте ваш ПК для работы с ЭП. Часто удостоверяющие центры предоставляют дистрибутив криптопрограммы, его достаточно для работы с электронным документооборотом. Затем установите сертификат ЭП — только после этого сможете подписывать рабочие документы.
Подробнее: как установить программу КриптоПро
Электроподпись для физических лиц действует от 12 до 15 месяцев. После того как закончится срок действия, УКЭП надо обновить тоже в аккредитованном удостоверяющем центре. Самостоятельно аннулировать ЭП не требуется, за вас всё сделают специалисты УЦ.
Обратите внимание: если получили квалифицированный сертификат, то вы сможете проверить информацию о нем через портал Госуслуг. Сведения об УКЭП предоставляют в личном кабинете бесплатно. Отправьте запрос и получите информацию обо всех выданных вам УКЭП в течение одного рабочего дня.
Читайте также: где посмотреть сертификат ЭП
Электронный ключ: вопросы и ответы
-
Зачем нужна ЭП и ключи к ней?
Для участия в электронном документообороте. ЭП получают все, кто подписывает онлайн-документы — руководитель компании, его заместители, ответственные сотрудники. И если ЭП руководителя всегда привязана к организации, то ее работники больше не смогут оформить подпись с ИНН своей компании. Им доступна только ЭП физлица.
-
Где получить ЭП?
Руководители и индивидуальные предприниматели получают КЭП в любой налоговой инспекции. Бюджетники — через УЦ Федерального казначейства, банкиры — через Центробанк. А физлица обращаются за ЭП в коммерческие удостоверяющие центры с аккредитацией.
-
Сколько делают ЭП, и сколько она действует?
Чтобы получить УКЭП или УНЭП, понадобится 1–2 рабочих дня. Но некоторые УЦ предлагают услугу оперативного получения цифровой подписи. Усиленная ЭП действует от 1 года до 2 лет.
