Как отражается в бухучете антифриз и другие специальные жидкости для ТС

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

К чему относятся антифриз, тосол и тормозная жидкость в бухгалтерском учете

Горюче-смазочные материалы — это ресурсы, у которых есть материальная форма и которые предназначены для потребления в процессе работы компании. В бухучете ГСМ относят к материальным запасам: операции с ними проводят по нормам ФСБУ 5/2019.

В федеральном стандарте напрямую не указано, к какой категории относятся тормозная жидкость, антифриз и другие спецжидкости. Но в ФСБУ 5/2019 приведены критерии, по которым материалы являются частью запасов: если их потребляют не больше 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (п. 3 ФСБУ 5/2019).

Как правило, к материалам относят:

• сырье;
• основные и вспомогательные материалы, при помощи которых изготавливают товары, выполняют работы и услуги;
• полуфабрикаты;
• стройматериалы;
• комплектующие;
• ГСМ;
• канцелярию, хозтовары и другие ТМЦ.

При этом к горюче-смазочным материалам относится не только топливо (бензин, дизель, керосин), но и различные технические жидкости для транспорта — дизельное и автотракторное масло, тосол или антифриз, сжатый и сжиженный газ для моторного топлива. То есть в группу ГСМ включают все спецжидкости, которые нужны для работы транспорта:

• легковых авто и грузовиков;
• автобусов и микроавтобусов;
• тягачей и самосвалов;
• фургонов;
• кранов, погрузчиков и других специализированных машин.

Как учитывают специальные жидкости для транспорта

Утверждение, что в бухучете тосол можно отнести к запчастям, некорректно: тормозная жидкость, так же как и антифриз, относится к ГСМ. Материалы принимают к учету по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019). Если приобрели матценности за плату, в их себестоимость включают все затраты на покупку, но только после вычета НДС и скидок (п. 10, 11, 12 ФСБУ 5/2019).

Теперь разберем, к какому счету отнести антифриз и как его учитывать. Бухучет спецжидкостей, как и горючего, проводится по определенным правилам:

• необходимо строго соблюдать порядок приемки и отпуска ГСМ;
• показатели оперативно-складского и бухгалтерского учета должны совпадать.

Для горючего еще необходимо вести оперативный количественный учет на складах и в баках машин: этим занимаются материально ответственные лица и вносят сведения в складские карточки и другие регистры. Еще бухгалтеру надо постоянно контролировать места хранения и проверять, как МОЛ готовят документацию и ведут складской учет. Бухгалтеру рекомендуется систематически сверять фактические остатки ГСМ с учетными показателями. Затем бухгалтерия оценивает данные по складу и остатки материалов по бухучету.

Минфин определил, на каком счете отражать антифриз и другие спецжидкости — на счете 10 для материалов (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000). Для ГСМ ввели отдельный субсчет «Топливо» в плане счетов — по субсчету 10.3 отражают наличие и движение нефтепродуктов и технических жидкостей.

Вот на какие счета бухгалтерского учета отражают тосол и другие ГСМ в коммерции и в бухучете НКО:

• 10.3.1 «Топливо на складе»;
• 10.3.2 «Топливо в баках»;
• 10.3.3 «Топливо по талонам (топливным картам)».

Для антифриза чаще всего используют субсч. 10.3.1, по нему проводят наличие и движение ГСМ, которые используют для эксплуатации транспорта и механизмов в компании. По дебету отражают приход, по кредиту — списание. Записи прихода делают по первичным документам, которыми МОЛ оприходовали поступление охлаждающих и смазочных материалов, списания — по накладным, ведомостям учета выдачи ГСМ, лимитно-заборным ведомостям. Аналитику ведут по материально ответственным лицам, видам и маркам жидкостей.

Как нормируют расходы по горюче-смазочным материалам

И коммерция, и НКО, и бюджетники нормируют затраты на горюче-смазочные материалы для легковых и грузовых машин. Это делается для контроля за фактическим наличием горючего и выявлением перерасходов. Локальные нормы устанавливают отдельным приказом руководителя.

Так выглядит образец приказа об утверждении норм расходов ГСМ

Базовый показатель — норму на 100 км пробега — найдете в Распоряжении Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008. Если не нашли нужное значение, посмотрите документы изготовителя и скорректируйте показатели на коэффициенты с учетом условий эксплуатации.

Если компания добровольно установила локальные нормы ГСМ для контроля за использованием горючего и смазки, сверхнормативный расход для налогообложения прибыли разрешают:

1. Учитывать в расходах в обычном порядке, если это обоснованно (письмо УМНС по г. Москве № 26-12/7430 от 05.02.2003).
2. Учитывать во внереализационных расходах после того, как в доходах признают сумму возмещения ущерба (из-за перерасхода, хищения ГСМ) виновным лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина № 03-03-06/2/14611 от 07.03.2018, № 03-03-06/1/9693 от 20.02.2017).
3. Учитывать во внереализационных расходах, если не нашли виновного. Но это надо подтвердить документально (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина № 03-03-06/1/63646 от 20.08.2019).
4. Не признавать в расходах, если безосновательно превысили норму или не подтвердили отсутствие виновного (определение ВАС РФ № ВАС-8327/12 от 09.07.2012, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № Ф08-5527/2015 от 25.09.2015).

А для налогообложения по УСН стоимость сверхнормативных затрат, которые учли в расходах на дату оплаты, надо восстановить. Но есть исключение — случай, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. На упрощенке убытки от хищений не входят в список расходов по п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие для признания затрат (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Если компания установила нормы расхода для топлива и смазочных материалов, при отклонениях от нормативов надо проанализировать причины перерасхода для бухучета. И в зависимости от причин таких отклонений бухгалтер определяет, куда списывать антифриз в размере сверхнормативных затрат (актуально для всех ГСМ):

• в расходы по обычным видам деятельности — если обосновали сверхнормативные затраты;
• на виновных лиц — если их обнаружили;
• на прочие расходы — если сверхнормативные затраты не обосновали или не нашли виновных.

Подробнее о нормах расхода топлива

Какие отражать спецжидкости в бухгалтерском учете

В таблице — основные проводки по бухучету горючего и смазочных материалов для коммерческих организаций и НКО.

А вот проводки по бухгалтерскому учету специальных жидкостей для бюджетных учреждений:

Может пригодиться: как составить отчет об использовании топлива

Бухгалтерский учет спецжидкостей: ответы на частые вопросы