Важно
Штрафы за мелкие налоговые нарушения предлагают заменить предупреждениями 
Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки
Несмотря на формирование в электронном виде информации о служебной деятельности и стаже каждого работника, многие продолжают вести книжки в бумажном виде. Работодатели заполняют их и хранят у себя. Документы относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому следует знать, как списать испорченную трудовую книжку и не нарушить закон.
Содержание
В каких случаях требуется оформление списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
С 01.09.2021 утвержден новый порядок ведения и хранения названных документов (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 и инструкция от 10.10.2003 утратили силу.
Формуляр списывается в случаях, если он:
- испорчен при первичном заполнении бланка (например, специалист по кадрам неверно указал фамилию работника или дату рождения);
- пришел в негодность (испачкался, порвался, обгорел или залит жидкостью);
- он не востребован бывшим работником и прошло 50 лет (75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003) — п. 449 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.
Может пригодиться: как восстановить трудовую книжку
Как списать старые бланки трудовых книжек и вкладышей
При появлении одной из указанных выше ситуаций возникает вопрос, как осуществить списание и кто ответственный за этот процесс. Документы строгой отчетности нельзя просто выбросить, поэтому процедура состоит из этапов:
- В организации создается комиссия. Её состав ничем не регламентирован, обычно включают заместителя директора, специалиста отдела кадров, секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т. п.
- Комиссия проводит инвентаризацию бумаг и подтверждает, что они подлежат уничтожению (проверяется срок хранения, допущенные ошибки, внешний вид).
- Члены комиссии составляют акт о порче бланка и все подписывают его.
- Списанные бумаги уничтожаются физически.
На заметку: как заверяется копия трудовой книжки
Кто и как составляет акт о порче бланка трудовой книжки или вкладыша к ней
После проведения инвентаризации списание оформляется актом.
Форма документа произвольная, рекомендуется указывать в нем такую информацию:
- наименование организации;
- название документа, дату составления и номер;
- место составления;
- членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должности;
- дату, в которую бумаги были испорчены, либо временной интервал;
- причину порчи бланков;
- название, реквизиты и количество испорченных документов;
- способ уничтожения форм;
- подписи членов комиссии.
Для наглядности — образец причины списания трудовой книжки в акте и весь акт целиком.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» (ООО «Ppt.ru») АКТ О СПИСАНИИ № 5 Субъект РФ 31.10.2026 31.10.2026 в 10 часов 30 минут составлен настоящий акт о нижеследующем. Комиссия в составе: Председатель: Пэпэтэшин П.П., начальник отдела кадров Члены комиссии: Матросова Ю.В., специалист по кадрам Коньков С.П., бухгалтер установила и зафиксировала следующее: В период с 01.10.2026 по 31.10.2026 в ООО «Ppt.ru» были испорчены бланки трудовых книжек:
Комиссией подтверждено, что указанные бланки пришли в негодность, принято решение об их уничтожении. 31.10.2026 произведено уничтожение путем измельчения в бумагорезательной машине. Председатель: Пэпэтэшин / П.П. Пэпэтэшин Члены комиссии: Матросова / Ю.В. Матросова Коньков / С.П. Коньков |
Вам будет полезно узнать: как оформить электронную трудовую книжку
Поскольку вкладыш тоже является документом строгой отчетности, документ об его уничтожении составляется аналогично.
Образец акта об уничтожении вкладышей в трудовую книжку
В конце каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчет об оставшихся у него бланках, о суммах, полученных за их оформление. Для подготовки к такому отчету при списании документов можно составить акт об их остатке.
Образец акта об остатке трудовых книжек и вкладышей
Процедура утилизации трудовых книжек и вкладышей к ним
Документы уничтожаются способом, который впоследствии не позволит прочитать или восстановить информацию на них. Например:
- сжигание в закрытой печи или огнеупорном контейнере (самый непопулярный способ, так как небезопасный);
- измельчение без приборов (разрывание, разрезание ножницами или канцелярским ножом);
- измельчение в специальном приборе — бумагорезательной машине (шредере);
- передача в специальные организации для хранения и уничтожения.
Для сокращения количества бумаг не обязательно составлять отдельный акт об утилизации вкладыша к трудовой книжке (или ее самой), способ уничтожения допускается указать в акте о списании.
