5 июня 2023 190 312

Товарная накладная ТОРГ-12: заполняем по образцу

На основании законодательства компании обязаны сопровождать поставку материальных ценностей товаросопроводительными документами, к ним относится товарная накладная. Разбираемся, обязательно ли применять форму накладной на товар ТОРГ-12 в 2024 году и какой порядок ее заполнения.

Содержание

Товарная накладная — что это за форма

В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 указано, что такое ТОРГ-12 — унифицированный бланк, который часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации вправе использовать не только вышеуказанный документ, но и другие формы накладных (см. 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011). Часто предприятия используют форму универсального передаточного документа (или УПД), которая содержит в себе и товарную накладную, и счет-фактуру.

Первичная учетная форма по ОКУД 0330212 входит в альбом унифицированных бланков из постановления Госкомстата № 132. Со вступлением в силу закона 402-ФЗ бухгалтерам необязательно использовать унифицированную форму ТОРГ-12. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Документ настолько удобен, что многие предприниматели используют эту товарную накладную по нескольким причинам:

она привычна и понятна;
отвечает требованиям нормативных актов;
в случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например претензий к качеству приобретенного товара (закон № 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992);
подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ);
служит подтверждением истечения гарантийного срока (закон № 2300-1) и т. д.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать хранение товаров на складе.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Каковы основания для оформления ТОРГ-12

Так как товарная накладная — это учетный документ, по которому передают и принимают продукцию, то основанием для оформления является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативной формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013).

Пригодится: как заполнить универсальный передаточный документ

Правила оформления товарной накладной

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется продавцом. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Ее оформляют при отгрузке материальных ценностей. Выводится на печать документ в двух экземплярах: один остается у компании-поставщика, другой передается компании-покупателю.

Мы собрали основные правила заполнения ТОРГ-12 в таблице:

Графа	Порядок заполнения
Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты	Наименование вписывается и полное, и краткое.
Структурное подразделение	Максимально полная информация (наименование, контактные данные).
Поставщик	Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные.
Грузополучатель	Так же, как и в поле «поставщик».
Плательщик	Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз).
Основание	Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка.
Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП	Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет.
Табличная часть	Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него.
Груз получил грузополучатель	Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность).
Груз принял	Подпись материально ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.).
По доверенности №	Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель.
Груз получил грузополучатель	Заполняется в случае получения груза руководителем организации.
Место печати со стороны поставщика	Проставляется печать поставщика, при ее наличии.
Место печати со стороны грузополучателя	Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать необязательна.
Показатель даты	Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной. По теме: почему так важна дата в накладной ТОРГ-12

В нормативах по заполнению ТОРГ-12 разъясняется, как правильно подписать накладную при приеме товара, — документ подписывают обе стороны: представители продавца и грузополучателя (покупателя). Со стороны покупателя подпись оставляет не только руководитель, но и сотрудник, принимавший поставку. А со стороны поставщика документ подписывает работник, ответственный за поставку, главный бухгалтер (при наличии) и сотрудник, который произвел отпуск груза.

Предлагаем наш образец ТОРГ-12:

Вам также пригодится: правила оформления акта ТОРГ-2

Электронная товарная накладная ТОРГ-12

С развитием электронного документооборота первичку чаще оформляют в электронном виде. Законодательно разрешено это ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011.

У электронной формы есть утвержденный формат передачи по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО (Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Использование электронного варианта с ЭЦП позволяет быстро обмениваться документами с контрагентами и представлять их по требованию налоговых инспекторов.

По теме: электронный документооборот на предприятии

Сроки хранения ТОРГ-12

Срок хранения накладной бухгалтер начинает отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 29 закона № 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет не менее пяти лет после окончания отчетного года. Необходимо придерживаться его и для ТОРГ-12, но только в том случае, если такой накладной не подтверждают размер убытка, переносимого на будущее. Если это происходит, то в соответствии со ст. 283 НК РФ накладную ТОРГ-12 хранят в течение всего срока, на протяжении которого уменьшают налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.

Дополнительно: сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ-12 печать должна стоять: она предусмотрена формой. Иногда по этому вопросу возникают разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в ТОРГ-12 печать ставить необязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали форму со стороны продавца и грузополучателя, несут в том числе и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

В случае возврата товара поставщику ТОРГ-12 заполняется покупателем: происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными. Предприятия, которые вместо ТОРГ-12 используют УПД, составляют не обратную реализацию, а выписывают корректировочный документ.