РКО на выдачу подотчетных сумм
В любой организации есть расчеты с подотчетными лицами. Оформление РКО и выдача по нему денежных средств — один из способов проведения таких расчетов. Что нужно знать начинающему бухгалтеру о расходном кассовом ордере? Какие хозяйственные операции им оформляются и как заполнить РКО при выплате подотчетных сумм? Отвечаю на эти вопросы подробно.
Что такое РКО
Для оформления кассовых операций применяются унифицированные формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Одна из таких форм — расходный кассовый ордер (форма КО-2) — является кассовым документом, применяемым для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (пп. 4.1 п. 4 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
РКО оформляется как с помощью традиционных методов обработки данных (на бумажном носителе), так и с применением средств вычислительной техники (в электронном виде) (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Расходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии (или лицом, на которое эта обязанность возложена руководством) в одном экземпляре, подписывается руководителем и главным бухгалтером, регистрируется (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. № КО-3). Основанием для выписки РКО служат:
- приказы;
- счета;
- заявления;
- платежные ведомости;
- другие документы.
Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная подпись руководителя организации, то его подпись на РКО необязательна. После выплаты денежных средств документ гасится штампом (надписью) «Оплачено».
Советуем прочитать: как выдать деньги под отчет
Когда применяется РКО
Организации применяют расходные кассовые ордера при выдаче денежных средств из кассы на самые разные цели: для оплаты счетов поставщиков, возврата денег покупателям, выплаты заработной платы, займов, сдачи наличности в банк, выдачи подотчетным лицам и другие.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить кассовые операции в учете.
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм
Когда в организации возникает производственная необходимость в оплате расходов наличными денежными средствами, работникам могут выдаваться деньги под их персональную ответственность (подотчет). Такие работники называются подотчетными лицами. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Может пригодиться: как составить положение о подотчетных лицах
А теперь более подробно разберем, где и что заполнять в РКО при выдаче денег подотчетнику:
| Поле | Заполняется |
|---|---|
| Форма по ОКПО | Присвоенный код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций |
| Организация | Название организации, из кассы которой выдаются подотчетные суммы |
| Структурное подразделение | Если есть |
| Номер документа | Ставится в хронологическом порядке |
| Дата документа | Дата выдачи денег |
| Дебет | Счет учета расчетов с подотчетными лицами |
| Кредит | Счет кассы |
| Сумма | Цифрами |
| Код целевого назначения | Если в организации утверждена система кодирования |
| Выдать | Ф.И.О. подотчетного лица |
| Основание | Содержание операции (например, покупка ГСМ, командировочные расходы и т. д.) |
| Сумма | Прописью |
| Приложение | Документы, на основании которых произведена операция (например, заявление подотчетного лица на выдачу денежных средств, приказ) |
| Руководитель организации | Подпись ответственного лица с расшифровкой |
| Главный бухгалтер | |
| Получил | Получатель пишет сумму: рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Незаполненная строка — прочерк |
| Подпись | Дата, подпись получателя |
| По | Документ, удостоверяющий личность |
| Выдал кассир | Подпись |
Подробнее: как заполнить расходный кассовый ордер
Вот так выглядит заполненный расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Читайте также:
Часто задаваемые вопросы про РКО на выдачу подотчетных сумм
-
Каким документом оформляется выдача наличности из кассы?
Расходным кассовым ордером.
-
Какие хозяйственные операции оформляются РКО?
Операции по расходу наличных денежных средств. Например, при расчетах с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, при сдаче денег в банк, инкассаторам, выплате зарплаты.
-
Какие документы прикладываются к РКО при выдаче денег подотчет?
Приказ (распоряжение) юридического лица или заявление на выдачу подотчетных сумм.