О методике управленческого учета с помощью excel

• трансформировать данные имеющейся бухгалтерской отчетности в соответствии с принципами МСФО и получить отчетность, пригодную для анализа и принятия управленческих решений;

• заранее узнать последствия изменений учетной политики, направленных на соответствие бухучета требованиям пользователей;

• получить данные о результатах деятельности в разрезе отдельных видов продукции, работ или услуг;

• управлять операционными рисками;

• составлять многоуровневые бюджеты.

Согласитесь, это немало. А если учесть, что затраты на внедрение предлагаемой мной методики незначительны, в чем мы еще сможем убедиться, целесообразность ведения управленческого учета становится очевидной.

Что касается выбора Excel в качестве базы для создания системы управленческого учета, то этот выбор также обусловлен рядом объективных причин. Вообще, при выборе той или иной методики управленческого учета целесообразно руководствоваться следующими критериями:

• безопасность для действующей на предприятии системы бухгалтерского учета;

• экономическая эффективность затрат. Это требование означает, что выгоды от использования управленческой отчетности должны превышать затраты на ее создание;

• разумная величина дополнительных трудозатрат;

• простота и доступность методики для всех лиц, участвующих в составлении управленческой отчетности.

Теперь давайте подумаем, что нужно сделать, чтобы при формировании системы управленческого учета все эти требования выполнялись. Начнем по порядку.

Итак, чтобы обеспечить безопасность действующей системы бухучета, управленческий учет нужно вести параллельно бухгалтерскому. То есть если бухучет по российским стандартам ведется в специализированной бухгалтерской программе, то систему управленческого учета лучше создавать в другой программной среде. Например, в Excel. Что нам это даст? Это обеспечит спокойную и независимую работу уже отлаженной системы бухучета, позволит избежать сбоев и задержек в формировании бухгалтерской отчетности, которая должна представляться в установленные законом сроки.

Конечно, мы можем воспользоваться и другими программными продуктами, которые в той же степени обеспечат безопасность действующей системы бухучета. На рынке широко представлены готовые управленческие учетные системы, разработанные известными специализированными компаниями. Также мы можем поручить разработку системы учета программистам нашей организации. Но не будем забывать, что кроме безопасности есть и другие требования к системе управленческого учета, прежде всего - рациональность и эффективность затрат. Готовые решения от производителей программного обеспечения стоят немалых денег. Внутренние разработки также достаются нам не бесплатно. Ведь их создание требует увеличения или штата программистов, или их вознаграждения. Если же мы выбираем Excel, тратить деньги на покупку программы вообще не придется. Excel поставляется в стандартном комплекте Microsoft Office, который есть практически в каждой компании.

Excel соответствует и другим критериям. Это доступная и простая в использовании программа, с которой знаком каждый бухгалтер, экономист, финансист, да и любой специалист, который имеет дело с цифрами. Более того, продукт содержит обширную, написанную доступным языком справочную систему с описанием команд в удобной форме - на примерах. То есть любой специалист, не имеющий специального технического образования, сможет применить команды и составить расчетные таблицы на уровне среднего программиста. А нам больше и не надо!

Благодаря этому использование Excel позволит нам не только не набирать дополнительный штат программистов, но и не тратить время на постановку программистам задач и постоянную проверку того, правильно ли они нас поняли. Также нам не придется тратить время наших бухгалтеров и финансистов на обучение работе со специализированной учетной системой. При этом все умеют работать с Excel, хотя бы на начальном уровне. А если понадобится, расширить и углубить свои познания в Excel можно с гораздо меньшими затратами, чем обучиться новой программе.

Таким образом, Excel соответствует всем установленным нами критериям и представляет собой оптимальный вариант программы для создания системы управленческого учета. Тем более что мощности Excel, как правило, хватает для обработки учетных данных любой небольшой или средней компании. Если объемы данных так велики, что Excel уже не справляется с их обработкой, и при этом есть желание создать систему учета по той модели, которую мы сегодня рассмотрим, можно использовать программный продукт Access. Он также включен в стандартный комплект Microsoft Office.

Ну что ж, коллеги, надеюсь, вы уже не сомневаетесь в том, что Excel - наиболее походящее средство для того, чтобы самостоятельно создать систему управленческого учета. А теперь посмотрим, как реализовать эту идею.

Прежде всего определимся с формами управленческой отчетности, которые нам предстоит составить. Поскольку управленческий учет - дело добровольное, то выбор форм отчетности зависит исключительно от наших требований и пожеланий. Тем не менее пренебрегать общепринятыми отчетными формами не стоит, иначе мы вряд ли сможем структурировать информацию таким образом, чтобы она была пригодна для анализа. Как правило, обязательным считается составление отчета о движении денежных средств и отчета о прибылях и убытках - без них никуда. Далее для краткости предлагаю для обозначения этих форм использовать общепринятые английские аббревиатуры - CFS и PL соответственно (CFS (англ. Cash Flow Statement) - отчет о движении денежных средств; PL (англ. Profit & Losses Statement) - отчет о прибылях и убытках).

При желании можно создавать и другие формы отчетности, такие как бухгалтерский баланс или отчет об изменениях капитала. Но наибольшее значение для оперативного анализа имеют именно CFS и PL. Ограничившись ими, мы существенно снизим трудозатраты и при этом сможем сформировать отчетность, вполне достаточную для принятия управленческих решений. Более того, скажу честно, во многих случаях можно обойтись и без PL и ограничиться отчетом о движении денежных средств. Поскольку, как сказал однажды американский финансист Альфред Раппопорт, "Profit is opinion, cash is fact!" ("Прибыль только мнение, деньги - факт"). И тем не менее сегодня мы рассмотрим модель, предполагающую составление обеих обязательных форм управленческой отчетности.

На первый взгляд может показаться, что отсутствие других форм, прежде всего бухгалтерского баланса, несколько ограничивает возможности по принятию управленческих решений. Ведь только в балансе можно найти многие данные, используемые при расчете ряда аналитических показателей, например о величине внеоборотных и оборотных активов, долгосрочной и краткосрочной задолженности. Но, как правило, для анализа достаточно и той информации, которая содержится в бухгалтерском балансе, составленном по РСБУ. Нужно только выполнить некоторые корректировки, связанные с различными принципами признания активов и обязательств в бухгалтерском и управленческом учете. При этом пересчитывать весь баланс обычно нет никакой необходимости. И именно данные регулярно формируемых CFS и PL помогут нам понять, где стоит провести корректировки при подготовке информации для какого-либо конкретного решения.

Кроме того, практика показывает, что формирование баланса в управленческом учете требуется не часто. Основная управленческая работа в режиме "день за днем" ведется на основе CFS и PL. Поэтому именно на этих двух формах мы и остановимся.

Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2010, N 12

Быков В.Н.