Заполняем новый отчет об удаленных работниках в Москве

Что случилось?

Мэр Москвы Сергей Собянин издал новый Указ от 19.10.2021 № 61-УМ, в котором обязал на период с 25.10.2021 по 25.02.2022 всех столичных работодателей перевести на удаленную работу не менее 30% штатных работников, а также всех лиц старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Работать удаленно также придется и тем, у кого есть хронические заболевания, которые чиновники перечислили в приложении к Приказу Департамента здравоохранения Москвы от 25.09.2020 № 1117.

Этим же указом градоначальник предписал предоставлять в мэрию еженедельный отчет об удаленке, начиная с 25.10.2021. Фактически это кадровый отчет, обязательный для всех столичных юридических лиц и ИП, который действовал в октябре 2020 года и в марте 2021 года, когда всех тоже перевели на удаленный режим.

При этом деятельность хозяйствующих субъектов в Москве не ограничивается, они продолжают работать в обычном режиме, просто на 1/3 из дома.

Новые требования к отчету с 25 октября

Весной отчет необходимо было сдавать только в случае, если в списках работников в офисе и на удаленке произошли изменения. Срок — в течение одного дня с момента изменений. Теперь он снова стал еженедельным. С 25.10.2021 каждый понедельник придется отправлять отчет о количестве работников, которых перевели на удаленку. Применяется форма отчета, утвержденная в приложении 4 к Указу мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, новую форму утверждать не стали.

В правилах подачи информации указали, что:

• в обязательные 30% переведенных на удаленный режим работы сотрудников включаются работники старше 65 лет и имеющие хронические заболевания, обязанные оставаться дома по распоряжению городских властей;
• в отчет включаются сведения о сотрудниках, которые работают посменно или чередуют работу из дома и офиса.

В обязанности работодателей включили требование не допускать, чтобы на рабочих местах всех подразделений организации одновременно было более 70% работников.

Как узнавать об ограничениях и других мерах из-за коронавируса

КонсультантПлюс собрал в одном обзоре все актуальные правила: что запрещено, а что разрешено, обязательно ли носить маски, какие меры поддержки еще действуют и какие денежные выплаты еще могут получить физлица и организации. Удобно следить за изменениями. На 2 дня доступ бесплатный.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Кому не потребуется новый отчет об удаленных работниках

Некоторые организации и ИП избавлены от необходимости направлять отчет в мэрию от работодателя о переводе 30% сотрудников на удаленную работу. Это, в частности:

• организации оборонно-промышленного комплекса, авиастроения;
• компании, входящие в состав государственной корпорации космической деятельности «Роскосмос»;
• организации, входящие в состав государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»;
• предприятия, осуществляющие работу по государственному оборонному заказу;
• организации электронно-технической отрасли, обеспечивающие деятельность указанных организаций;
• организации и учреждения здравоохранения;
• прочие организации, определенные штабом по мероприятиям по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной коронавирусом 2019-nCoV, в Москве.

Работодатели из этого списка не должны выполнять требование о переводе 30% сотрудников на удаленку.

Какие сведения надо подавать в отчете

Для направления сведений разработаны два специальных бланка, они содержатся в приложении к указу Собянина. В первом от работодателей ожидают сведения:

• о самой организации;
• о виде ее экономической деятельности;
• о числе сотрудников, работающих в офисе или на производстве;
• о количестве лиц, переведенных на удаленку;
• об адресах, где фактически работают сотрудники.

Второй касается персональных данных удаленных работников:

• номер телефона;
• номер личного автомобиля;
• номера электронных карт «Тройка», «Стрелка» и социальной карты;
• номер месячного проездного билета без лимита.

Личных данных в отчете сообщать не требуется, просто порядковые номера.

Где взять форму для отчета об удаленных работниках

На официальном сайте мэрии Москвы размещен шаблон для заполнения формы предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей. Его необходимо скачать, а затем заполнить и направить адресату.

Куда отправлять заполненный бланк

Форму заполняют по шаблону (в формате xls или xlxs) и направляют на электронную почту organization_size@mos.ru. В ответном письме придет автоматическое подтверждение о том, что сообщение получено. Куда подавать сведения о работниках, переведенных на удаленку, еще? Таких данных нет, на бумаге бланки не принимают.

Дополнительные вопросы о том, как отчитаться о переводе сотрудников на удаленную работу, можно задать по телефону +7 495 870-72-98, так как по электронной почте обратной связи нет.

Инструкция по заполнению

Чтобы работодатели не сомневались, как отчитываться о переводе на удаленную работу, в указе Собянина содержится краткая инструкция. Из нее следует, что обязательными в новом отчете являются такие сведения:

• полное наименование организации или ИП;
• краткое наименование организации;
• ИНН, ОГРН, ОГРНИП;
• юридический адрес по данным ЕГРЮЛ, ЕГРИП;
• основной вид осуществляемой деятельности (экономическая отрасль);
• дополнительные виды деятельности;
• общая численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
• общая численность работников, переведенных на дистанционный режим работы.

Информацию о работниках, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, требуется уточнить путем указания фактического адреса осуществления ими трудовой деятельности в виде кода ФИАС в разрезе числа работников по каждому адресу. Если у работодателя несколько мест осуществления деятельности (офис и производство, несколько магазинов и т. п.), данные указываются по каждому фактическому адресу отдельно.

Персональные данные, даже Ф.И.О. работников, не нужны, указывается только их количество и адреса работы. Обратите внимание, что указывают не улицу и номер дома, а только код из Федеральной информационной адресной системы. Найти его легко в графе «Уникальный идентификатор». Если конкретного адреса нет, следует указать расположение ближайшего здания.

Заполненный бланк отчета выглядит так:

Для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеры, водители и т. п.), в качестве фактического адреса указывают адрес офиса.

Вид экономической деятельности (основной и дополнительной) вносится в отчет в свободном формате в соответствии с фактически осуществляемой деятельностью.

Заполненную форму не требуется заверять личной подписью руководителя и печатью организации.

Сведения о работниках, переведенных на удаленный режим

Отдельно подается информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы. Второй бланк выглядит так:

В нем просто перечисляются требуемые сведения по каждому сотруднику, переведенному на удаленный режим работы. Этот перечень сведений о работниках организаций и индивидуальных предпринимателей является исчерпывающим, никаких дополнительных сведений мэрия не потребует.

Ответственность за несдачу

Тех, кто не захочет направлять отчет Собянину об удаленных сотрудниках, ожидает административная ответственность. Размер штрафа для должностного лица — до 50 000 рублей.