Руководителям компаний при переводе сотрудников на дистанционную работу в режиме карантина приходится не только следить за неукоснительным исполнением трудового законодательства, но и решать управленческие задачи, чтобы такой режим не снизил производительность работы работников. Мы попросили руководителей-практиков рассказать о своих решениях.
 |
Своими подходами делится управляющий партнер российского хостинг-провайдера RUVDS Никита Цаплин |
Сохранение коммуникации
Мы пересмотрели работу всех отделов и сначала выяснили, кто может уйти на удаленку совершенно безболезненно: маркетинг, руководство и разработка. Каждый из них уже работал удаленно когда-то, и все было в порядке.
Чтобы точно не случилось накладок в коммуникации, мы ввели общие правила для всех:
- Соблюдать время, когда все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере Slack. Обычно мы начинаем работу в 12 дня и заканчиваем в 8–9 вечера.
- Быть доступным по телефону. Если человек не отвечает дольше 2 часов, это засчитывается как прогул.
Установили стендапы в 12 дня и 8 вечера, чтобы договориться о задачах на день и обсудить результаты.
Для созвонов мы используем Zoom: у него пока лучшее качество связи среди всех.
Обеспечение безопасности работы с домашних устройств
У нас есть внутренние сервисы, которые надо защитить от кражи данных. Например, это система, в которой работает техподдержка и отвечает на тикеты.
Для всех сервисов уже ранее были реализованы:
- двухфакторная аутентификация по сертификату;
- логин и сложный пароль к ресурсам;
- лишение любого сотрудника доступа одним кликом через руководство.
Звонки в офис: переадресация на личные телефоны
Тут все оказалось проще простого: мы пользуемся онлайн-телефонией, и в ней все быстро настраивается конечной переадресацией на мобильные сотрудников.
Для техподдержки сохранили старое расписание: сотрудник получает входящие только в свою смену.
Бухгалтерия и документооборот
У нас 2 вида клиентов: физические и юридические лица. Первым обычно хватает автоматической системы: в личном кабинете предусмотрена возможность скачать все договоры, акты и акты сверок с печатями.
Некоторым юридическим лицам важно получать оригиналы, а не копии. В этом случае бухгалтер готовит все документы из дома, а курьер отвозит их, чтобы проставить подписи, печати и довезти оригиналы до конечной точки. У нас есть курьерская компания, с которой мы постоянно работаем. Они пока остаются в строю, и мы договорились на более плотную работу. Входящую корреспонденцию из офиса тоже забирают курьеры и отвозят по адресатам.
Дата-центры
Информационная инфраструктура (наш основной продукт и услуга — серверы) никогда не находилась в офисе. Сисадмины всегда проводили настройку дистанционно: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический KVM. Доступ к оборудованию у нас остается даже в ЧС. Наши дата-центры в Московском регионе находятся в нескольких точках:
- Дата-центр в Королеве на территории стратегического оборонного завода «Композит» (по совместительству — бывшего бомбоубежища).
- Дата-центр в М9 — это один из ключевых узлов связи в Москве и стратегически важный объект информационной инфраструктуры России. Через него мы связаны со всем миром, если упадет М9, с большой вероятностью в Москве кончится весь интернет.
Доступ к таким объектам не закрывают для инженеров даже во время пандемии. Кроме этого, мы закупили запас комплектующих и дизельного топлива на 2 недели работы в случае отключения электроэнергии.
 |
Добавляет Михаил Горяной, генеральный директор торгово-производственной компании JinCheng International Trading Co., Ltd. |
Технический и личностный аспекты
Можно выделить несколько основных направлений рисков, связанных с управлением компанией в удаленном режиме.
Для выведения рабочих мест сотрудников на надлежащий уровень технической подготовки в удаленном режиме мы составили список программ, необходимых для установки на личные компьютеры, подготовили сервер с линкам для индивидуальной загрузки и пошаговый мануал. Специалисты IT были в постоянной досягаемости, чтобы оперативно решать вопросы в процессе отлаживания средств коммуникации и других программ.
Менеджеры каждого отдела получили задание сформировать KPI для каждого сотрудника на неделю и на каждый день.
Все сотрудники должны быть в досягаемости для своих коллег и клиентов в привычные им рабочие часы.
Ежедневные KPI помогают уменьшить вероятность невыполнения поручений и отследить результативность как конкретных исполнителей, так и каждого бизнес-процесса. Разумеется, дополнительная нагрузка по составлению такого плана ложится на менеджеров и руководителей отделений в первую очередь.
Мотивировать можно как индивидуальными премиями для руководителей, так и премиями для целых отделений с целью повышения результативности их работы.
К перегрузкам всех элементов компании может привести нецелевое или слишком обильное планирование KPI. По сути, необходимо осознать, что результативность и продуктивность, особенно на начальном этапе, будут падать. Основная задача — минимизировать спад и сделать метод удаленной работы более привычным.
