Справка по форме 2-НДФЛ является одним из важнейших видов отчетности. Работодатель ежегодно обязан подавать ее в налоговую службу. В отчете отражается информация о размере доходов сотрудника и сумме НДФЛ, который с них уплачен.
Во втором разделе справки 2-НДФЛ необходимо указывать сведения о работнике, в том числе ИНН. Однако многие работодатели не знают идентификационные номера своих работников. Более того, согласно статье 65 Трудового кодекса, сотрудник не обязан предоставлять этот документ при приеме на работу. Таким образом, требовать от физлица разглашения ИНН не могут практически никакие организации. Одно из немногих исключений - необходимость предоставления документа при приеме на государственную службу.
В связи с этим многие бухгалтеры поставлены в тупик, не зная как сдать форму 2-НДФЛ, если нет ИНН работника. Федеральная налоговая служба в своем письме от 27 января 2016 года № БС-4-11/1068 разъяснила, что указывать этот реквизит в отчетности необходимо только, если работник представил документ. В противном случае его можно не указывать. При этом отчет пройдет форматно-логический контроль. Тем не менее, в ответ придет предупреждение о том, что в отчете указаны не все данные. Но если все остальные ячейки заполнены без ошибок, справка 2-НДФЛ без ИНН будет действительной и налоговые органы ее примут.
Менее благоприятная ситуация может сложиться, если работодатель указал неверный идентификационный номер налогоплательщика или вписал произвольные символы. В таком случае к нему могут быть применены штрафные санкции. Согласно письму ФНС от 11.02.16 № БС-4-11/2224 штраф составит 500 рублей за каждый неверный номер. Если же налоговый агент желает подать форму отчетности с указанием всех реквизитов, то он может попросить работника представить соответствующий документ.
Для информации: современна форма справки о доходах и налогах физлица
