Кому нужен и как вести журнал учета въезда и выезда транспорта

Журнал въезда и выезда автотранспорта на территорию предприятия — это документ, в котором отражается движение автомобилей в зоне нахождения организации с указанием времени, цели.

Содержание

Для кого ведение обязательно

Обязательность ведения журнала въезда и выезда не установлена, он вводится локальными нормативными актами организации. Приказом Минтранса №296 от 08.08.2018 установлено, что все компании, владеющие транспортными средствами, должны вести журнал технического осмотра автомобиля перед выездом, но это другая форма. Эта отчетность обязательна для всех организаций, даже если автотранспорт используется исключительно для личных нужд и в незначительном количестве.

Бланк, отражающий прибытие ТС на территорию предприятия и его убытие, рекомендуется вести компаниям, эксплуатирующим опасные производственные объекты. На такие организации возложена обязанность по ст. 9 ФЗ-116 от 21.07.1997 предотвращать проникновение на опасный объект предприятия посторонних лиц. Учет въезжающих и выезжающих автомобилей с указанием цели посещения и времени убытия (журнал въезда и выезда машин на территорию) в совокупности с другими мероприятиями исключит бесконтрольное проникновение на территорию предприятия.

Отсутствие такого учетного документа не является поводом для наложения санкций со стороны контролирующих органов, так как к первичным документам учета он не отнесен.

Форма

Так как обязательность его ведения не установлена, унифицированная форма журнала при выезде автомобиля 2020 года не введена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк, наиболее удобный в использовании. Общепринятая форма не является обязательной, и ее корректировка допускается.

Бланк любого внутреннего документа, в том числе журнала выезда и заезда транспорта для охраны, рекомендуется утвердить внутренним локальным актом, включить в номенклатуру. Ответственные за его ведение сотрудники (охранники, диспетчеры) знакомятся с ЛНА под подпись, обязанность заполнения отмечается в их трудовых контрактах и должностных инструкциях.

Порядок заполнения

На титульном листе пишется название предприятия, сроки ведения. Стандартная форма включает следующие реквизиты:

  • номер;
  • дата;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • паспорт или водительское удостоверение водителя;
  • наименование организации — собственника ТС;
  • цель въезда;
  • время въезда и выезда (часы и минуты);
  • подпись впустившего или выпустившего ТС охранника, сотрудника;
  • примечания.

Количество и содержание граф допускается менять.

На практике существует стандартная инструкция, как правильно вести журнал выезда водителей:

  • распечатать бланк для заполнения сотрудниками в моменты пропуска транспортных средств и для проставления подписи;
  • рекомендуется заказать форму в печатных организациях, чтобы ее было удобно использовать и хранить;
  • включить для удобства сразу несколько десятков страниц;
  • пронумеровать листы и прошить их, указать на прошивке количество страниц, поставить подпись ответственного;
  • после окончания одного экземпляра проставить даты начала и окончания его ведения, подпись ответственного и сдать в архив предприятия;
  • заполнять и менять по мере надобности.

Так как этот бланк не является первичным документом учета, сроки его хранения не регламентированы, их указывают в ЛНА. Хранится документация в подразделении, сотрудники которого ее ведут, а затем в архиве до минования надобности или окончания срока, установленного в ЛНА.

Образец

Образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии.

ЖУРНАЛ

регистрации въезда и выезда автотранспорта на территорию ООО «Ppt.ru»

Начат «15» октября 2020 года

Окончен «15» октября 2020 года

Ответственный за ведение: заместитель начальника пункта охраны П. П. Петров

п/п

Дата

Марка, государственный номер автомобиля

Ф. И. О. водителя, наименование организации —собственника ТС

Документ, удостоверяющий личность (водительское удостоверение)

Цель прибытия

Время въезда

Время выезда

Подпись охранника, впустившего / выпустившего автомобиль

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

15.10.20

ВАЗ 2101 г/н А 111 ВА 76

Иванов И. И., ООО «Спутник»

Паспорт 33 22 555444

Курьер, доставка почты

08:02

08:15

Смирнов/Сотников

2

15.10.20

КАМАЗ г/н А 333 АВ 76

Сергеев Н. Н., ООО «Казак»

Водительское удостоверение 11 22 333444

Экспедитор, доставка товара по накладной №333 от 15.10.2020

15:00

15:55

Сотников/Смирнов

- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -

Образец журнала учета въезда-выезда транспортных средств


Глушенкова Юлия
Глушенкова Юлия Юрист

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.