Как списывать бензин по путевым листам

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Путевой лист нужен для учета расхода топлива.
2. Его заполняет владелец машины перед каждым выездом.
3. С 1 марта 2023 года можно делать путевые листы в электронном виде.
4. В путевом листе записывают выдачу топлива и его остаток после поездки.
5. Если техника не ездит, используют акт списания топлива.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете

Чем больше автопарк предприятия, тем большая нагрузка ложится на бухгалтерию в части учета ГСМ. На крупных транспортных предприятиях контроль за расходованием топлива выделяют в отдельный участок учета. Это оправдано, поскольку затраты на бензин, дизель, тормозную и охлаждающую жидкость, моторные и прочие масла для таких предприятий весьма существенны и играют не последнюю роль в формировании затрат для целей налогообложения.

Но даже если предприятие имеет всего одну машину и использует ее исключительно для собственных нужд, то без учета ГСМ обойтись не получится.

Удобным (и обязательным) документом для учета расхода бензина является путевой лист (ПЛ), который в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ оформляется:

собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.

Таким образом, каждое транспортное средство, выезжающее с территории его владельца на дорогу, должно снабжаться путевым листом. Порядок его оформления установлен Приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390.

Подробнее: как вести учет ГСМ

Как списать бензин по путевым листам

Формы путевых листов для различных видов транспорта утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 для:

• легкового автомобиля — форма № 3;
• специального автомобиля — форма № 3 спец.;
• легкового такси — форма № 4;
• грузового автотранспорта — формы № 4-с и 4-п;
• автобуса — форма № 6;
• автобуса необщего пользования — форма № 6-спец.

С 2013 года применение унифицированных форм — дело добровольное, но не забываем, что самостоятельно разработанные бланки должны содержать обязательные реквизиты. Для путевых листов они указаны в Приказе Минтранса № 390.

Для списания бензина в путевом листе имеются графы, в которых указывают количество выданного топлива, остаток на начало поездки и на ее окончание.

Обратите внимание: в приведенном фрагменте есть графы для указания нормативного и фактического расхода бензина. Графу «Расход по норме» заполняют на предприятиях, где применение таких норм закреплено в ЛНА и учетной политике.

Подробнее: как заполнять путевой лист

Нормативы расхода ГСМ удобны для крупных транспортных предприятий, поскольку позволяют планировать расходы на закупку топлива при составлении бюджетов затрат и ДДС.

Может пригодиться: как составить приказ о нормах расхода топлива

Предприятия, использующие немногочисленный автопарк исключительно для собственных нужд, как правило, не заморачиваются с разработкой норм расхода бензина, а списание производят по факту использования. Налоговый кодекс не препятствует включению в затраты стоимости фактически израсходованных ГСМ, однако это не значит, что можно списать 100 литров бензина на 1 километр пробега.

Ст. 252 НК РФ настаивает, что включаемые в состав затрат для целей налогообложения расходы должны быть экономически обоснованными.

Таким образом, при списании бензина по фактическому использованию целесообразно опираться на рекомендуемые цифры расхода топлива, указанные в технической документации на автомобиль.

Как составить акт списания ГСМ

Для некоторых видов техники невозможно списать ГСМ по путевому листу, поскольку такая техника никуда не ездит и никого не возит. Но она используется в хозяйственной или коммерческой деятельности предприятия, и ее необходимо заправлять. Это газонокосилки, снегоуборщики, бензопилы, мотоблоки и т.п.

В свое время фирме, в которой я работала, понадобилось заправлять дизель-генератор, который использовался для снабжения офиса электроэнергией на время периодических проблем с электросетями. Кроме того, соседний магазин с удовольствием арендовал у нас ручной снегоуборщик. Вот какую форму акта мы применяли для списания ГСМ:

Для автотранспортных средств, используемых в коммерческой деятельности фирмы, оформлялись путевые листы.

Может пригодиться: как составить отчет по ГСМ за месяц

Часто задаваемые вопросы по списанию ГСМ по путевым листам