Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Иногда о ситуации необходимо сообщить руководителю в письменной форме. Для этого используют докладную (служебную) записку — официальный документ, где не только описана проблема, но и предложено ее решение.
Навигация
Виды докладных записок
Классификация возможна по нескольким признакам:
- в зависимости от содержания:
- информационные, доносящие определенную информацию до начальства (об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д.);
- отчетные, сообщающие об определенном этапе деятельности организации, их составление регулируется внутренними документами;
- инициативные — с предложениями составителя;
- в зависимости от адресата служебные записки делятся на:
- внутренние (используются для коммуникации внутри подразделения, например, о доведении информации о новых требованиях к выполняемой работе);
- внешние (адресатом является должностное лицо другого подразделения или руководство, к примеру, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют виды организационно-распорядительных документов. Используйте эти инструкции бесплатно.
Особенности составления докладной записки
Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого информируют руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение, как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры (вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения).
Есть много случаев, когда пишется докладная. Среди них:
- наличие споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
- проявление инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, внесения рационализаторских предложений;
- несогласие работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
- наличие длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
- создание отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
- нарушение работником трудовой дисциплины, отказ выполнять обязанности — для привлечения внимания руководства;
- неправомерное делегирование полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
- происшествия, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
- достижение работником значительных результатов, на которые руководству надо обратить внимание.
Общие правила, как подготовить записку
Хотя унифицированных требований к оформлению нет, как любой внутренний документ, докладная составляется по определенным принципам, поскольку в будущем является основанием для принятия распорядительных актов.
Главное правило — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело (может привести). Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении писать нельзя.
Как же должна выглядеть докладная записка? Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, возьмите его на вооружение, поскольку специальных правил для такого рода бумаг нет. Но если применять установленные ГОСТом принципы, сможете составить грамотную служебку самостоятельно.
Но поскольку мы готовим официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, в него следует включить все элементы, присущие официальным бумагам:
- по возможности оформить на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
- справа в углу указать должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
- в середине — название документа;
- информация, которую надо донести, дополняют конкретными датами, должностями и именами сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют служебные обязательства;
- в конце обязательно поставить дату и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Как составить докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, опозданиях на работу, игнорировании распоряжений администрации. Такой документ часто становится инициативным: коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.
Бывают ситуации, когда докладная записка о нарушении трудовой дисциплины на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное лицо должно сообщить об этом.
Но что считать невыполнением должностных обязанностей?
У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работнику надо выполнять. При устройстве на работу до гражданина доносят информацию о его трудовой функции, и работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия. Для этого и нужна докладная — чтобы в дальнейшем руководство приняло меры по отношению к нерадивому работнику.
Вот образец докладной записки о невыполнении служебных обязанностей, составленной на работника магазина. Но ее легко адаптировать под любое производство:
|
Директору ООО «PPT.ru» Петрову П.П. от администратора Давыдовой И.В. Служебная записка о нарушении должностных обязанностей Довожу до вашего сведения, что 08.12.2024 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва. Администратор (подпись) Давыдова И.В. 09.12.2024 г. |
Как написать записку на сотрудника, нарушающего трудовую дисциплину
При устройстве на работу гражданина знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Посмотрите пример служебки о нарушении дисциплины:
|
Директору ООО «PPT.ru» Петрову П.П. от администратора Давыдовой И.В. Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины Довожу до вашего сведения, что 08.12.2024 продавцом отдела детских товаров Пэпэтэшиным Петром Петровичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Пэпэтэшин П.П. не озвучил, оправдательных документов не предоставил. Прошу привлечь Пэпэтэшина П.П. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Администратор (подпись) Давыдова И.В. 09.12.2024 г. |
Подробнее: как оформить выговор за нарушение трудовых обязанностей
Если в компании есть работник, который опаздывает, подготовьте докладную записку такого рода:
Подробнее: опоздание или прогул — как понять разницу
Одним из вариантов нарушения дисциплины в некоторых компаниях признают некорректное поведение работника. Это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, руководству придется отреагировать соответствующе.
|
Директору ООО «PPT.ru» Петрову П.П. от администратора Давыдовой И. В. Служебная записка о некорректном поведении сотрудника Довожу до вашего сведения, что 08.12.2024 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Пэпэтэшин П.П. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Сениной Г.И., что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Пэпэтэшин П.П. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, в связи с чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе. Прошу привлечь Пэпэтэшина П.П. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте. Администратор (подпись) Давыдова И.В. 09.12.2024 г. |
Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика, хама или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку передают лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.
Нужно знать: кому, кроме работодателя, можно пожаловаться
Действия руководителя
Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.
Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена докладная. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, но отказ необходимо оформить отдельным актом. Рекомендуется дополнительно составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай дальнейших разбирательств с участием судебных органов.
Если наложено взыскание, максимальный срок его действия — год. До истечения этого срока руководство вправе отменить наказание. Причем инициатива может исходить как от работника, так и от его непосредственного руководителя, представительного органа или самого руководителя организации.
